物业档案管理范文10篇-ag尊龙app

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物业档案管理

物业档案管理范文篇1

一、物业档案的特点

1.来源广泛。物业档案的形成涉及方方面面，其中物业管理行政职能部门产生的物业档案内容有：物业企业资质管理档案；维修资金管理档案；业委会管理档案；综合整治档案；物业执法档案等。由房管所转制而成的物业公司形成的档案内容有：产业类档案，包含每户居民的公房凭证副本（存根）、产业管理手册等；业务类档案，包含记录每户居民租赁使用情况的业务件袋、住房调配单、售后公房资料等；测估类档案，包含测估手册、各类图纸；维修管理类资料，包括房屋大修资料、房屋完损等级评定记录、各类设备维修保养资料、群众来信和投诉处置情况、维修资金管理资料等。开发商组建的物业公司所形成的资料包括物业建筑、结物业档案管理现状与建议构、隐蔽工程竣工图；业主（住户）管理手册；各类设备维修保养记录；维修资金管理资料；群众来信和投诉处置情况等。

2.内容丰富。物业档案包含了基建、设备、经营、管理、服务等多方面内容。物业档案的形成涉及到方方面面，如建设单位移交的物业前期资料；与水泵、空调、电梯、锅炉、化粪池、安保门禁等设备的生产厂家、安装公司、保养单位之间形成的有关资料；消防、供电、供水、供气、电话、网络、有线电视等方面资料；物业服务企业的物业资质证明、物业管理招投标文件、各类经济合同方面的资料；业主委员会成立、运作、改选方面的资料；维修资金使用、审批、监管方面的资料；信访投诉和物业管理方面的政策法规等文件。

3.动态变化。不论是住宅小区、高层楼宇还是酒店、办公楼、商业场所，各类物业在使用过程中都会发生各种变化。如物业的各种设施、设备需要进行维修、更换；因客户不同的使用需求而改变物业原有的布局，重新进行装修；业主因权属的变更而发生变化；租户的频繁变动。另外，随着旧区改造的深入发展，城市地形面貌发生了很大的变化，物业档案中各类图纸须及时进行修测；房屋完损等级评定记录每年调整一次。围绕着这些变化，物业档案也需及时补充新的内容，以确保档案资料的完整、准确。

二、物业档案的作用

1.为加强直管公房管理提供有效的依据。物业档案资料详细地记载了每幢房屋的结构、类型，以及所有直管公房的产业情况。如果将全市直管公房的产业资料汇集起来，就能全面、真实地反映出全市直管公房的面积数量，便于正确掌握全市授权物业公司管理的直管公房的房屋状况，为有关部门加强对授权的直管公房管理提供有效的依据，为制定旧区改造政策提供参考数据，防止国有资产流失。

2.物业服务企业从事日常管理的依据。物业档案资料详细地记载了每户居民的居住面积、家庭成员及物业管理等费用的交付情况；售后公房出售时同住的家庭成员以及家庭成员同意与否等情况。这些档案内容是维护居民合法权益的原始凭证，使物业服务企业能够有针对性地为居民提供各类服务。

3.物业服务企业顺利开展各项工作的基础资料。物业档案是物业服务企业以往各项工作的真实记录，它可以为物业服务企业解决合同纷争、化解各种矛盾提供备查的依据，使物业服务企业在各种经济纠纷中立于主动地位。同时，物业档案既是物业服务企业开展各项工作、维持正常管理、保持各类设备正常运转不可缺少的基础资料，也是开展物业维修、设备保养和更新改造等必不可少的依据材料。

三、改进物业档案管理工作的建议

1.重视物业档案管理工作。房屋管理部门应充分重视物业档案管理工作，加大物业档案的管理力度，将留在业务部门与经办人员手中的物业管理资料及时地收集归档，确保业务管理部门形成的物业档案能系统、完整地归档入库。同时，各有关部门应加强房管办事处的档案业务指导工作，对兼职档案人员开展业务培训，提高他们的档案意识，形成办毕就归档的工作流程，确保所有的物业档案都能按时归档。

2.确保物业档案的完整、准确与规范。各有关部门应采取措施对公房资料进行抢救性整理，遵循尊重历史的原则，对不同内容的物业档案进行合理分类，对破损或不规则的文件进行托裱，使文件材料有序排列、规范整理，确保物业档案内容的完整、准确。随着物业管理工作的开展，有些内容会发生变化。这就需要及时将最新的资料内容充实到物业档案中，使物业管理情况动态地在档案资料内得到反映。

物业档案管理范文篇2

在对物业档案进行分类时，物业档案主要是指物业管理过程中的业务档案，其中会包括部分物业管理企业的文件，比如物业管理企业致业主的公告，又比如物业管理企业关于管理费定价的相关文件等等。这部分文件既属于物业档案的范畴，也包括在物业管理企业本身的档案里，但不能说物业管理企业的档案就是物业档案的组成部分。物业档案由物业管理档案、物业产权人委员会档案两部分组成。物业产权人委员会档案是物业产权人大会及其委员会在行使权力、义务等自我管理活动中形成的各种文字、图表、声像等文件材料。该办法是按照物业档案的所有人不同对物业档案进行分类的，包括物业管理企业所有和业主委员会所有的档案。物业档案包括房屋及其设施设备的基础资料、房屋产权产籍资料和物业经营管理资料。该办法是按照物业档案的自身属性不同进行分类的。

二、物业档案管理原则

（一）安全至上原则。物业档案管理和传统档案管理一样，注重安全问题。保存物业档案的场所必须符合档案管理相关要求，配备必要的防火防盗设施，温湿度环境根据载体的不同控制在合适的范围。物业档案需要配备专人负责，建立必要的安全管理制度，制定紧急情况下的应急预案，确保物业档案的实体安全和信息安全。（二）集中分散原则。目前有很多大型物业服务企业，物业管理项目众多，下属机构数量庞大，业务千差万别，在这种情况下，应做好集中与分散兼顾。物业管理企业总公司（集团公司）层面，应设立专门的物业档案管理机构，负责管理和指导物业档案管理工作。制定统一的物业管理规范办法和制度，整合各部门资源，根据国家法律法规和相关标准规范，集中负责物业档案管理的政策制定和规范管理工作。各项目部门具体负责本地物业档案的管理工作，接受监督指导。（三）业务对应原则。如今的物业管理已经突破了传统的设备维修、设施养护以及清洁安保等范畴，向着更新、附加值更高的方向发展。物业档案管理工作应该根据物业管理内容的增加，做出适当调整，完善收集归档范围。凡是物业管理过程中产生的，具有保存价值的文件资料，都应归档保存。根据业务门类的不同，适当调整档案分类方法，更方便、更高效地实现物业档案的科学管理。（四）规范管理原则。物业档案应该遵循现有的法律法规和部门行业规章，严格按照相关技术标准规范进行管理。物业档案管理要遵循档案管理的普遍规律，采用科学的方式方法，确保档案完整保存，发挥应有的效用，避免特立独行、标新立异、自搞一套。（五）评价指标原则。物业档案管理作为物业管理工作的重要组成部分，直接影响到物业管理工作的质量和成效，物业档案管理应该成为物业管理考评的重要指标。物业服务企业应该将物业档案管理工作列入部门工作目标考核内容，完善管理制度和评价制度，切实有效地推进物业档案管理工作。业主单位或业主委员会在选择物业服务企业时，应将物业档案管理水平作为重要指标，择优选用。在物业服务企业进场后，对其进行的年度考评中，也要将物业档案管理工作纳入指标，严肃对待。

三、物业档案管理发展思考

物业档案管理范文篇3

1物业公司房产档案的特点

1.1专业性。房产档案属于专业档案，专业性较强，是重要的查询依据和法律依据。在进行房产交易及产权登记、房产抵押与处理房产纠纷、城市拆迁规划时房产专业档案会成为重要依据和参考。房产档案主要包括房屋建筑年代的主要数据、图形及证据记载、业主的信息资料、配套设施设备（电梯、水暖等）。当前，物业公司的房产档案多是纸质载体档案，电子档案相对较少，管理手段相对单一，尚未完全实现信息化管理。1.2私密性。物业公司房产档案中记载着业主与用户的个人信息，这些是购房者在购房后向物业公司提供的个人信息数据，在法律方面具有保密性，是公民的个人隐私。物业公司不得泄露购房者任何相关信息，一旦购房者信息被泄露，物业公司将承担一切法律责任。在现实工作中，在这方面已经发生过诸多事件，应引起相关部门有关人员的高度重视。1.3动态性。在房产交易不断活跃以及产权变更频繁等现实情况下，物业公司房产档案的及时更新成为当前必须加以关注的问题，尤其是一些特殊房产，需要尤为关注房产档案信息及时更新工作，因为这涉及购房者的物权及经济利益的问题。

2物业公司房产档案管理的现状

2.1管理不规范，人员专业性不强。由于物业公司更重视对物业的管理，往往把很多精力放在一些日常琐事上，对房产档案管理投入不够，配备的档案管理人员由于有效工作的时间较短，多依靠经验和实践摸索，使得他们专业素质不够高，于是房产档案管理工作良莠不齐，影响了下一个环节工作的顺利进行。加之人员新、流动大，并且不受重视等原因，造成档案管理工作中出现数据不准确、归档不及时、收集不完整等问题。2.2服务意识亟待提高。由于档案管理人员流动性大，有熟练技能的人员有限，加上对房产档案管理的重要性认识不足，常常会造成业主对房产档案管理人员产生误解。例如，原有房屋的沿革和现状，存在信息不完整以及资料非人为缺失，导致出现偏差。此时，档案管理人员需要有足够的耐心，需要及时帮助业主处理相关事务。但是在实践中，许多档案管理人员因为多种原因不能很好地处理这类事情，缺少足够的服务意识，从而影响了工作的有效开展。2.3缺乏监管机制和体制。由于物业公司忙于物业管理，无暇他顾，对房产档案管理往往存在纳入日程、不够重视的问题，同时各项管理制度也不够健全，从而导致物业公司领导和负责人对房产档案管理工作缺乏相关的监管机制和体制疏于监管或监管不到位。没有在内部建立合理有效的管理和监督机制，必然使物业公司房产档案管理工作做不到位，应付了事，无法做到规范化、制度化。

3做好物业公司房产档案管理的建议

物业档案管理范文篇4

关键词：物业项目档案；标准化；规范化

物业项目档案是指物业服务企业在管理服务过程中直接形成的具有保存价值的历史记录。区别于物业服务企业档案，它是在居住物业、公共物业等项目上产生的，与业主紧密相关的服务性记录。《江苏省物业管理条例》指出：“物业服务企业应当将承接查验有关的文件、资料和记录建立档案，并妥善保管。”可见，对物业项目档案进行规范化管理，已成为物业行业高质量发展的必然趋势。

一、物业项目档案管理现状

通过对苏州市九家信用等级较好的物业服务企业及其服务项目进行实地调研，了解企业的档案管理体系、服务项目的档案管理情况。研究分析发现，参评过省示范、市示范的企业，大部分项目的档案管理有着比较完善的体系，设有档案室或文件室，有档案文件的保管、利用制度，对档案进行了分类整理。但在调研中，也发现存在诸多问题。（一）档案管理意识不强。物业相对于其他现代服务业，由于从业门槛普遍偏低，从业人员总体素质偏低，因此物业服务企业的档案管理意识亟待提高。物业服务企业对档案、文件的管理有一些了解，但在认识和理解上存在偏差。一是对档案和文件的认识混淆，将文件笼统地理解为档案，档案是从已形成文件中挑选并保存下来的有保存价值的文件，并不是所有文件都能成为档案。二是对档案管理概念的模糊。档案管理包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定等内容，部分企业片面地将档案整理看作档案管理，例如有些企业将项目档案直接装箱封存。（二）档案管理制度不完善。档案管理制度是维持档案管理长期、有效实行的前提。物业服务企业档案管理制度不完善主要有三种情况：一是物业服务企业有档案、文件管理的相关制度，物业服务项目也按照制度执行，但制度不健全；二是物业服务企业对文件的收集、归档、整理、利用等无相关制度，但在物业服务项目上有自成体系档案管理方式；三是物业服务企业无档案管理的相关制度，物业项目也未进行系统化档案管理。（三）档案管理水平不平衡。自2003年《物业管理条例》和《物业服务收费管理办法》颁布以来，物业服务规范化管理才走过十多年，作为一个新型可持续发展的行业，它既然有发展，也就会存在发展不平衡的情况。档案管理水平的不平衡体现在两方面：一方面，物业服务企业之间的服务水平和管理质量的参差不齐，苏州现有2178家物业服务企业，但其中真正的a级企业很少，这些龙头企业对整个市场的掌控能力，导致企业间管理差距扩大，也进一步拉大了企业之间档案管理质量；另一方面，物业服务企业所管理的各项目之间档案管理水平参差不齐，大部分项目都是因为评优而建立档案管理体系。一些未参评项目，特别是老旧小区项目，受历史和现实条件影响，连业主信息、建筑图纸等文件资料都没有保存，更谈不上档案管理。（四）档案整理和利用不合理。档案整理不规范和利用的不便捷是物业服务企业普遍存在的情况。档案整理不规范体现在：档案装具杂乱，用文件夹代替档案盒；已归档文件未装订或装订不规范；案卷的封面、卷内目录、备考表不全；案卷、文件未编制页码；未标明保管期限和密级；以“普通”、“一般”、保密”来划分密级等等。档案利用不便捷体现在：档案借阅制度执行力不够，缺少有效的档案借阅、归还记录；档案排列混乱；检索目录体系不完善，无纸质或电子目录。（五）档案保存环境不理想。根据硬件条件的不同，物业服务项目一般会设立专室或专柜保管档案文件。有专室保存的，条件基本符合要求，但部分未做到防潮、防盗等，甚至摆放绿色植物；有专柜保管的，文件材料分散，排列混乱，整理不规范。但由于一些老旧小区在建造时未考虑物业用房建设、公共物业的用房受业主的限制等原因，众多物业项目的档案保存环境都普遍较差，存在不可调和的矛盾。

二、物业项目档案管理内容

在新的发展时代，业主对物业服务的需要已经转为高品质、高效能、高回报，要求日益提高，维权意识增强，与建设单位、物业服务企业、业主之间矛盾纠纷剧增，同时档案的凭证价值将日益凸显，这必然需要制定合理、完整、体系化的物业项目档案管理文件，解决在物业服务企业服务过程中哪些文件应该收集，怎么收、如何收、如何保管的问题。（一）明确文件材料归档范围及目录体系。在缺乏统一的分类标准的情况下，物业服务项目的档案分类大多依据公司运行及项目实际情况制定，文件名称和体系都不尽相同，有分成五类（项目资料、承接查验、客服类、秩序类、工程环境类）、六类（前期介入、客服类、设备维修类、安全类、环境类、其他）等。根据物业服务企业所提供的运行、维修、养护、管理、维护秩序和环境卫生等服务内容，结合相关法律法规，可建立三级目录体系。一级目录可分为综合管理文件、客户服务管理文件、房屋管理文件、共用设施设备管理文件、公共秩序管理文件、环境管理文件、财务管理文件、电子、声像文件及实物等；二级目录是对一级目录内容的细化和延伸，如公共秩序维护文件可分为秩序维护管理、交通秩序管理、消防安全管理等；三级目录明确二级目录应包含的所有文件内容，是对二级目录的拓展。如消防安全管理包括消防巡查记录、消防检查记录、消防控制室值班记录、火灾隐患整改通知单等。同时，制定物业项目档案分类方案，确定分类符号和分类要求，保持文件之间的有机联系。（二）明确文件材料的保管期限。保管期限既是文件保存的核心依据，也为档案价值鉴定建立了有效的法制基础和监督机制。物业服务企业在制定文件保管期限时随意性较大，未参考档案方面的法律法规，不合理情况普遍存在。如设施设备保养记录，有长期、三年不同的制定。故而，要依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《城市社区档案管理办法》等规定，综合考虑档案现实价值和历史价值，明确文件的保管期限，可将保管期限分为永久、30年、10年、5年、3年。如“单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料”“专项维修资金缴纳明细及管理使用情况”均应定为永久，“消防巡查记录”可定为3年。（三）明确承接查验应移交的内容。承接查验档案是属于全体业主所有，在物业服务企业承接项目和退管项目过程中，为保证物业项目档案的完整性，要深化承接查验应移交档案的具体内容。《物业管理办法》和《物业承接查验办法》确定了承接查验时应移交的五类资料，包括竣工验收文件、共用设施设备文件、准许使用文件、物业质量保修文件和物业使用说明文件及其他。《苏州市物业服务项目承接和退管指导意见》则将移交内容细化为八类和十五类。但这些规范都缺乏内容清单，未细化到文件一级，物业服务企业在操作执行过程中容易概念模糊，移交不全。业主和物业服务企业之间是雇佣和被雇佣的关系，因此，承接查验移交的档案包括所有在物业项目上建设、产生、运行的文件，依据三级目录体系，将所有涉及物业项目的业主档案、装饰装修管理、专项维修资金等都纳入移交的范围。（四）明确档案管理工作要求。物业项目档案整理不规范、保存环境不理想、利用不便捷等问题的存在，除了场地、人员、设备等因素的制约外，最主要的是缺乏统一的管理要求。物业项目档案开展规范化、标准化管理，首先要明确物业项目档案的定义和重要性，其次需制定档案整理原则、具体操作步骤，并对人员、保管保护、统计利用、档案信息化等提出建设性意见，为业主和物业的科学决策提供有效的服务，从而形成社会参与、协调推进的规范化工作格局。

三、物业项目档案管理的对策

为营造和谐、文明、安全的居住和工作环境，促进物业项目档案规范化管理，在制定相关规范、标准和指导性意见的基础上，从理念、教育培训、监督执行以及信息化建设等方面，解决操作性难的问题。（一）强化社会档案意识。在涉及人民群众生活和工作的物业管理领域，提高社会档案意识要做好两方面的工作：一是提高物业服务企业的档案意识。房地产行政主管部门应同档案行政管理部门、行业协会合作，组织档案管理的专题教育、培训和业务指导，建立良好的档案工作氛围，进一步培养物业从业人员的档案素养，提升企业整体的档案意识。二是提高业主的档案意识。通过报纸、展览、网络、移动通信等新旧媒介形式，大力宣传档案知识，让业主、业主委员会了解物业项目档案的重要价值，理解收集、保管、利用的必要性，从而改善社会档案意识。（二）强化行政执法和监督。现行的诸多法律法规对物业项目档案管理提供了法律基础，例如《承接查验办法》将资料移交作为重要内容，但物业服务企业尤其是从业人员执行能力较差，不移交或移交不全的情况难以管控。因此，房地产行政主管部门要加强监督和执法，提升物业服务企业、建设单位、业主委员会依法办事能力。一是要将档案管理情况纳入物业服务企业信用评级内容。2018年修订的《物业管理条例》增加了“建立守信联合激励和失信联合惩戒机制的有关内容”，倘若以承接查验为抓手，将档案管理情况作为评分标准，通过激励和惩戒并行的方法，能有效督促物业服务企业做好项目档案管理工作。二是严格依法行政。《物业管理条例》第五十八条明确了不移交有关资料的法律责任，赋予了县级以上地方人民政府房地产行政主管部门责令限期改正、通报并处罚款的权利。因此，各级房地产行政主管部门也可通过行政执法来规范物业项目档案管理工作，做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。（三）强化档案信息化建设。随着“智慧物业”建设，安防监控、电子政务、停车服务、满意度调查等方面的物业服务逐渐智能化，这也给物业项目档案的管理带来了机遇和挑战。挑战是指物业服务企业管理水平差距、老旧小区管理难等外在原因，会给档案信息化发展带来诸多难题。机遇是指物业服务企业通过对纸质档案数字化扫描、尝试电子文件单套制管理，进行无纸化办公，推动物业项目档案信息化建设，既能节约运行和管理成本，解决物业用房紧张的难题，又能大大提高经济效益。物业管理是关乎民生的重要问题，在大数据时代，为促进物业服务的现代化建设，让群众更多地享受到安全感、幸福感，既要加快物业项目档案管理标准化的研究、制定和实施，营造全社会的档案法治意识，又要探索物业项目档案信息化建设，建立和完善物业服务的智能化，从而让社会共享和谐稳定的发展环境。

参考文献：

物业档案管理范文篇5

物业管理作为房地产市场消费环节之一，是对房地产开发建设等环节的延续和完善的一种综合性经营服务，物业管理在国外广受欢迎被称为现代化“朝阳”产业。广义的物业管理指一切有关房地产开发、租赁、销售及凯时k66会员登录的售后服务。狭义的物业管理以维修养护楼宇和管理所使用机械电气设备和公共设施，以治安保卫与环境绿化，分发信报与传呼电话，清洁卫生等为主要任务的服务行业。一般而言，物业管理在管理层面上主要包括物业发展及施工，绿化环卫，道路及车辆停泊，租约事务，物业装演；管理公共设施及设备运行，对财产权利与财产登记和业主及用户进行管理等。房产市场迅猛发展产生大量房产档案，房产档案属于专业档案，具有保存价值和重要法律凭证价值，是进行房产权属登记与房屋交易，房产抵押与处理房产纠纷，城市拆迁规划的主要依据，业主与用户的个人信息具有明显私密性，房产档案工作是重要基础业务建设。但目前物业公司涉及的档案管理的现代化与信息化处于起步阶段，远远没有达到科学化水平。房产档案主要包括从房屋建造到消亡整个过程形成的台账与图，卡与照片，文件及一切能证实房屋历史变化过程资料，是房屋真实缩影和全部历史记录。人们一直使用传统方式管理文件档案，大多还停留在纸介质基础上，这样的管理效率低下，保密性差，并费时费力，如发生意外则很难弥补。

2物业公司在房产档案管理方面存在的突出问题

物业公司在房产档案管理观念方面与发达国家存在较大差距。我国长期实行福利制住房分配制度，物业管理还没有从财产与契约及消费角度得到充分认知，导致契约精神缺失和公共权利漠视，使得业主缺乏主动参与和守约意识，造成物业管理服务主体错位和缺位。对业主而言，少数业主对现代物业管理服务理念不认同，对物业公司提供的包括档案管理在内的各项服务持漠视态度，对自己的信息缺乏足够的重视和保全意识等。对物业公司而言，在档案建设中增强透明性，提高专业化，更好感化广大业主，树立自身良好公共形象等意识不够强烈。物业公司房产档案建设责任界定不清晰。物业公司房产档案建设的服务观念不强。部分物业公司依然以管理者自居，没有定位自己服务业主位置，淡化了服务特征。有些物业公司违背合同，不给业主提供相应档案建设与保密等服务，引起业主强烈不满。物业公司房产档案建设的行业自律人才队伍储备不够强。《物业管理条例》及配套政策在执行过程遇到诸多阻力。国内尚未建立物业公司与业主诚信档案记录，物业公司专业化和社会化的程度偏低。物业管理的档案市场缺乏活力，需要必要监督和竞争，管理水平低下，运作不规范，必要监管机制体制缺失，造成了物业管理档案建设市场的持续混乱。物业公司档案建设管理队伍素质良萎不齐，相对缺少人才储备，队伍建设跟不上行业发展需要，缺乏称职的职业经理人，房产档案建设专业人员的技能培训也跟不上行业发展需要。

3物业公司适应物业特性对房产档案进行科学管理

首先，要适应物业管理的适时性和无形性对房产档案进行管理。物业管理的实质是产品生产和提供，物业公司提供管理、劳务服务等产品，业主支付费用，双方成为相应产品的提供者和消费者。生产与销售和使用消费是产品必备环节，三个环节顺序发生，但是物业服务没有流通环节，物业公司应随时随地做好满足业主潜在物业服务需求各项准备。无形性是物业服务产品重要特征，使业主在消费物业产品时，难以感觉到物业服务产品真实存在，档案管理与建设得好坏更多的是依赖于业主的主观评判。行政管理部门应制定物业管理的相关档案与信息建设得政策。其次，要适应物业管理的公共性与广泛性对房产档案进行管理。物业公司与业主是在物业服务合同基础上形成的契约关系。从不同交易关系看，物业管理主要对房屋及其配套设施设备和相关设施的管理与维修维护，但物业共用部位和机电设施设备是由业主共同所有，提供服务商品所满足的是特定社会群体的事务和信息档案建设需求。当事人权利和义务等约定，依据全体业主整体意见制定，相关的档案建设具有公共性与通用性。第三，适应房产档案时空数据变化规律进行科学管理。

物业档案管理范文篇6

［关键词］档案管理；房屋档案；房产交易

在新时期环境下，随着信息化技术水平不断提升，房屋档案管理逐渐朝着信息化管理方向发展，从而提升档案管理效率和质量，为权属登记、房产交易以及房产纠纷仲裁等提供必要证据，同时为城市化的房屋档案管理提供便利，充分发挥房屋档案的价值和作用。

1房产档案信息化管理特点

1.1档案资料存储的数字化。现阶段，社会各个领域的发展都朝着数字化的方向进行创新改革，房产的档案管理工作也不例外。具体来讲就是将各种房地产资源转化为数字电子信息，可以通过计算机程序直接读取档案信息并进行识别。技术人员将所需信息都录入到计算机信息系统中，构造一个房产档案资料的数据库，以便于日后使用更加方便快捷，提高查阅工作的效率。1.2档案信息传输的网络化和智能化。第一，要想使房地产档案管理工作实现网络化和智能化，其核心工作就是实现相关数据信息的传输。这样我们就能通过互联网平台，从世界上任何地方都可以获取房产概况并对其都所了解，也可以充分利用房地产档案的价值。查询应用智能化，第二，基于数字化技术来转化房屋档案，能够保障房屋档案信息实施在线智能化检索、快捷获取目标信息、提升浏览速度以及节省了大量的人力和物力。

2加强房地产档案信息管理的措施

2.1增加住房档案管理信息管理资金投入。住房档案信息管理的建设是一项需要大量费用的长期系统工程。为此，可以通过多种渠道筹集资金，增加资金投入。也可以将建设住房档案信息的资金纳入各地的预算，实现专项资金，从而为信息化的发展提供资金支持。最后，设立相应的资金项目，主要征集对象为房地产开发商，从而为房屋档案信息化建设与管理提供相应的资金支持，确保各项管理措施能够到位。2.2提高房地产档案管理人员的专业技能水平。促进房地产档案管理工作的发展，加快其现代化转型，还需要企业加强对相关管理人员加强技能培训，提高自身的专业化水平。作为房地产档案管理人员本身来讲要主动学习，掌握先进的科学技术知识，开拓视野增长见识，积极学习新的档案滚利技术与理论知识，从而为档案管理工作提供必要的凯时k66会员登录的技术支持。具体来讲，加强档案管理人员的业务培训主要是灌输竞争意识、创新意识和改革意识，使其认识到时代是在不断发展变化的，只有加强专业技能的继续学习才能不被社会所抛弃。在实施房屋档案管理时要积极加强相关队伍的建设，积极应用激励机制来激发从业人员的工作动力，改变档案管理部门长期存在的“铁饭碗”现象。积极实施全员聘任合同制度，对现有人员实行公平竞争，选择最佳岗位，真正实现优胜劣汰。使档案工作者能够清醒地认识到，他们的工作表现与他们的生存和发展密切相关，从而激发每个人的工作活力和开拓创新精神。这样使相关管理人员的个人潜能能够最大限度的发挥出来，为档案管理领域开创出一片新天地。2.3完善房产档案管理的技术系统。一般来讲，房产档案管理技术系统包含的内容比较多，其中有信息检索系统、文件咨询系统、数据分析系统等。该信息技术系统能够及时更新数据清单信息，以确保属性文件信息与财产权的变化同步。信息检索系统充分利用计算机技术的优势，建立一个多功能、多角度、方便快捷的检索系统，在数据清单中，与房屋物业管理相关的每个要素，例如房屋的地址、房产所有者的名称、房屋的面积、交易的时间以及产权状况，都可以是并建立多级检索系统，提供方便快捷的检索服务。数据分析系统是一个发挥房地产文件管理政策咨询功能的系统。因为物业档案信息不仅要满足住房物业交易和咨询的需要，还要为政府职能部门开展宏观调控提供科学的决策依据。因此，有必要建立一个完整的物业档案数据分析系统，以分析、组织和利用物业档案的多角度和多面信息。因此，国家政府采取切实有效的措施和政策来调整房地产市场，促进其全面健康发展。2.4完善房地产数字档案管理法律和制度。房地产的数字档案是业主提供的历史记录和证据。因此，在检查和利用中往往存在一些矛盾和冲突。近年来，我国政府提倡法制，人民群众的法律观念在不断加强，就房地产数字档案管理而言也应当加强自身的法律和制度方面的管理。但是目前应用的档案管理制度与法律法规难以使用新型的档案管理模式，所以我们应当重视起这一问题，争取提高办事效率早日对相关制度进行完善，最大限度的提高该产业的经济效益和社会效益。

3结束语

综上所述，房屋档案管理信息化具有重要的作用和意义，能够进一步提升房屋管理和土地管理的效率与质量，从而将房产档案价值最大化，对此，从业人员要进一步规范房屋档案管理制度，并积极应用现代化信息技术，通过网络化模式来实施房屋档案管理，从而充分发挥房屋档案的价值和作用，为人们的居住和使用提供保障。

参考文献

[1]张林婕.加强房产档案信息化建设推动房产档案管理发展[j].办公室业务，2018（6）：87-87.

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[3]黄世鹄，农静琦，韦勤鸿.不动产登记档案信息化建设中存在的问题与对策研究[j].中国管理信息化，2018（12）：164-165.

物业档案管理范文篇7

财务基础工作所考虑的问题是如何为诸如预算管理、成本管理、绩效管理等财务管理板块提供更加准确、及时、全面和客观的分析数据，以保障财务管理工作能够高效率、高效果的开展。

1.1会计核算

会计核算是财务活动最直观的体现，也是财务管理最为原始的数据。物业管理不涉及产品的生产与销售，主要是提供各项服务，因此其会计核算内容相对来说较为简单，但是其在公司财务基础工作中的重要性是不言而喻的。一方面，会计核算的质量直接影响着预算管理、成本控制、公司员工绩效考核等财务管理工作依据的准确性和科学性；另一方面，物业管理公司会计核算的监督与使用群体非常广泛，不仅包括投资者以及相关政府部门，还包括众多业主，其会计核算状况直接影响着公司对外的品牌与声誉，这是其他财务管理工作所不能呈现的。

1.2会计档案管理

会计档案是保障财务管理所需信息能够及时获取的有效途径，规范的会计档案管理可以使得财务人员快速、便捷地找到所需要的原始财务信息。正是由于物业管理公司会计核算较为简单，一些中小型物业管理公司不注重会计档案的管理，导致会计账簿、财务报表以及相关会计材料保存不当，给后续财务工作带来极大的不便。分析恒辉物业、万科物业、金地物业等这些优秀的大型物业管理公司的会计档案管理工作，可以看出它们主要是从档案的管理内容、管理方式以及管理流程3个方面来着手，这也是其他物业管理公司会计档案管理的核心部分。

1.3信息化平台建设

无论是大型物业管理公司还是中小型物业管理公司，健全财务管理制度下的信息需求量都是巨大的。以成本控制为例，物业管理公司不仅需要了解各项服务业务所消耗的成本，还需要了解各项固定资产购进或处置所占用的成本，也需要了解公司为开展业务所需投入的人力成本等各方面的信息。在这种情况下，信息化平台的建设对于财务管理工作就显得尤为重要。完善的信息化平台可以为物业管理公司的财务管理工作提供全面的基础数据，并且可以就各项数据进行二次处理，得出预算分析、成本控制、绩效考核等工作所需要的分析数据。

1.4财务监督机制

由于物业管理行业发展迅猛、时间较短，因此其财务管理状况相对来说较为混乱。要想保障财务管理的健康运行，财务监督机制是不可或缺的。因为物业管理公司所提供的物业服务主要以生活服务为主，其所聘用员工（如保安、保洁等）的综合素质相对来说偏低，流动性也较大，因此对于公司预算执行、成本控制等财务活动的执行更需要由强而有力的财务监督机制来保障。就目前各大型物业管理公司的财务监督机制来看，主要集中于财务内部控制制度的建设，它是囊括物业管理公司各项财务管理活动的主要监督机制。

2加强物业管理公司财务基础工作的全面化、规范化以及精细化

2.1全面开展财务基础工作

此处的“全面开展”主要是指上文所述的基础工作应当渗透于每一项财务管理活动当中。以某物业管理公司的信息化平台建设为例，该公司的信息化平台建设以会计核算信息为基础，将信息板块按照财务管理活动划分为数据处理以及信息沟通两个板块。前者是按照录入的会计核算信息对预算执行与成本控制等状况进行及时的掌握，并且利用系统对这些数据进行分析；后者用来为公司内部各个部门之间就与财务活动有关的文件、信息等提供及时沟通的平台。从此案例可以看出，信息系统只有全面覆盖财务管理的每一个部门、每一环节才更加有利于物业管理公司的日常运营。

2.2提高财务基础工作的规范化

如果没有规范化的操作，这些基础工作就难以高效开展，也就无法保障财务管理的其他工作的顺利开展。以会计核算为例，物业管理公司的会计核算混乱一直都是行业内所讨论的话题，尤其是对小型物业管理公司会计核算规范性的探讨。物业管理公司一方面要在相关会计核算准则的基础下，制定出符合本地区规定的、适合本企业的会计核算规范；另一方面还要加强这些内部规范性文件的执行力度，否则这些文件将成为一纸空文。同样，会计档案管理、信息化平台的使用以及财务监督机制的运行都需要向着“规范性”的方向努力，以创造有序的财务环境。

2.3逐步实现财务基础工作的精细化

目前，万科、万达等大型物业管理公司已经着手打造企业精细化管理制度，并取得了较好的效果。在规范化的基础之上，财务基础工作精细化强调的是每一工作环节的精细化。以财务监督机制为例，通常情况下，物业管理公司通过设置合理的监督活动来保障各项工作得以执行。但是，由于保安、保洁、维修工等基层员工综合素质偏低，就一些监督活动的理解并不一定准确。比如，公司通过“以旧领新，超量审批”的方式控制用于保洁的拖把、垃圾桶等工具的使用，降低保洁业务所需成本，但是一些保洁人员可能理解为“公司为了防止其不按规定领取工具”而采取的措施，导致消极怠工。此时，公司就相关监督措施予以解释，并制定相关激励机制，在一定程度上能够避免此现象的出现，并且也为公司节约了管理成本，这就是精细化管理的体现。

3从具体实务看完善物业管理公司财务基础工作的措施

3.1会计核算

物业管理公司的会计核算主要包括业主的公共水电费、物业管理公司的成本费用、物业管理费、维修基金这4个方面。在具体核算过程当中物业管理公司的会计明细科目设置不科学，导致无法客观地反映公司的业务活动。因此，在日常会计核算中，公司要按照相关会计核算准则要求，结合公司的具体情况，本着能够清晰地反映上述4个方面财务活动的原则，科学设置明细科目。同时，财务人员也要注意记账过程中的细节性问题。比如，记账凭证由谁签章、复核人员在复核时要注意哪些关键地方等，保障会计信息的准确性。

3.2会计档案管理

物业管理公司首先要重视会计档案管理工作，认识到它对于财务管理工作的重要性。通过学习一些优秀案例，不断建立和完善起会计档案管理体系。一方面，明确公司会计档案的内容和分类。以某中小型物业管理公司为例，该公司按照不同的物业项目、不同的物业服务内容对会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他税务审计等资料进行细致的分类，以保证每一物业项目可以及时找到其所需的会计信息。另一方面，规范电子会计档案的管理。很多物业管理公司不重视对电子会计档案的及时备份，导致会计核算信息在丢失或者不当删减后无法找回原始数据。此外，要注意纸质会计档案的保管方式，而不是随意将其堆放在文件柜中。

3.3信息化平台建设

目前，很多物业管理公司的信息化平台尚在建设当中，尤其是一些中小型物业管理公司。由于物业管理公司属于微利企业，在这个过程中物业管理公司要从成本角度来考虑所要应用的信息化软件以及日常沟通软件。比如，对正在运用的财务管理软件功能进行进一步开发，使其满足公司内部财务管理需要；利用社交软件进行财务管理工作的日常文件传递以及信息沟通等。对于信息化平台较为健全的公司，则要对会计信息的安全性重点关注。不仅要严格规范财务管理软件的使用权限，还要及时对系统进行安全升级。

3.4财务监督机制

从物业管理公司内部员工组成结构来考虑，内部控制制度与激励约束机制的结合可以较好地保障各项财务工作的顺利进展。内部控制活动的设置要与各项业务紧密结合。比如，一些写字楼地下停车场的收费管理，要通过门禁、刷卡等方式将控制收费人员私自收、拿停车费的现象；维修人员修理发生的更换零件等费用要凭派工单、购买零件的发票等单据报销。同时，激励约束机制则要与内部控制活动相联系，并且要按照控制活动实施的不同群体来制定激励约束措施。

4结语

物业档案管理范文篇8

尊敬的各位领导、各位同仁，大家新年好！我是建江物业总裁办的赵文。

今天，我们建江团组在这里隆重集会，回顾2004的辉煌篇章，展望2005的美好蓝图。

出席今天会议的领导有建江团组董事局主席黄国元先生、总经理郑布铮女士，建江团组各公司中层以上干部，建江物业的全体员工，在这里，请允许我以会议主持人的名义，向与会的各位领导、各位同仁表示真诚的感谢和崇高的敬意！

今天的大会共有4项议程：

第一项议程是请团组董事局主席黄国元先生做“建江团组2004年的工作回顾和2005年的工作展望报告”；

第二项议程是请团组总经理郑布铮女士做“关于建江物业人事、薪资变动、绩效考核岗位安排的报告”；

第三项议程是由我来做“建江物业《员工手册》修改和相关新制度内容的说明”；

第四项议程是请建江物业总裁办王强女士介绍建江物业的医保情况。

首先让我们以热烈的掌声欢迎咱们团组董事局主席黄国元先生做“2004年建江团组的工作回顾和2005年工作展望的报告”；

黄总的报告高屋建瓴，重点强调了团组2004年度振奋人心的大事和2005年的奋斗目标，黄总的讲话必将极大鼓舞我们全体建江员工的士气，希望我们全体同仁再接再厉，牢固树立主人翁责任感，为建江的物业壮大做出自己应有的贡献；

下面让我们以热烈的掌声欢迎咱们建江团组总经理郑布铮女士做“关于建江物业人事、薪资变动、绩效考核和岗位安排的报告”；

郑总的讲话全面阐述了建江物业新的人事、劳资、考核政策，是关于建江物业人事政策的纲领性文件，通过这些制度的出台，必将极大地鼓舞员工敬业精神、奉献精神。希望每位员工能认真体会两位领导报告的精神内涵，融会贯通，在各自的岗位认真贯彻执行。

受大会委托，下面由我来向大家介绍一下建江物业《员工手册》的修改部分和相关新制度的内容说明情况。

首先是员工手册，在员工手册的考勤制度部分，对员工的请假加以了规范，里面的主要内容是，病、事假半日内报部门领导批准，1日及1日以上需填写“请假单”，并报总经理批准，“请假单”交总裁办备案，每月病、事假累计1日以上（不含1日），按天计扣当日岗位津贴。也就是说，如果请假超过了1天，当天的岗位津贴就被扣除了。

其次是关于绩效考核管理办理，主要修改的内容是：将原来的每季度考核一次改为每月考核一次；月度绩效考核评分方面，修改成了以下内容：月初，总经理和总裁办根据上一个月的工作情况，给各部门考核，总裁办主要考核各部门遵守公司制度的执行力（例如遵守员工手册的执行情况，由总裁办每月随机检查）、部门工作的配合力，总裁办考核分值占20%，考核后呈总经理审批，80%由总经理直接考核。总裁办的公司制度执行力、配合力考核由总经理直接执行。部门考核分即为部门经理考核分值。

第三个修改的部分是办公设施、用品使用管理制度，针对办公用品、低值易耗品的管理，所做的规定内容是：采购用品费用超过300元的，由使用部门填写《采购、维修申请表》报总裁办复核和总经理批准后，由总裁办相关人员采购。采购员每年就以上用品进行多方询价，选定一家作为常年供货单位，确保公司购买到价廉物美的物品，并开具发票。

第四是增加了电脑管理制度，该制度包括电脑的管理、电脑的使用和保养、电脑的维修和责任三部分内容，要求实行“定机、定岗、定部门”的管理，不允许拆卸电脑、必须设定开机密码、建立电脑档案、定期保养强化电脑的安全意识。

对于电脑的维修，制度是这样规定的：为了保证电脑的正常使用，普通配置的电脑使用寿命为5年，其中1年为保修期（厂家特别声明保修年限的除外），2-3年内维修的电脑，公司将给予200元/年/台的维修费用，也就是说，公司将给予每台电脑每年200元的维修费用；4-5年内维修的电脑，公司将给予400元/年/台的维修费用；品牌电脑的使用寿命为7年，其中保修期为1年（厂家特别声明保修年限的除外），2-4年内维修的电脑，公司将给予200元/年/台的维修费用；5-7年内维修的电脑，公司将给予400元/年/台的维修费用。

但是该制度中也特别强调了责任，如果经维修人员认定电脑故障是由人为因素造成，那公司将不承担任何维修费用。

另外，按照公司领导要求，制度建设必须着力于实用，力求简洁一目了然，因此公司还对手册中的制度做了一些删除和合并，包括：行文和内部报告管理办法、人事档案管理规定、图书杂志借阅管理规定、印章管理制度。

以上是我对《员工手册》修改部分所做的说明，下面我向大会介绍公司新档案管理制度。

该制度主要包括以下三部分内容：档案管理工作程序、档案保密制度、档案人员岗位责任制、档案文件材料归档制度、档案借阅利用制度、档案鉴定销毁制度。在这里，我向大家着重介绍一下档案借阅制度，本公司档案室保管的档案是现行档案，主要供本公司使用，不属于开放范围；使用者调阅、借阅档案需按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》，凡属密级文件材料，必须严格遵守有关规定，经有关部门领导批准后方可查阅，绝密资料的借阅须经董事长批准。

调用档案原则不出档案室，借阅档案须经有关领导批准，在规定时间内归还。会计档案原件一律不得外借。借出的档案应妥善保管，不得转借、损坏、涂改和丢失；凡要复制或摘录档案，须经有关领导及档案室批准后方可进行。

以上是我对建江物业《员工手册》修改内容和档案管理制度所做的说明，下面由总裁办王强女士介绍一下建江物业关于员工医保的情况，大家欢迎。

物业档案管理范文篇9

尊敬的各位领导、各位同仁，大家新年好！我是建江物业总裁办的赵文。

今天，我们建江团组在这里隆重集会，回顾的辉煌篇章，展望的美好蓝图。

今天的大会共有项议程：

第一项议程是请团组董事局主席黄国元先生做“建江团组××年的工作回顾和××年的工作展望报告”；

第二项议程是请团组总经理郑布铮女士做“关于建江物业人事、薪资变动、绩效考核岗位安排的报告”；

第三项议程是由我来做“建江物业《员工手册》修改和相关新制度内容的说明”；

第四项议程是请建江物业总裁办王强女士介绍建江物业的医保情况。

首先让我们以热烈的掌声欢迎咱们团组董事局主席黄国元先生做“××年建江团组的工作回顾和××年工作展望的报告”；

黄总的报告高屋建瓴，重点强调了团组××年度振奋人心的大事和××年的奋斗目标，黄总的讲话必将极大鼓舞我们全体建江员工的士气，希望我们全体同仁再接再厉，牢固树立主人翁责任感，为建江的物业壮大做出自己应有的贡献；

下面让我们以热烈的掌声欢迎咱们建江团组总经理郑布铮女士做“关于建江物业人事、薪资变动、绩效考核和岗位安排的报告”；

受大会委托，下面由我来向大家介绍一下建江物业《员工手册》的修改部分和相关新制度的内容说明情况。

首先是员工手册，在员工手册的考勤制度部分，对员工的请假加以了规范，里面的主要内容是，病、事假半日内报部门领导批准，日及日以上需填写“请假单”，并报总经理批准，“请假单”交总裁办备案，每月病、事假累计日以上（不含日），按天计扣当日岗位津贴。也就是说，如果请假超过了天，当天的岗位津贴就被扣除了。

其次是关于绩效考核管理办理，主要修改的内容是：将原来的每季度考核一次改为每月考核一次；月度绩效考核评分方面，修改成了以下内容：月初，总经理和总裁办根据上一个月的工作情况，给各部门考核，总裁办主要考核各部门遵守公司制度的执行力（例如遵守员工手册的执行情况，由总裁办每月随机检查）、部门工作的配合力，总裁办考核分值占，考核后呈总经理审批，由总经理直接考核。总裁办的公司制度执行力、配合力考核由总经理直接执行。部门考核分即为部门经理考核分值。

第三个修改的部分是办公设施、用品使用管理制度，针对办公用品、低值易耗品的管理，所做的规定内容是：采购用品费用超过元的，由使用部门填写《采购、维修申请表》报总裁办复核和总经理批准后，由总裁办相关人员采购。采购员每年就以上用品进行多方询价，选定一家作为常年供货单位，确保公司购买到价廉物美的物品，并开具发票。

对于电脑的维修，制度是这样规定的：为了保证电脑的正常使用，普通配置的电脑使用寿命为年，其中年为保修期（厂家特别声明保修年限的除外），年内维修的电脑，公司将给予元年台的维修费用，也就是说，公司将给予每台电脑每年元的维修费用；年内维修的电脑，公司将给予元年台的维修费用；品牌电脑的使用寿命为年，其中保修期为年（厂家特别声明保修年限的除外），年内维修的电脑，公司将给予元年台的维修费用；年内维修的电脑，公司将给予元年台的维修费用。

但是该制度中也特别强调了责任，如果经维修人员认定电脑故障是由人为因素造成，那公司将不承担任何维修费用。

以上是我对《员工手册》修改部分所做的说明，下面我向大会介绍公司新档案管理制度。

以上是我对建江物业《员工手册》修改内容和档案管理制度所做的说明，下面由总裁办王强女士介绍一下建江物业关于员工医保的情况，大家欢迎。