城建档案管理规定范文 -ag尊龙app

导语：如何才能写好一篇城建档案管理规定，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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第二条本办法适用于城市内（包括城市各类开发区）的城建档案的管理。

本办法所称的城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

第三条城建档案工作是城市规划、建设、管理工作的重要组成部分。各级人民政府建设行政主管部门应加强对城建档案工作的领导，建立健全城建档案管理机构和规章制度，及时解决城建档案工作中的问题。

第四条*市城建档案工作由*市建设委员会（以下简称市建委）统一管理，业务上接受市档案局的监督和指导。

第五条*市建委是本市城建档案管理工作的行政主管部门，其主要职责是：

（一）依据国家的法律、法规和政策，制定本市城建档案工作的规章制度，组织实施有关城建档案管理的法律、法规和规章。

（二）负责编制、组织实施城建档案事业的发展规划，并将城建档案工作纳入本市建设的年度计划和发展规划。

（三）依据国家有关法律、法规，对城建档案工作中的违法行为进行监督、查处。

（四）组织协调解决本市城建档案工作中的有关问题。

第六条*市城市建设档案馆（以下简称市城建档案馆）是市人民政府所属的科学技术事业单位，代表市人民政府管理本市城建档案和资料。其主要职责是：

（一）负责收集、整理、保管我市城市规划区内的城建档案和资料。

（二）对建设单位城建档案的形成、移交、管理等工作进行指导和检查；参加城市建设工程的竣工验收并审查、验收工程竣工档案。

（三）对接收的城建档案和资料进行科学管理，并积极向社会提供利用服务。

（四）开发城建档案信息资源，做好城建档案的编研工作，开展技术咨询服务工作。

第七条各县（市、区）应建立城建档案馆（室）；要确定城建档案馆（室）的编制，落实城建档案事业经费，要有专用库房和适应工作的管理人员。

第八条城建档案应按照统一领导，分级管理原则，建立以城建档案馆（室）为中心，各建设单位、施工单位以及城建管理部门为基础的城建档案管理网络，保证城建档案的完整、准确和有效利用。

第九条城建档案馆重点管理下列档案资料：

（一）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

（二）城市勘察、测绘档案（包括工程地质、水文地质普查及详查成果；控制测量、地形测量、摄影测量等成图、成果。）

（三）城市规划档案（包括历次绘制的规划现状图、经审查批准的城市总体规划、分区规划、详细规划、县镇规划及规划基础材料。）

（四）城市建设管理档案（包括城市综合开发管理、建设用地规划管理、城市房地产管理、城市工程建设管理中形成的各种文件材料。）

（五）各类城市建设工程档案：

1、城市工业、民用建筑工程档案；

2、市政基础设施工程档案（包括道路、桥梁、涵洞、隧道、排水、环境卫生等）；

3、公用基础设施工程档案（包括给水、供气、供热、供电、电信、广播、电视等）；

4、公共交通设施工程档案（包括铁路、公路、水运、空运、公共交通等）；

5、园林建设、风景名胜建设工程档案；

6、城市防洪、抗震工程档案；

7、城市人防和与城市建设有关的军事工程档案。

第十条城市规划区内的建设单位和个人应当在工程验收后六个月内，向城建档案馆（室）报送一套符合规定的工程建设档案。城建档案馆（室）应按规定的范围接受和收集城建档案及资料，并办理相关移交手续。

停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。

撤销单位的工程建设档案向城建档案馆（室）移交。

第十一条城市规划区内的建设工程，在组织竣工验收时，必须有城建档案馆参加。建设单位必须在工程竣工验收前，将全部竣工档案材料交城建档案馆进行审查，凡竣工档案验收不符合要求的，有关部门不得组织竣工验收，不得核验工程质量等级。

第十二条建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久和长期保存价值的，在本单位保管使用一至五年后，按本办法全部向城建档案馆移交。

建制镇需要永久和长期保存的城建档案，应于立卷三年内移交县（市、区）城建档案馆（室）。

第十三条向城建档案馆（室）报送的城建档案必须是原件、原件的缩微摄影胶片；应完整、准确、图形清晰、字迹工整；具有完备的签章手续；制作和书写材料必须能够长期保存。

第十四条在城市规划区内建设各种地下管线工程，建设单位必须到城建档案馆和有关单位查明工程所在地段地下管线的分布情况，避免造成原有管线的损坏。

第十五条原有的城市建设工程无现状图或竣工档案不完整、不准确的，其产权单位应进行补测、补绘和修订，并将补测、补绘和修订后的竣工档案报送城建档案馆。

第十六条保管城建档案必须有专用库房。库房内应保持适宜的温度、湿度；有防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防污染等安全措施；有相应的抗震和抵御自然灾害的能力。

第十七条城建档案的利用实行有偿服务，其收费范围和标准，按国家和省市有关规定执行。

第十八条建设行政主管部门对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。

第十九条违反本办法有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任；

（一）无故拖延或不按规定报送城建档案资料的；

（二）损毁、丢失、涂改、伪造档案的；

（三）档案工作人员，造成档案损失的。

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第二条本办法所称城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子数据等各种载体的文件材料。

第三条本办法适用于本市行政区域内城建档案的形成、移交、管理和利用。

第四条城建档案工作是城市规划、建设和管理工作的重要组成部分，各级人民政府和各级建设行政主管部门应切实加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业列入当地城市建设事业的年度计划和长远规划，与城市建设同步管理，健全和稳定城建档案管理机构。城市各有关单位（包括驻市的部、省所属单位）都应从城市建设的全局出发，把城市建设文件材料的形成、积累、整理、归档列入有关规章制度和各有关人员的职责范围。

第五条全市城建档案工作实行统一领导、统一制度、统一标准、多套分存、集中管理与分级管理相结合的管理原则。建立以市建设档案馆为中心，以各县（市、区）城建档案管理机构，建设系统档案室及各建设单位档案室为基础的城建档案管理网络，保证城建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第六条全市城建档案工作由市建设行政主管部门统一管理，业务上受市档案行政管理部门的监督和指导。各县（市、区）城建档案工作由各县（市、区）建设行政主管部门负责管理，业务上受同级档案行政管理部门的监督、检查和指导。

第七条市建设档案馆隶属市建设局领导，是管理全市城建档案工作的专门机构，是全市城建档案管理、城建科研、城建信息的中心，其主要职责是：

（一）依法对全市城建档案工作实施宏观管理，负责拟定城建档案工作的有关规范性文件及规定；

（二）接收征集本市重要的需永久和长期保管的城建档案资料；

（三）对接收进馆的档案资料进行科学整理和管理，同时积极开展利用工作，为城市建设各项工作服务；

（四）根据城市规划、建设、管理和科研工作需要，开展编研工作；

（五）对各县（市、区）建设档案馆（室）和市区城市建设单位的城建档案工作进行指导、检查，负责建设工程档案专项验收；

（六）根据城市建设工作的需要，做好有关资料的收集、整理、保管、利用工作，使建设档案馆逐步成为城建档案资料的储存、利用、咨询、交流、服务中心、城建科研中心、城建信息中心。

各县（市、区）建设档案馆（室）负责当地城建档案的收集、保管、开发利用和建设工程档案专项验收工作。并按规定向市建设档案馆移交城市规划档案及重要工程档案。

第八条各部门和单位（包括机关、团体、企业、事业、部队等）对本部门、本单位形成的城建档案应加强管理。根据工程建设及设施维护管理需要，收集和保管其竣工档案，并随时接受市建设档案馆的检查和指导。凡属永久和长期保存的城建档案，都必须无条件地将档案的原件报送市建设档案馆统一保管。

第九条城市行政区范围内下列档案资料，应整理送交建设档案馆：

（一）城市规划和城市建设管理方面的档案资料，包括城市总体规划、详细规划、分区规划和城市规划管理、市政公用事业管理、房地产开发管理、建筑工程及市场管理、城建计划统计管理等档案资料；

（二）城市勘测设计方面的档案资料，包括城市水文地质、工程地质和城市测绘等档案资料；

（三）城市土地管理的有关档案资料，主要指市区土地规划、土地普查成果等档案资料；

（四）城市土地管理的有关档案资料，主要指市区土地规划、土地普查成果等档案资料；

（五）市区地名档案资料，包括街名、道路命名汇编及更名通报等档案资料；

（六）城市环境保护的有关档案资料，包括环境普查、监测、治理等档案资料；

（七）市政工程档案资料，包括城市道路（含广场）、桥梁（含地下人行道）、涵洞、隧道、排水、路灯等工程档案资料；

（八）公用设施工程档案资料，包括供水、供气、热力、公共交通、供电、电信等档案资料；

（九）交通运输工程档案资料，包括市辖范围内的公路、铁路、机场等工程档案资料；

（十）工业建筑工程档案资料，包括矿业、电力、轻工、纺织化工、电子仪表、机械、冶金、建材、医药、食品、储库等建（构）筑物工程档案资料；

（十一）民用建筑工程档案资料，包括住宅、办公用房以及影剧院、展览馆、图书馆、博物馆、档案馆、宾馆、会堂、书店、学校、医院、疗养院、体育馆（场）等档案资料；

（十二）城市水资源管理和主要水利工程档案资料，包括水资料调查统计、规范性文件、城市上游水库、引水渠道及泵站，市区河道整治等资料；

（十三）人防、防灾工程档案资料，包括人防工程的通道、地道、地下室、消防、防震、防洪等工程档案资料；

（十四）环境卫生工程档案资料；

（十五）名胜古迹、园林绿化工程档案资料，包括公园、绿地、苗圃、名木古树、纪念性建筑、名人故居、城市雕塑、古建筑、风景区等方面的工程档案资料；

（十六）城市建设科研档案资料；

（十七）军事工程档案资料，包括穿越市区的地下管线和隐蔽工程等档案资料；

（十八）各类开发区建设工程档案资料，包括勘测资料、竣工总平面图、管网综合图、工业建筑和公共建筑的工程竣工档案及住宅工程档案等；

（十九）涉外工程档案资料；

（二十）村镇建设档案资料，主要指市区周边村镇规划，典型建筑的图纸等档案资料；

（二十一）列入要收集和征集的城市基础资料，包括城市历史沿革、历史经济、人口、科学文化、教育、资源、气象、水文、地震以及有关城市建设的方针政策、法律、法规制度汇编、专题调研和科技成果、技术手册、城市面貌等有关档案资料（包括声像资料）。

第十条建设工程档案的具体内容包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图及工程建设过程中形成的声像档案和电子档案。

第十一条需报送市建设档案馆的城建档案资料由产生单位收集齐全，按要求移交，任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。各类建设工程档案应于竣工验收后九十日内移交；城市基础资料、规划管理、土地管理、房地产开发管理、环保管理、园林绿化、人防、工程设计、科研等档案资料应自形成之日起，在产生单位保管三至五年后移交。

第十二条在城市规划区内建设建筑物、构筑物和其他设施的建设单位在领取建设工程规划许可证前，应当与当地的城建档案管理机构签订城建档案移交责任书。

第十三条建设单位在进行工程发包招标与承包单位签订合同协议时，应包括编制工程竣工档案的内容、质量要求、套数、提交时间及编制竣工图费用等，明确其义务和责任。

第十四条凡在城市辖区内建设的各类工程，在其竣工时，应当同步整理完成工程档案资料。在编制工程竣工图纸时，应当符合以下要求：

（一）编制竣工总平面图和管线工程竣工图，须采用城市统一坐标系统和高程系统的实测数据；

（二）图形与文字数据要反映建设工程的真实情况，即图物相符；

（三）利用施工图纸改绘竣工图，必须是图面清晰的新蓝图；

（四）地下管线工程必须按要求重新绘制竣工图；

（五）大型、重要的工程项目，隐蔽工程须附有工程照片或实况视频等声像档案资料；

（六）编制竣工图必须坚持在施工过程中按照工程的实际进度同步编制，不得事后编制和伪造。

第十五条工程建设单位在组织竣工验收前，应当提请市建设档案馆对工程档案进行专项验收。

建设单位在办理工程竣工备案时，应当同时提交市建设档案馆出具的建设工程档案认可文件。

第十六条向建设档案管理机构移交的城建档案必须是原件，并符合国家规定的城建档案案卷质量标准。建设档案馆可以接受委托，代为整理、编制建设工程档案，并实行有偿服务。

第十七条凡因扩建、改建、大修，使建筑物、构筑物和各种管线发生变化的，建设单位必须对其原工程竣工档案进行修改补充，并及时报送建设档案馆。

第十八条城建档案实行多套分存、集中管理的原则。建设档案馆和产生城建档案的有关建设单位，必须建立健全档案管理制度，严格按照《档案法》的规定，科学管理城建档案，积极利用城建档案，开发城建档案信息，为城市建设服务。

第十九条建设档案馆应做好档案材料的鉴定和保管工作，逐步实现档案管理的规范化，确保城建档案的安全和完整。

第二十条建设档案馆对城建档案的保存价值应定期组织人员进行鉴定。对需要销毁的档案必须编目造册，经单位领导审查，并与产生单位协商同意，报上级行政主管部门和业务主管部门批准后，指定专人监销。

第二十一条凡需要利用城建档案的机关、团体、企事业单位和个人，应持单位介绍信和个人身份证，到建设档案馆按规定查阅。单位或个人在查阅城建档案时，应遵守有关规定，不得涂改、污损城建档案或拆卷、抽页。

第二十二条建设档案馆应根据查阅档案的需要，编制必要的检索工具，提供良好的咨询服务，做好利用统计、信息反馈的工作，分析研究城建档案开发利用的新动向，不断提高管理和服务水平。

第二十三条建设行政主管部门对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。

第二十四条违反本办法规定，建设单位未按照规定期限和范围向建设档案馆报送建设工程档案的，由建设行政主管部门责令改正，并处以一万元以上十万元以下的罚款。

第二十五条违反本规定有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任，并按《省档案工作条例》给予处罚：

（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）无故延期或者不按照规定归档、报送的；

（五）擅自出卖或者转让档案的；

（六）档案工作人员，造成档案损失的。

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1 对城建档案管理法规和规章特征的分析

1.1 立法时间分析。通过对华东地区9个较大的市以及上海市（直辖市）等10个城市（以下简称华东地区10个城市）的调查，共获得地方性行政法规2部，地方性行政规章10部。12部规范性法文件展示了近30年10个城市城建档案管理立法工作的基本成就。华东地区10个城市城建档案管理现行法规和规章及其生效时间，见表1。

表1 华东地区10个城市城建档案管理现行法规规章及其生效时间[2] ～ [13]

调查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、宁波等8个城市先后颁布了相关法规和规章，开始依法管理城建档案工作的进程。为适应经济、社会发展和城建档案管理工作的需要，自2000年以来，华东地区10个城市相继出台了新的地方性法规和规章用于规范和指导本市城建档案管理工作。例如，徐州市2004年出台了新的规范性法文件对原有规定进行更新，2011年又出台新的规章对2004年的规定进一步进行了补充和完善，这是距今最新的城建档案管理规章之一，在体现地域特色和时间特色方面具有代表性。

1.2 立法地域分析。统计数据显示，各地城建档案管理立法规模不一，法规规章颁布与修改时间差异较大，非发达城市和内陆城市立法步伐更快，这与各个城市经济、社会的发展水平和城市规模并非完全一致，它更多体现的是区域差异，尤其是当地政府、人大重视程度的不同所带来的影响。例如，淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和发布《淄博市城市建设档案管理办法》和《合肥市城市建设档案管理办法》之后不久，又以市政府的名义制定和发布了《淄博市城市建设档案管理实施办法》、《〈合肥市城市建设档案管理办法〉实施细则》，进一步提高了规章的可操作性。

1.3 立法技术分析

1.3.1 整体架构分析。华东地区10个城市的12部城建档案管理法规和规章，其整体框架主要有两种：分章节论述和按条款列举。其中，7部为分章节论述，5部为按条款列举。分章节进行论述的文件均分为总则、附则两部分，内容主要包括城建档案的管理与利用、归档范围、移送与接收及法律责任等模块。可见，各个城市城建档案管理立法的重点主要集中在城建文件的归档、城建档案的管理与利用以及法律责任等几个方面。

1.3.2 立法目的、立法依据分析。12部地方性法规和规章均在总则的第一、第二条对城建档案管理立法的目的做了相似的描述，即“为了加强对城建档案的管理，规范城建档案的收集、整理和保管工作，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，制定《管理办法》或《实施细则》”。

各地城建档案管理立法多以《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》及省级城建档案管理办法为依据，制定市级城建档案管理法规和规章，践行了统一领导、分级管理的原则，体现了一定的地方特色。

1.3.3 立法内容分析。（1） 共性。第一，各市法规和规章对城建档案的定义差异不大，均是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。第二，各市的城建档案由相应地区市级城建档案馆接收保管，城建档案管理工作的主管单位均为城市规划或建设行政主管部门，业务上受同级档案行政管理部门指导。第三，对建设工程的竣工图都有极为严格的要求，必须有完善的竣工图，不完整或缺失的都要根据相关规定由相应部门补绘并归档。第四，文件的实施范围描述方式分为两种：“在本市行政区域内形成、管理、利用城建档案的单位和个人”或“本市行政区域内城市建设档案形成、收集、整理、保管、利用等管理活动”。（2）特色。特色之一，实行两套制归档。《南京市城市建设档案管理办法》第十七条、《〈合肥市城市建设档案管理办法〉实施细则》等法律条文中均涉及“建设工程档案不得少于两套，城建档案馆（室）、建设单位各保存一套”，该规定在一定程度上为城建档案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建档案利用逐渐受到重视。如《苏州市城市建设档案管理办法》第七条规定“城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现信息化管理”，第三十二条规定“城建档案馆应定期公布开放档案目录，并简化利用手续，为利用者提供方便。我国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的城建档案”，体现出文件制定者先进的服务思想和立法理念。特色之三，建立城建档案管理网络。《合肥市城市建设档案管理办法》第四条规定“建立以市、县城建档案馆（室）为中心，以城建档案形成单位的档案馆（室）为基础的城建档案管理网络”，先由形成单位予以归档管理，然后根据相关规定，将档案移交给城建档案馆（室），二者有机衔接，这将从根源上避免城建档案外流和管理不善等问题的发生。特色之四，城建档案业务工作与行政管理活动紧密结合。《徐州市城市建设档案管理办法》在第五条、第九至第十一条规定档案业务机构隶属于规划（建设）行政主管部门，详细阐述了城建档案工作者参加城市建设工程的竣工验收、审核和城建档案馆（室）接收长期、永久保存的城市建设竣工档案等内容。

2 对城建档案管理法规和规章中存在问题的分析

2.1 罚款数额差异大，裁量阶次少。有些法规和规章对于法律责任和奖惩的内容存在表述含糊、标准不够明确的情况。如涉及处罚金额，有的规定1万至10万元，有的规定2000元，还有的规定执法部门可以采取自主裁量。法规和规章确定的罚款数额的巨大差别、罚款裁量阶次的过少和不加约束的行政裁量权限的授予，无疑增加了执法的随意性，当国有单位、国有组织和国有企业以及党政机关出现问题时，惩罚措施往往不易落到实处。

2.2 城建档案管理立法工作跟不上城市建设发展的步伐。具体体现在：一是地方性法规规章多，全国统一的法规规章少。随着《行政许可法》的出台和完善，地方性法规和规章的规范力度变得越来越弱。二是地方性规章多，由人大通过的地方性法规少。从选样调查的对象看，地方性法规有2部，只占总量的17%，明显偏低。三是一些城市法规和规章的修改周期过长，修法工作进展缓慢。从10个城市的现行法规规章看，最早的修订于2001年，最晚的修订于2011年，之间相差10年。还有几部修订于2002年，距今也有12年之久。四是城建档案法规规章与建设主管行业法规规章之间存在一些矛盾之处，且缺乏有效的协调机制，影响了城建档案工作的顺利开展。

2.3 对电子文件归档和电子档案管理的要求有所缺失。信息时代的到来使得电子文件激增，文档一体化催生城建档案馆对电子文件归档和电子档案管理的需求。在华东地区的10个城市中，只有徐州市在2011年出台的《徐州市城市建设档案管理办法》中对电子文件归档有所涉及。该《办法》第八条“要求建设工程项目应当同时报送纸质和电子竣工档案，档案必须符合《建设工程文件归档整理规范》（gb/t20328―2001）和《建设电子文件与电子档案管理规范》（cjj/tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法规和规章对此均无相关的规定和要求。

2.4 法规和规章的地方特色不够十分突出。12部地方性法规和规章，普遍存在结构相似、内容相近甚至雷同的现象，未能突出体现各个城市的地方特色。纵观华东地区10个城市，有的以交通建设为主，有的以历史建筑出名，各地产业结构各不相同，城市建设规模不一，经济、社会发展水平具有一定的差别，立法内容至少应当在部分条款中用于展示自己独特的风貌和建设实际。

3 完善城建档案管理法规和规章的建议

城建档案管理立法工作要实事求是，以城市建设的基本需要和社会发展的最新需求为出发点，加快相关法规和规章的废、改、立进程，确立城建档案法规规章与建设主管行业法规规章之间的协调机制，及时化解二者存在的矛盾和冲突。在立法的过程中，应当充分调动相关领域专业人员和专家学者的积极性，充分汲取他们的建设性意见和建议，以弥补现有法规和规章中存在的不足，从而更好地发挥地方性法规和规章应有的作用。

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第一条为加强城市建设档案的管理，发挥城市建设档案在城市规划、建设和管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本办法。

第二条本办法所称城市建设档案（以下简称城建档案）是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、模型等各种形式的历史记录。

第三条凡在本市范围内产生、归集、管理和利用城建档案的单位和个人，均应遵守本办法。

第四条市建设行政部门主管本市的城建档案工作。城建档案管理机构具体负责城建档案的日常管理工作。市城建档案馆负责收集、保存、管理和开发利用城建档案。

城建档案工作应当接受市档案行政部门的监督和指导。

第五条城建档案的管理应逐步实现标准化、规范化。应当建立以市城建档案馆为中心，单位档案室为基础的网络，维护城建档案的完整与安全，保证城建档案的有效利用。

第二章城建档案的移送与接收

第六条市城建档案馆应当收集有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

第七条市城建档案馆可以向社会征集、征购城建档案。

政府鼓励单位、个人向市城建档案馆捐赠城建档案。

第八条下列城建档案应当向市城建档案馆移送：

（一）工业、民用建筑工程档案；

（二）市政基础设施工程档案；

（三）公用基础设施工程档案；

（四）公共交通基础设施工程档案;

（五）园林、风景名胜建设工程档案；

（六）市容环境卫生设施建设工程档案；

（七）城市防洪、抗震、人防工程档案；

（八）各类管线建设工程档案；

（九）军事工程档案资料中，除军事和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

（十）建设系统专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案。

第九条向市城建档案馆移送城建档案应遵守下列规定：

（一）本办法第八条第一项至第九项规定的城建档案，建设单位在工程竣工验收后3个月内移送；

（二）本办法第八条第十项规定的城建档案，具有永久保存价值的，在本单位保管使用1至5年后移送；具有长期保存价值的，由市城建档案馆根据城市建设的需要选择接收；

（三）对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计，施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案；凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制工程竣工档案，并在工程竣工后3个月内移送；

（四）城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案，应当在普查、测绘结束3个月内移送；地下管线管理单位每年应移送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。

第十条下列城建档案，市城建档案馆应提前将其收入馆藏：

（一）已撤消单位的城建档案；

（二）由于保管条件恶劣，可能导致不安全的城建档案；

（三）严重损毁的城建档案。

第十一条已建成投入使用的城市重要建筑物、构筑物、各种管线、无竣工图或竣工图不完整、不准确的，由工程设施管理或使用单位进行补测补绘，并在工作结束3个月内将补测补绘结果移送市城建档案馆。

第十二条列入城建档案接收范围的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请市城建档案馆对该工程进行预验收。预验收合格后，由市城建档案馆出具工程档案认可文件。

建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收，其竣工验收应当有市城建档案馆参加。

市建设行政部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。

第十三条向市城建档案移送城建档案，应按有关规定整理合格后，方可移送。市城建档案馆应对其统一分类、编号，并填写卷宗封面和脊背。

第十四条单位和个人保存的城建档案，可以委托市城建档案馆馆负责管理。

第三章城建档案的管理与利用

第十五条市城建档案馆和单位档案室应当遵守下列规定：

（一）建立、健全城建档案接收、征集、管理、统计、鉴定、销毁、利用和安全保密等各项管理制度；

（二）按照规定对城建档案进行整理、编目、归档；

（三）做好城建档案的防潮湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防盗、防火、防污染等工作；

（四）对破损、退色、霉变的城建档案，及时修复或复制；

（五）对古老的、珍贵的城建档案进行复制或缩微。

第十六条城建档案管理机构应定期对档案的保存价值进行鉴定，确定公开和提供利用的城建档案范围。鉴定工作由具有中级以上职称的档案或其他相应专业技术人员组成鉴定小组负责。

第十七条单位和个人持有效证件，可到市城建档案馆阅览、复制和摘录向社会公开的城建档案。

第十八条市城建档案馆可以实行有偿服务，按国家规定的标准收取费用。

利用本单位或本人移送、捐赠、委托管理的城建档案，市城建档案馆应当无偿服务并优先提供。

市城建档案馆向社会提供利用或公开其受委托管理的城建档案，必须征得委托人的同意。

第四章法律责任

第十九条有下列行为之一的，由档案行政部门责令限期改正，并可视情节轻重，提出处分意见，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人给予行政处分：

（一）擅自从事城建档案鉴定、评估活动的；

（二）未按国家规定办理城建档案登记的；

（三）未按国家规定向社会开放和提供利用城建档案的。

第二十条违反本办法的规定，未向市城建档案馆移送城建档案的，由市建设行政部门责令限期移送；逾期拒不移送的，处1万元以上10万元以下的罚款。

第二十一条当事人对依据本办法作出的行政处罚不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。当事人逾期不申请复议、不、又拒不履行的，由作出处罚决定的行政机关申请人民法院强制执行。

第五章附则

第二十二条凤台县的城建档案管理工作参照本办法执行。

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城建档案是城市规划建设和管理的主要依据和条件，城建档案的管理水平是城市管理水平高低的衡量标准之一，是城市管理科学化的主要渠道[1]。城建档案优化管理，是城市人们正常生活的保障，人们生活中所涉及到基础设施建设档案的正确性与完整性，直接作用于人们的正常生活。城市档案是预防自然灾害，减少城市损失的重要基础。城建档案在社会主义经济发展过程中，占据举足轻重的地位，完整的城建档案是城市在破坏后及时恢复与重建的依据[2]。城建档案从科学的角度反映城市的发展规律，是城市科学研究与发展的重要信息资源。城建档案集中反映城市规划建设和管理的过程，对于城市规划与发展以及城市建设科学研究水平具有重要作用。1960年在城市建设基本建设档案规划中，明确城建档案范围包括工业建筑工程、民用建筑工程、交通运输工程、市政工程以及城市规划五分方面[3]。其中国城市规划档案包含城市基础设施建设档案、城市规划档案以及国土整治规划档案三大方面。城建档案管理工作具有综合性、完整性、专业性以及特殊性的特点，城市的本身就是一个综合体，城市规划的各项工作以城市为基础展开。基础设施项目在建设过程各项内容相互交错，通过单行工程互相配合，实现城市规划以及城市规划管理工作。基于城市规划的综合性，城建档案管理工作必须要与城市规划需求相符合。工程项目建设项目众多，涉及内容甚广，城市规划发展与建设需要基于城市的历史情况开展，因此档案在管理过程中应注重其完整性。城镇档案项目具有专业性特征，因此在开展管理工作时，必须要注重档案的专业区分，保证其专业性特点。城市规划中，以特殊性事件为对比，规避传统规划过程中存在的弊端[4]。因此城镇档案管理工作在开展过程中，应注其特殊性，为城市规划发展奠定基础。

2城建档案管理在城市规划中存在问题

2.1城建档案利用意识不强

城建档案伴随着城市的发展而产生，在城镇规划中发挥着重要作用。档案管理不仅在于保存，发挥档案信息价值才是档案管理工作的真谛。当下社会人们对档案利用意识较低，一定程度上影响城市现代化建设与发展。城建档案管理工作是城市现代化建设、改进以及管理的依据，在城市规划建设之前，将城建档案作为参考依据，避免及建设过程中产生不必要的浪费。由于我国城镇档案管理工作起步较晚，相关系统建设处于发展阶段，导致档案意识不强的现象产生。档案利用意识不强直接影响城镇档案作用的有效发挥，对城市规划产生一定负面影响。

2.2城建档案管理制度不健全

城建档案管理制度不健全的根本原因在于城建档案并没有形成行之有效的档案管理机构，导致档案管理的各项工作无法落实，行政执行力缺乏，档案管理组织系统与工作任务内容不符，难以形成上下统一，兼具系统性以及全面性的管理系统。基于此种管理体系，难以对城建档案管理工作进行专业的指导，使之与城市规划需求不匹配，难以发挥城建档案管理工作在城市规划中的重要作用。

2.3城建档案信息化建设落后

智慧城市的建设，对城市管理各项工作提出新要求。城建档案作为促进城市现代化发展的重要信息基础，其信息化建设的重要性不言而喻。然而在实际建设过程中，由于决策层的不重视、设备配备不到位、城建档案管理专业性、规范性以及标准化等不达标，导致城建档案管理信息化建设相对滞后。

3改进城建档案管理在城市规划中应用对策

3.1加强宣传引导，强化档案利用意识

扩大档案的影响力，使群众了解城建档案在日常生活中的重要性，以此强化群众档案利用意识，提升城建档案在城市规划中的利用率。档案是依法治国的重要基础，强化人们的档案意识是提升人们法律意识的方法之一。基于法律保证，宣传档案正确利用的重要意义，强调忽略档案利用而造成的经济损失现象，通过对比的方式强化人们的档案利用意识。在此过程中，城建档案管理部门应充分挖掘城建档案信息资源，发挥城建挡在城市规划中的作用，让人们在利用档案的过程中受益，以此强化人民的档案管理意识，促进城市档案的利用，推动城市规划建设发展。

3.2依据法律法规，健全档案管理制度

基于城建档案的重要性，我国已经出台关于城建档案管理的相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》等。城建档案管理工作在开展时应以国家相关法律法规为基础，健全城建档案管理制度，保障档案管理工作的制度化、专业化以及规范化。加大城建档案法律法规的宣传，普及城建档案的法律意识，将档案管理工作上升至法律层面，落实档案管理工作人员的责任以及工作内容，保证档案管理的专业性和完整性质。政府在这一过程中应充分发挥自身职能，强化档案管理工作的权威性，降低社会上违反城建档案法律法规现象的产生。

3.3拓宽应用渠道，完善档案信息系统

城建档案管理信息化、智能化建设是智慧城市建设的重要体现，也是城建档案适应社会发展与进步的关键。城建档案信息化建设，需要转变传统档案管理观念，以现代化城市规划与建设需求为基础，建立城建档案信息化平台管理。档案信息化建设实现办公自动化，强化档案管理、收集以及利用各个方面。强化城建档案宣传力度，拓宽档案管理应用渠道，实现城建档案信息资源共享，有效发挥城建档案在城市规划中的重要作用。城建档案信息化管理，强化档案管理质量效率的同时，提升城建档案管理工作的服务水平，满足城市规划的实际需求。

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关键词:城建档案工作; 管理体制; 争议

1引言

目前,关于城建档案工作管理体制的争议比较大,从上到下议论纷纷,人心不稳,直接影响到了城建档案日常工作开展和长远发展规划。而且个别省市还从争议发展到了行政操作层面,暴露出一系列现实问题。档案行政部门提出城建档案工作应该整体划归档案行政部门管理,其理由为:目前城建档案工作体制是长期计划经济形成的产物,不利于市场经济管理和依法行政,城建档案工作始终属于档案工作,只能有一个行政执法主体,那就是档案行政部门,不能将执法主体分割,从而使城建档案工作的执法主体为建设行政部门,而且将城建档案工作整体划归档案行政部门管理有利于整合档案资源,实行大部门的管理体制。

应该承认,这种观点是有道理的,而且符合依法治国的基本方略和党的十七大关于机构改革的精神。问题是我国正处于社会转型时期,这个转型的过程是相当长的,不是一蹴而就的;我国城建档案工作由建设、规划行政部门管理已经有半个多世纪的历史渊源,不能说存在就合理,但存在自然有其存在的原因和道理,变革则需要变革的准备和环境。无数历史事实和教训告诫我们,条件不成熟,变革不仅会事与愿违、适得其反,甚至会造成严重的后果,带来巨大的损失。我们从历史、现实和未来发展三个角度对城建档案工作进行研究和论述,有助于我们看清问题的实质,有助于我们判断和决策。

2历史:我国城建档案工作管理体制形成和发展的历程证明其是适合我国国情的,是有生命力的,是能够持续发展的

2.1 我国城建档案工作管理体制是几代党和国家领导人以及国家档案局领导高度重视、亲切关怀、正确领导和大力倡导、积极推进的结果,是在总结城乡规划、建设和管理经验教训的基础上得出的共识。

1990年3月,国家档案局经请示江泽民总书记同意,印发了江泽民同志视察上海市档案局工作时的重要讲话。江泽民同志指出:“我对档案工作重要性认识的加深,是从市政建设工程中的管道问题开始的。从去年以来,我们在施工的过程中,屡次把管道挖破了,因此我就想到这个问题。……关于城市基础设施竣工图以及地形图的完整,包括煤气管、自来水管这些管道档案的完整,还是应该由建委领导。但是我认为,档案局应该加以督促。”

1980年9月,中央书记处书记、国务院副总理万里同志在全国科学技术档案工作会议上的讲话中指出:“你们提的科技档案工作要以专业主管机关领导为主(曾三①同志插话:科技档案专业性强,与生产、建设、科学研究联系密切),我看可以这样提吧,好不好!科技档案以专业机关领导为主(曾三同志:档案部门进行检查、监督、指导),你们同意这个方针了吧(曾三同志:这回讨论了)?定下来可以吧?这个工作不依靠各个专业机关加强不行,应当以他们为主。比如建设方面的档案非以建委系统为主不行(曾三同志:城建档案不是建委就搞不好),城建档案归城市建设委员会或规划局嘛!”

1981年3月,曾三同志在国务院工业、交通等专业主管机关科技档案工作情况交流会上的讲话指出:“去年全国科技档案工作会议上又一次肯定了科技档案工作按专业统一管理的方针,后来国务院批准的三委一局发布的《科学技术档案工作条例》中,也做了明确的规定。”

国家档案局原局长冯子直同志指出:城市建设档案工作,在六十年代是在曾三同志的提议下,得到了周总理、李富春、万里等老一辈革命家的重视和支持,逐步引起人们的重视。党的十一届三中全会以后,随着城市建设的发展,城市建设档案工作有了很大的发展。这对城市的规划、管理、建设起到了积极的作用。建设部为此做了大量工作。

1981年12月,国家档案局副局长李凤楼同志在城建档案工作长沙座谈会上指出:城建档案管理工作是整个城市管理工作的一项重要内容,城建档案工作是在党中央和国务院的重视和关怀下发展起来的;城建档案馆的基本任务是“在建委、城建局,有的是规划局的领导下,对向它移交城建档案的基层单位的档案工作进行业务指导、督促和检查”,城建档案馆“对外是市的城建档案馆,对内则是市建委或城建、规划部门的一个处(科)”。“确定这么一个工作体制,是为了更好地、更有效地把城建档案工作开展起来,这并不是降低了对档案业务管理机关的要求或者减轻了档案业务管理机关的责任。相反,在这种新的形势下,对档案业务管理机关提出了更高的要求。各级档案业务管理机关,今后要把城建档案工作和城建档案馆的工作看作是整个档案工作的一个组成部分,积极主动地配合各级建委、规划部门、城建部门作好业务指导、监督和检查工作。档案业务管理部门还应当协助和配合建委和规划部门、城建部门抓好城建档案人员的培训工作。这项工作也是当前城建档案工作中一个迫切需要解决的问题,不把培训工作搞好,工作要开展起来是有许多实际困难的。”②

由此可见,对城建档案按专业统一管理,各城市建立城建档案馆,由建设、规划行政部门管理,全国由建设部统一管理是历史发展和积累的结果,创业之初和发展的相当长一段时期,不仅没有管理体制之争,而且正是因为国家档案工作主要领导和档案行政部门的促进,才逐步建立起各地城建档案工作管理机构和工作网络,开展城建档案业务工作,并不断发展壮大。

2.2 多年来,全国人大、国务院、建设部、国家档案局出台了一系列与城建档案工作相关的法律法规和政策文件,对目前我国城建档案工作管理体制进行了明确要求和具体规定。

《城乡规划法》第四十五条、第六十七条和《建设工程质量管理条例》第十七条、第五十九条及《汶川地震灾后恢复重建条例》第七十条,都规定建设单位应当向建设、规划行政主管部门移交工程档案资料,并赋予建设、规划行政主管部门对未按规定移交档案的单位进行处罚的职权。国务院批准发布的《科学技术档案工作条例》第二十七条规定:“科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关,应当建立相应的档案机构,加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导”;第二十八条规定:“大中城市应当建立城市基本建设档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案”;第三十五条规定:“国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府的各专业主管机关,可以根据本条例的精神,结合本系统、本地区科技档案工作情况,制定实施细则”。中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》第四条规定:“中央和地方专业主管机关的档案部门,应根据本专业的管理体制,负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查”。《档案法》第七条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。《档案法实施办法》第四条规定:“国务院各部门经国家档案局同意,省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意,可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法”。根据以上法律法规的精神,城乡建设环境保护部、国家档案局1987年1月颁布了《城市建设档案管理暂行规定》((87)城办字第585号),建设部制定颁发了《城市建设档案管理规定》(建设部令第90号)、《城市房地产权属档案管理办法》(建设部令第101号)、《城市地下管线工程档案管理办法》(建设部令第136号)等部门规章,并设立了“建设部城建档案工作办公室”,负责对各地区城建档案工作进行业务指导。

2.3 在目前我国城建档案工作管理体制之下,我国城建档案工作得到了持续健康发展,形成了相当的规模,产生巨大的社会效益和经济效益。

自上世纪六十年代以来,特别是八十年代以来,各省、自治区、直辖市建设厅(建委、规划局)都建立了城建档案工作管理机构,全国有600多个城市建委、规划局设立了城建档案馆,1200多个县建设局设立了城建档案室(或馆),共有从业人员9万多人,馆藏档案1.8亿余卷,城建档案利用已累计产生80多亿元可测算社会效益。这些城建档案馆(室)或是各城市建委(建设局)、规划委(规划局)的直属事业单位,或是县(市)建设局(规划局)的内设机构,其业务均归口建设、规划行政主管部门管理。它们在服务城乡规划、建设和管理工作,促进地区经济与社会发展中,发挥了重要的积极作用,得到了各地区党委、政府及社会各界的充分肯定和赞誉。目前,我国城建档案工作体制从实体规模上已经超过了现有综合档案管理体制。在建设部是一个工作办公室,但在全国则是一个相当庞大的体系,对我国建设事业而言,堪称“牵一发而动全局”。

3现实:我国城建档案工作在建设事业现实土壤中的“三大创新”注定目前我国城建档案工作与建设事业管理体制无法剥离

3.1 业务工作创新

我国城建档案工作是档案实体管理与业务工作管理并举,而以业务工作管理为重,已与建设行政程序融合在一起,创新形成了诸如建设工程档案编制报送“一书两证”制度、与工程质量和安全监督工作融合的工程档案备案制度、工程档案编制现场业务检查和监督制度等工作制度,通过抓建设工程档案的真实性、系统性、完整性,保证了“高水平、可操作”的建设行政管理,促进了建设工程质量,促进了建设工程规范管理,促进了建设领域反腐败工作。如建设工程档案编制报送“一书两证”制度就完全改变了综合档案事后管理的工作模式,突出的是“服务前移,职能前置”:在建设工程报建之初,建设单位要签订《报送建设工程档案责任书》后才可以办理规划报建和施工报建手续,明确建设单位主要领导、主要技术负责人、专职档案资料人员对建设工程档案负终身责任,不仅要严格按照工程进度和业务标准规范如实编制工程档案,还要经常性接受检查督促,按时报送移交,工程竣工移交使用后,发现档案有问题,还要追究责任;在工程竣工验收前,一定要将工程档案报城建档案馆初步验收,验收合格取得《初验认可证》后才可以召开竣工验收会;验收备案后,要向城建档案馆完整移交建设工程竣工档案,取得《报送建设工程竣工档案合格证》后才可以办理物业产权产籍手续。“一书两证”制度把城建档案工作与建设工程管理程序融合在一起,是一种程序性管理,是档案工作的业务创新,管住了档案的源头,从真实、系统、完整编制工程档案的角度出发,促进建设工程管理,实际上行使的是一种建设行政职能。长沙市城建档案馆最近几年通过城建档案业务工作创新,做到了建设工程档案业务指导率、档案收集率和档案合格率都达到100%,每年接收档案30000多卷,长沙市建设工程质量也显著提升。如果由档案行政部门来管理城建档案工作,不仅无法融入建设行政程序,而且根本无法收到建设工程档案。

3.2 专业领域创新

作为建设事业内在机构,随着各地城市建设迅猛发展,各市城建档案工作内涵不断发掘、外延不断拓展,城建档案馆的专业领域已大大超越静态纸质档案库房管理和查阅利用,已涵盖地下管线gis、建设信息中心、声像多媒体管理、数字城建档案馆、数字城市基础平台、建设信息发布和建设成就宣传展示等,这其中许多都是投资上百万元、甚至是数千万元的信息化工程,不仅成功解决了城建档案信息资源整合和共享的问题,而且把城建档案的现势利用信息充分发掘和提取,极大地服务了城市规划、建设和管理等工作,使城建档案工作具有了异地备份、防灾救灾减灾和反恐应急等战略性作用和地位,远远地超越了一般意义综合档案的查考研究、修史编志的作用。如长沙市城建档案馆由财政投资3370多万元,全面开展了数字城建档案馆的建设工作,已完成了地下管线gis的建设,成为了全市建设信息中心和全市城市应急管理决策平台,从城市建设和管理的角度,根本离不开这一机构和队伍。

3.3 法制建设创新

除国家法律、法规外,全国各地还出台了一系列地方性法律、法规,从机构、职能、执法主体、法律责任等方面都对城建档案工作作为建设事业的重要组成部分进行了规范。其中,不仅有城建档案工作管理立法,还有城建档案专门工作如地下管线工程档案工作管理立法,还有大量政府规范。如西安市通过市人大出台了《西安市城市建设档案管理条例》,长沙市通过省、市人大出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》、怀化市通过市政府令出台了《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》、益阳市通过市政府令出台了《益阳市城镇建设档案管理办法》等。立法是现实需要的产物,是长期工作经验的总结,是庞大公共资源和智慧的积累,更是对行业和社会未来发展的规范和指引。法不变,体制亦不可能变,变则势必引起执法和行政的混乱。而要变体制,势必变法,更弦易辙,人为切断城建档案工作与建设事业管理体制的经脉血肉。生剥硬夺,皮之不存,毛将焉附?

4未来:我国住房和城乡建设工作自身发展离不开城建档案工作

4.1 我国是最大的发展中国家,城市化正处于起飞阶段,我国住房和城乡建设工作相当长时期仍将保持大规模高速发展,这种发展规模和速度将比城建档案工作创业初期和发展早期还要显著。城建档案产生量、建设工作对城建档案利用的需求依赖都只会是有增无减。从湖南省来讲,以长株潭一体化“两型”社会建设为龙头,湖南“3 5”城市群正在崛起,今后5年城市建设投资将超过改革开放30年的总和。单单从长沙来讲,2008年起就全面启动了“大河西”先导区建设,将在河西1200km2的区域再造“4个长沙”。在城建档案工作异常繁重之际,体制争议实在不是什么锦上添花的事。

4.2 离开城建档案工作,建设工作跨行业协调的行政成本将显著增加,工作效能将显著下降,建设工作将打乱仗。特别是基层建设管理工作如建设工程质量和安全监督、区县建设管理等工作将无法落实,出了质量和安全问题将无据可查。长沙市对建设工程的管理,包括工程质量、安全检查,包括对区县(市)建设局的目标管理考核,都必须有城建档案馆参加,离开了城建档案工作,建设工作精细化管理就是一句空话,目标管理也无从落实。

4.3 目前我国建设事业不能承受分割城建档案工作之痛。我国综合档案工作体系模型从人才、档案实体来讲,是上大下小,研究和管理力量及档案实体价值主要集中在上层,特别是中央一级;而我国城建档案工作体系模型从人才和档案实体来讲是上小下大,业务工作人才和档案实体重点在基层。如果骤然将城建档案合并到综合档案管理,因为专业隔阂和人才短缺等方面的原因,城建档案工作从工作队伍到工作能力、到档案收集、到开发利用等方面肯定都会大滑坡,这对建设事业中长期以来形成的城建档案工作和谐发展局面不啻是灾难性的后果。

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关键词：城建档案；管理；对策

中图分类号：tu984 文献标识码：a

前言

为加强建设档案管理工作，提升城建档案管理水平和利用效率，一些城市明确规定了城市规划区范围内新建、扩建、改建的建设工程，工程竣工验收前的工程档案必须要有具备城建档案管理资格的人员收集整理并签名，通过城建档案室的专项验收，保证移交城建档案室的工程档案具有真实性、可靠性和有效性，实行终身负责制。否则，不得进行工程竣工验收。这些规定，为城建档案的收集管理工作顺利实施创造了条件，更使城建档案工作为城市的建设和发展打下了坚实的基础。

一、城建档案管理工作所面临的问题及产生的原因

（一）面临的问题。对城建档案内容的收集，内容收集不足、不准确，在实际工作中，对所有城市建设工程档案的收集都存在遗漏及不准确的问题，即使是被收集的城建工程档案也存在缺乏审批、图纸缺失的问题。城建档案利用率非常低，在城市建设过程中，城市建设机构、单位对城建档案的认识不高，不到不得已都不查阅城市建设档案，导致城建档案利用人次、卷下等指数都相当的低，很难发挥档案的积极作用。由于对城建档案没有足够的认识，存在对建设档案工作的宣传力度不够，使社会意识较差，城建档案工作不能更好的为现代化城市的发展服务。城建档案的管理水平有待提高，因城建档案管理人员素质存在差异，部分区域的城市建设档案的管理水平还是较低，档案分类不够科学，存储不合理，档案规范化程度不高，管理流程或程序没有完善，存在很大的随意性。城建档案的信息化建设不能满足实际的需求。城建档案信息资源共享和快速更替、其硬件配置、网络的形成仍然是滞后。这种有限的人力对实施大规模城市建设档案资源的收集、整理、保存、利用是无法满足实际需求和信息技术的飞速发展。软件及系统开发是要提升传统档案管理的手段，当前的软件或系统开发缺乏对当前城建档案管理的积极反应。传统的档案管理改为信息文件管理是一个质的飞跃，只是被动的转变观念，不能满足城市建设迅速发展需求，因此需要不断进行管理知识和手段的更新。

（二）产生的原因。对城市建设档案管理工作没有给与足够的重视，一些干部认为城市建设档案的管理是没有必要的，甚至没有把这项工作作为一项重要的工作。思想没有足够的重视，自然在具体的工作中就会资本投资不够，导致城市建设档案管理机构设置不全、设备落后、先进的信息技术得不到应用，人才实力不能满足具体工作的需求。最终导致档案的收集、查阅、回收工作混乱。从而严重的影响城建档案管理工作的质量，使城建档案管理工作不得不面临一些问题的考验。

二、加强城建档案管理工作的对策加强业务知识学习和培训，通过学提高城建档案管理人员的综合素质。提高档案管理人员的综合素质是时代的呼唤，档案管理人员应具备必要的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案管理人员综合素质的高低对档案业务工作的效率会产生直接的影响着。在城建档案管理工作的创新过程中,要不断提高管理质量,就必须提高档案管理人员的综合素质。只有档案管理人员素质处于最佳状态,才能保证档案系统有良好的服务效能，才能更好的为城市发展服务。因而随着城市的高速发展，城建档案规模的日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，档案资料的归集、管理和利用之间的矛盾日益突出，根据档案信息化建设的需要，培养和造就一批既懂计算机网络技术，又懂档案信息管理的高科技复合型人才，是实现档案管理可持续发展的保证。加强城建档案信息宣传工作。充分利用报刊、网络、电台等媒体，加大对城建档案管理工作的宣传力度，进一步促进信息宣传工作的规范化、制度化，提高信息宣传质量，充分发挥信息工作的导向和激励作用，切实推进城建档案馆的创建工作，及时做好重要信息的收集报送工作、取得新实效。增强全社会对城建档案重要性的认识，推动城建档案管理工作的顺利开展。加大资金投入，加强档案库房设施建设。做好库房的安全保管和日常安全检查，认真制订措施，明确落实责任，确保档案库房防火、防盗、防潮等“十防”到位；配齐库房内相关设施，确保档案库房安全保管，不出现任何安全事故。开展城建档案编研工作，开发档案信息资源，编制多种档案检索工具，提高档案利用率。投入适当的人力、物力和财力，全面展开城建历史档案和新增档案的归集整理工作，购置底图柜、铁皮柜、配置计算机、复印机、摄像机、数码像机、除湿机、温湿度记录仪等设备。委托软件开发公司开发城镇建设管理软件，使档案的接收、整理、编目、保管、检索、统计等业务工作逐步走上科学化、规范化、标准化管理，进一步提高城建档案管理的质量和水平。加强城建档案管理建设的同时，还将加强工程项目、城市地下管线、建设系统内业务管理和技术、新农村建设、声像等五类档案的收集管理，充分使用现代化技术设备，进一步完善城建档案工作，跟上高速城镇的建设步伐。建立健全城建档案的科学规范管理体制和运行机制，充分发挥城建档案指导建设发展的作用。为全面加强城建档案的归集管理工作，认真宣传贯彻《档案法》、《城市规划法》、《城市建设档案管理规定》等档案工作的有关文件法规，并结合实际，完善《档案分类大纲及说明》、《档案保管期限规定》、《档案密级划分规定》、《档案库房管理制度》、《档案查阅制度》、《建设工程档案预验收制度》等相关规章制度。加强对建设系统档案业务人员及施工、建设单位工程档案工作的指导、监督，将城建档案管理工作纳入基本建设程序，严格签订《报送工程竣工档案责任书》，发放《工程档案初验认可证》、《城市建设档案合格证》，确保了档案管理工作与城镇建设发展同步推进。

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1.综合城建档案计算机管理信息系统

城建档案计算机综合管理信息系统是能实现从城建档案业务指导到档案收集、整理、保管、鉴定和提供利用，全过程统一管理的计算机综合管理网络应用系统。综合系统应能对城建档案业务管理工作即档案实体的收集、整理、借阅和利用的整个工作进行自动化管理；综合系统应能对伴随着城建档案管理活动所产生的各种档案数据信息进行自动化管理，如对档案分类、著录产生的城建档案目录数据信息，对城建档案扫描复制形成的各种电子图形、图表及电子文件等档案原文数据信息进行自动化管理。综合城建档案计算机管理信息系统必须以现代计算机信息处理技术为支撑，如大型数据库技术、海量数据存储与管理技术、网络技术、多媒体信息管理技术等。

2.专业城建档案计算机管理系统

专业型城建档案计算机管理系统是完成一项或几项城建档案管理工作计算机应用系统。按照其承担的城建档案管理工作和实现的功能可分为不同的应用类型：

（1）城建档案计算机目录数据管理系统。城建档案计算机目录数据管理系统主要是城建档案管理部门对其保管的城建档案进行分类、著录，把著录数据录入到计算机中并对城建档案著录信息进行加工、处理，实现编目、检索等工作。早期的城建档案计算机管理系统主要是这一类。

（2）城市地下管网档案计算机管理信息系统。该类系统是利用地理信息系统技术、计算机图形学技术、数据库管理技术对城市地下管线档案信息进行综合管理。

（3）城建声像档案计算机管理系统。该类系统是利用计算机多媒体信息管理技术对照片档案、录像及录音档案数据信息进行综合管理。

（4）城建档案业务办公自动化系统。该类系统是利用计算机及网络技术对城建档案业务管理工作进行自动化管理，实现无纸化办公。

二、建设数字城建档案馆必须做好的几项工作

1.进行科学管理

科学管理是数字城建档案馆建设的基本保证，没有先进的管理，就不会有城建档案管理工作的现代化。首先，要有思想和组织保证。城建档案管理部门的各级领导和工作人员应从思想上提高对利用计算机信息处理技术实现城建档案现代化管理的必要性和紧迫性的认识。其次，要有合理的制度作保证。要制定与数字城建档案馆建设管理相适应的各项制度，以保证城建档案计算机管理活动的顺利实施。

2.做好标准化工作

数字城建档案馆建设的基础工作是对城建档案数据信息的处理，而信息处理过程必须依赖于各项标准。在城建档案标准化规范化工作中，首先应采用现行的国家关于城建档案管理的有关规范标准，如《城建档案著录规范》、《城市建设工程文件归档整理规范》等，同时应按照国家标准制定相应的数据处理操作规程和业务工作规范。

3.做好数据的采集工作

档案数据是数字城建档案馆管理系统最基本和最重要的组成部分，也是一个档案计算机管理系统中投资比重最大的部分。计算机要求被处理的档案数据必须正确、完整和规范。因此，必须做好档案数据采集这项基础性工作。档案数据采集，主要是指档案著录标引、档案原文的扫描录入。只有获得了足够的高质量的城建档案数据，城建档案计算机管理系统才能发挥作用，产生效益，系统的应用目标才能真正实现。要得到足够和高质量的档案数据，城建档案馆首先是要加强档案收集工作，丰富馆藏，这是获得足够档案数据的前提；其次是事先要根据国家《城建档案著录规范》制定“城建档案著录实施细则”；三是从事城建档案著录的人员应熟练掌握著录规范，并熟悉城建档案；四是要对档案著录和数据录入工作投入足够的人力、物力，以尽快建立城建档案信息数据库；五是要加强对档案著录和数据录入的质量管理，对获得的档案数据信息进行多次审校。

4.做好各项准备工作

高速的数字通信网络是数字城建档案馆的存在基础，其对内的业务组织和对外的服务都以网络为载体。配备适用的计算机软、硬件设备是数字城建档案馆建设的物质基础。应当根据系统实现的目标、任务对设备进行合理配置。在配置计算机管理设备时应综合考虑系统处理的档案信息数据量，设备的性价比，设备的扩充性和兼容性，设备维护服务条件等。开发一套先进的城建档案管理系统是数字城建档案馆建设的关键，应当进行充分的考察、调研、分析和论证，结合实际提出最佳方案，并组织实施。

5.重视人才培养

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城建档案是指在城市建设中所保留的建设图纸、规划方案、数据图表、声音图像等材料。所以城建档案工作就显得尤为重要，它能够保证城市设施的建设，提高城市管理水平，促进我国社会经济的不断进步与发展。当今城市不仅仅是政治经济中心，它还是科技、文化、信息的交流中心，而城建档案是城市经济建设与发展的产物，它的存在能够提高城市建设的发展水平，促进城市化建设。除此之外，城建档案还能够反映出我国建筑历史的发展，了解当地城市的变迁，为今后的城市建设提供相应的参考数据，提高城市建设规划水平，进而促进我国城市的快速发展，提高我国城市建设水平，保证城市建设质量，提高城市规划，进而促进人民生活水平的提高，我国社会经济的进步。

1、城建档案管理存在的问题

1.1档案管理人员素质低。目前我国城市化建设与城建档案管理存在着很大的差距，其中城建档案管理人员的管理素质低就是问题之一。城建档案管理工作在我国的形成时间比较晚，而且受传统建设思想的影响，建设管理人员对城建档案管理的认识不足，档案管理工作不到位。城建档案管理人员的管理素质低还表现在专业管理素质低，我国大部分的管理人员并非专业的档案管理人员，他们在进行相应的管理工作时不能够按照专业管理要求来进行，从而影响了城建档案数据的完整性。除此之外，随着我国科学技术的进步，管理的信息化和网络化也影响了管理人员的管理，他们不能够适应新型的管理方式，跟不上时代的步伐从而影响了城建档案事业的进步与发展。

1.2城建档案管理制度不健全。随着我国社会经济的发展，我国城市建设的发展也越来越快，国家也出台了相关的法律制度来保证城建档案管理的正常发展，但是在实际城建档案的管理工作中还存在着许多的问题。当前我国的城建档案管理制度远远不能够满足城市建设发展的需求，其制度不健全主要表现为：第一，城建档案管理人员的操作不规范。许多档案管理人员在进行档案管理时没有严格按照国家的相关规定来对档案进行整理与管理，最终导致城建档案数据的缺失影响整个城市的建设。第二，城建档案法律不健全。在建设时由于法律法规的不健全，使得城建档案管理存在漏洞，在管理时管理人员不能够及时对城市建设的数据进行整理建档，最终导致城市建设数据的不准确，从而影响了城市的健康发展。同时城建档案管理制度不健全，也会导致管理人员责任意识下降，缺乏管理的动力，进而影响城市基础设施的维护工作。

2、城建档案管理措施

2.1提高管理人员素质。当前我国城建档案管理存在诸多问题，所以要想加强城建档案管理就要首先对管理人员进行相应的培训，提高他们专业管理素质。政府与企业要加强对城建档案管理员的专业培训，提高他们的业务素质，明确自身的管理责任。加强对管理人员的信息化培训，用科学的管理方法来进行建档管理，保障城市建设数据的准确性与完整性。除此之外，政府与企业还应该提高管理人员对城建档案管理工作的认识，制定相应的工作制度，明确管理人员的责任，保证管理工作的顺利进行。加大对城建档案管理工作的资金投入，提高档案管理的水平，提高其管理的技术水平，保证档案管理工作的资金需求，提高工作人员的待遇，进而提高他们的工作热情。

2.2健全档案管理制度。当前我国城建档案管理虽然发展速度较快但是还存在着或多或少的问题，有些城建档案管理制度不健全，存在着一定的问题。所以要相关部门要健全城建档案管理制度，提高档案管理水平，保障城市的建设与发展。首先应该健全管理程序，明确管理人员的操作程序，保证档案数据的准确性，同时还需要对档案进行定期的归纳与整理，提高档案的管理水平，保证档案的完整性。其次，要明确城建档案管理人员的责任意识，提高他们的职业道德素质，完善内部管理制度，提高工作人员的工作积极性。第三，要制定标准的档案执行制度和依据，从而保证档案数据的真实性。在大多数的情况下，由于建设人员对档案管理的疏忽，导致相关档案数据的缺失，为了敷衍了事随便编写数据，使得城建档案管理工作难度加大，所以在进行建设时，应该制定相应的建档标准，提高档案数据的准确性。第四，健全档案管理制度还需要完善管理制度，建立考核奖惩制度，从而来激发工作人员的工作积极性与主动性。

2.3完善信息化管理方式。在城建档案管理中由于管理方法的落后，导致城建档案管理水平与管理效率低下。所以应该加强对城建档案管理的信息化建设，提高档案的数字化与信息化管理。随着我国社会经济的发展，越来越多的部门实现的信息化管理，对于城建档案管理来说也不例外。首先实现档案管理的信息化就要引进先进的管理设备，购买专业的管理软件以及技术，实现管理的快速化与科学化。其次，要完善网络设备，建立相对安全的网络环境，从而保证数据的安全性。网络速度已经成为当今信息化发展的重要因素之一，所以快速安全的网络环境是必不可少的条件。第三，要对电子数据库中的数据进行时时更新，保证数据的准确性，要规范信息化操作流程，避免数据的流失。

3、城建档案管理的重要意义

对于城市化建设来说城建档案管理有其重要的意义。城建档案管理它能够为城市基础设施的维护以及今后城市规划提供相应的数据，从而提高城市建设水平。尤其是近几年来随着我国城市化速度的加快，城市建设问题越来越突出，城市管理也越来越复杂。而城建档案管理为城市建设规划提供了一定的依据，为城市基础设施的维护提供了保障，在发生建设问题时能够第一时间找到城建数据进行处理。城建档案工作还能够反应当地的建筑特色以及建筑历史，体现当地城市建设的人文、自然等反面的信息，它是一个城市的历史缩影，能够为今后城市的发展提供可靠的参考数据。同时实现城建档案管理的信息化，还能够在网络环境下对城市建设规划进行模拟，用相应的数据来模拟出空间下的城市状态，从而帮助设计人员进行城建规划设计，提高建设的科学性。

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为了澄清全市城镇建设档案管理、利用情况，了解《档案法》和《城市建设档案管理规定》等法律法规的宣传贯彻执行进度，掌握城镇建设档案管理动向，总结经验，完善体制，改进工作，促进我市城建档案事业不断发展，更好地为城市经济建设服务，最近我通过实地调查、召开座谈会、走访部分单位和群众等方式，对全市各县区城镇建设档案管理工作的过去、现状和未来发展前景进行了调查了解，在看到成绩的同时，也发现了一些亟待解决的问题，经过总结、讨论、提出意见和建议，进一步认识到在城镇建设飞速发展的今天，城建档案管理利用工作的重要性日益显现，健全组织、落实经费和设施、规范管理、科学利用将是今后一个时期城建档案工作的重要任务。

一、基本情况

城市建设档案，就是一座城市建设的文字记载、是城市发展嬗变的真实记录。无论城市规划、城市建设，还是城市管理中形成的重要档案，都需要依靠系统、完整的征集和科学、安全的保管，使其为城市规划、建设和管理服务。改革开放以来，我市的城市建设档案事业从无到有，由小到大，与时俱进，日趋完善。为“魅力××”建设提供科学的依据和及时有效的服务发挥了不可替代的职能作用。

（一）应纳入城镇建设档案管理的数据

据统计，××市区、各县城区和建制镇总人口为487.9万人，规划面积5760.09平方公里，其中：

（二）城镇建设档案管理工作现状

城建档案是整个档案工作的重要组成部分即专业门类，她与人文的、历史的、物质的、非物质的遗存一样，都是人类文化遗产，都是中华民族的宝贵财富。

1997年，国家建设部第61号令，即《城市建设档案管理规定》，以法规的形式确定了城建档案事业的机构性质、地位、工作内容及行业规范，使之逐步走上快速发展的轨道。

1、市区城建档案管理

1997年前，原××市城乡建设环境保护局下属的一个股级档案馆，1999年9月，上划为市建委下属的正科级事业单位。在市建委的重视和领导下，城建档案馆有了长足的进步和发展。

市城建档案馆在积极拓展业务，做好服务工作的同时，加强内部管理，先后完善了业务制度、工作制度、党建制度在内的一整套规章制度，明确了城建档案的保密、接收、整理、借阅、鉴定、销毁等制度。组织编写了《××市城建档案馆指南》、《××市城建档案馆利用效果选编》、《××市城建档案馆大事记》。建立了科学、准确、齐全的档案总目录和分类目录。案卷的编制、整理、归档、编码、上架美观、整齐，完全达到国家标准的要求。建立了库房温湿度记录制度，库房温湿度完全达标，库房整洁，对档案的收进、移出、保管、利用都有详细记载。为库房安装了密集档案架、防盗门窗、温湿度记录仪、臭氧灭菌机、除湿机、吸尘器、灭火器、空调等现代化档案管理设备。2000年以来，先后投入资金50余万元，购置了微机、打印机、复印机、摄像机、照相机、vcd和工作用车等办公设备。目前，馆内已有档案柜192组，办公、库房面积达到1400平方米。单位内部设置办公室、档案管理科、技术指导科，现有工作人员10人。基本实现了档案管理工作的现代化、科学化、规划化。截止2008年上半年，市区建设工程档案报送责任书的签订率、建设工程档案归档率均达到95%以上。拥有规划、施工、竣工、征地、招投标、定额、环保、私人建房档案13715卷册，连年获得全省城建档案管理先进单位，并于2003年晋升为河南省5个一级城建档案馆之一，跨入了全省先进行列。

2、县及建制镇建设档案管理

市城建档案馆与各县城建档案馆（室）是业务指导关系，因而在工作上只能进行指导、督促、检查和协调，不具备行政约束力。为了建立一个包括全市建设系统、建设管理单位在内的、纵向到底、横向到边的立体城镇建设档案管理网络，更好地为城乡经济建设服务，2005年以来，我们加大了对城市规划区以外8个县城建档案业务的指导力度，目前，已有罗山、息县、商城3县建立了城建档案馆，工作人员纳入县级编制，配备了档案室及档案柜等设备和办公用房，建立健全了各项规章制度，档案管理、征集、借阅以及经费收入等项业务进入正规；固始、潢川、新县城建档案室做到了人员、经费、库房、办公室“四落实”，配备了档案保管设备，档案管理工作比较规范。其共同特点是：

①、县政府重视并支持城建档案工作，将档案馆纳入事业编制并解决人员、经费问题。

②、县建设局领导分工负责城建档案工作，协调系统内各口支持城建档案的征集、管理，帮助拓展ag尊龙app的业务范围。

③、有固定的办公室、档案室和档案保管、“五防”措施。

④、建立了各项规章制度，工作人员实行定岗定责。

⑤、部分县局还为城建档案馆（室）配备了计算机、扫描仪等设备，开展电子文件档案管理业务。

⑥、加强了城建档案法律法规的宣传，注重专业人员的学习、培训，提高业务技能和管理服务水平。

二、存在的问题

从以上事实可以看出，我市城建档案工作在市委、市政府的重视、支持和市建委的具体领导下，从困境中起步，艰苦创业，奋力进取，经过不断拓展业务，扩大服务范围，终于在2003年跨入河南省5个一级城建档案馆行列，并且连续获得省级先进单位称号，实现了历史上的第一次“三级跳”。

当然，在总结成绩和进步的同时，我们也应当清醒的看到，当前全市城建档案工作仍然存在着头重脚轻的现象——城市规划区内城建档案的征集、管理、利用实现了现代化、规范化，而所属各县及建制镇的工作却相对薄弱，具体表现为：

1、思想认识上的偏差。

在一定程度上还存在重建设、轻管理的现象，尤其是价值判断失当造成不能充分认识城建档案对城市长远管理的重要作用。有的单位把建设放在一个首要的位置，投入数百万元搞“物质资源”，却鲜有拿出资金去投资城建档案这项珍贵的“技术资源”！轻档案的根源在于档案管理是基础性工作，不能直接产生经济效益，容易使人忽视城建档案作为城市管理长远投资的必要性，忽视城建档案在解决征用土地、产权纠纷、维修隐蔽工程等方面所起到的不能取代的重要作用。因而在思想上认为这是一项可有可无、可轻可重的工作。

2、组织机构不健全。

八个县中只有罗山、息县城建档案馆单独挂牌办公，人员、经费纳入县级编制；商城县城建档案馆虽然有独立编制但与县建设职业技能岗位培训中心合属办公，一套班子两块牌子，属自收自支性事业单位；新县建设局的文书档案由局档案室负责，而大量的科技档案则由业务科室自己收集、整理、保管，各科室自行管理；固始、潢川、光山3县为局办公室属下的档案室，人员为1人且为兼职。

3、部分县城建档案库房小、设备差、容量不足，甚至没有防火防潮防盗设备，很难适应建设市场飞速发展的需要，现有档案的安全性、保密性没有保障。

4、对城市建设档案管理工作宣传不够广泛，不够深入，使建设单位对城建档案管理缺乏应有的法律认识，造成城建档案管理机构在档案收集工作上有一定的难度。同时，由于建设工程时间跨度长，有的单位不理解、不配合，客观上给档案管理工作的开展带来了一定困难，如果把关不及时，就会造成建设项目资料收集不全甚至永远失散。

5、档案管理人员的综合素质有待提高。一是城建档案是档案管理的新课题，具有复杂性、广泛性、专业性等特点，这就要求城建档案工作者既要有城市建设方面的知识，又要有档案管理方面的知识；二是对档案管理人员变动大、新手多，缺乏系统的培训，造成档案管理人员业务水平相对不高，业务知识跟不上形势需要，导致对档案管理意识不强。

6、档案管理、借阅、利用制度不健全，个别县因库房不足、人手少，导致当年审批的档案寄存于所属单位而不能及时归档；全市65个建制镇中，没有一个建设档案纳入管理范围，形成历史的空白。

三、几点建议

世界已经进入太空、微电子、全球化时代，中国正在进行一场前所未有的大转型，城乡建设正以前所未有的速度前进，收集、记录、保存、利用这些历史资料既是对现在负责，又是对历史负责，也是对后人负责，更是我们义不容辞的责任。我们在分析全市城建档案工作历史、现状、成绩和问题后，经过反复讨论，一致认为：城建档案工作，不但要有认识，还要有平台；不但要有具体措施，还要打“组合拳”；不但要有领导人的决心，还要有各方面的配合行动。因此特提出如下建议：

立即着手，加强县（区）级城建档案馆建设，形成一个纵向到底、横向到边的档案征集、管理网络，杜绝建设档案流失。

1、已经建馆的县，要有3—5名工作人员并保持相对稳定，增加库房面积、档案柜和“五防”设备，尽快达到三级档案馆的标准。

2、尚未建馆的县，是否由市建委领导出面协调，促使其尽快建馆，并解决人员编制、经费等具体问题。

3、建制镇应由县（区）建设局出面在镇城建管理机构明确一位认真负责能干的工作人员担任档案管理员，具体负责本镇建设档案的征集、整理、上报工作。