林草档案信息化安全保密工作分析-ag尊龙app

随着林草档案信息化建设工作的深入推进，林草档案信息化安全保密工作面临更多的挑战，这就要求档案管理部门要科学制定数字档案的安全保密工作制度和标准，加强内网环节、档案数字化环节、设备环节、电子文件归档环节及数字档案利用环节等各阶段的安全措施，落实好数字档案全过程安全保密工作。

一、林草档案信息化安全保密工作中存在的问题

（一）重视力度不够，资金投入少。林草档案信息化工作需要投入大量的人力和财力，很多林草基层单位由于资金不足而不愿意投入这么大的力量去做这项工作，或是部分领导重视力度不够，资金投入少，导致档案安全保密工作做得不到位。虽然本部门内可以做到内网封闭式管理，但是部门之间、主管部门和下属单位之间不能做到专网专用，为节省投入甚至使用外网直接连接，或采用拷贝、电子邮件等方式传递数字资料，给林草档案信息化的安全保密工作留下极大隐患。（二）非档案管理人员的保密意识不强。部分工作人员保密意识不强，特别是刚刚入职的新职工，他们没有工作经验，更没有工作保密意识。有的虽然是有着十几年工作经验的老同志，但对档案的保密意识并不强，而且对涉密文件的使用非常随意，不按照制度办理，对数字档案资料随意拍照、拷贝副本，在外网机器上处理和留存大量数字档案的副本资料，无意间造成泄密风险，给林草档案信息化的安全保密工作留下极大隐患。（三）办公自动化系统建设统筹考虑欠缺。林草部门办公自动化系统建设往往考虑过多的是oa办公自动化，而没有把档案管理系统纳入考虑的范畴，从而造成办公自动化和档案管理两套系统割裂开来，后果就是办公自动化已经达到预想的无纸化办公的目的，但是自动归档工作不能同步进行。亦或办公自动化系统和档案管理系统互不兼容，增加了文档资料格式转换存档的不必要环节，给林草档案信息化的安全保密工作留下隐患。（四）档案信息化工作的外包存在档案安全保密隐患。基层林草部门档案信息化建设起步较晚，库存档案数量大，档案种类多，存档的纸张类型也比较复杂，需要专业人员进行档案信息化工作。档案工作人员一般都是身兼数职，不能保证档案数字化工作的顺利开展。另外，基层档案管理人员业务素质参差不齐，如果要进行专业的档案数字化工作，还要在规定的时间内完成，大部分不能胜任。因此，选择有资质的档案数字化外包公司是必然的。但这需对外包公司员工的保密意识和业务素质提出更高的要求。

二、做好林草档案数字化安全保密工作的建议

（一）加强林草档案信息化建设力度，增加投入。增加资金投入，建设办公自动化和档案信息化管理网络，做到专网专线、内外网分离。配合本单位的信息技术部门，制订信息网络安全管理工作制度，落实好物理隔离、数据备份、防火墙安全、ca认证、数字加密、数字签名、权限管理、日志管理与安全审核等各种技术措施，有效消除档案信息化安全隐患。（二）加强档案信息化安全保密知识培训，科学制定档案安全工作制度。通过聘请保密工作方面的专家对本系统的领导干部和专兼职档案工作人员进行专题培训、法规培训，掌握保密工作的基本业务技能，坚决做到档案保密工作常抓不懈。有条件的档案管理部门可以组织档案信息化安全的仿真模拟演练，提高相关技术人员的安全技能和水平，强化安全保密意识，对演练中存在的管理人员保密意识淡泊、工作态度不严谨，不遵守保密制度规定等行为要及时作出严肃批评，令其改过。如果是档案信息化安全保密工作制度上存在漏洞，要及时对制度进行修订，使其更加完善。通过加大档案信息化安全保密宣传教育，增强全体人员对电子档案安全的重视。对电子档案安全保密工作要警钟长鸣，常抓不懈。（三）将档案管理纳入到机关办公自动化建设，有效解决系统间互不兼容问题。机关单位要把档案信息化工作纳入办公自动化工作计划中，作为一项重要工作早安排、早规划、早落实，促进数字档案安全工作良性发展。邀请专业的档案管理软件公司与机关办公自动化系统研发公司对接，确定有效的办公自动化与档案管理系统对接方案。同时积极配合信息技术部门解决好数据格式和接口问题，减少归档环节。（四）加强对外包公司人员的保密培训教育，加强保密监督和管理。档案管理规范化、制度化的一项重要内容就是对档案管理人员和档案利用人员的管理和约束，对外包公司的选择要慎之又慎。要选择在省级保密部门有备案的公司，在备案公司中优中选优。在选中外包公司后，要与其签订外包合同，在合同中要约定保密责任。要对公司的工作人员进行档案信息化扫描和保密培训，签订保密责任书。要设立专门的档案信息化工作场所，在工作场所要安装监控系统，用以监督和管理。

作者：杨得志 刘常玲