城建档案管理规范范文 -ag尊龙app

导语：如何才能写好一篇城建档案管理规范，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一是强化依法治档意识。城建档案馆提供信息量的大小、对社会吸引力的强弱，关键在于馆藏量是否丰富，是否能让使用者得到所需的城市建设信息。因此，首先必须严格依法扩大进馆档案的渠道，特别是竣工档案进馆的渠道，收集完整、准确的城建档案。目前主要应依据《中华人民共和国档案法》、建设部颁发的《城建档案管理办法》和国家档案局颁发的《城市建设档案归属与流间暂行办法》以及国务院办公厅《关于加强基础设施工程质量管理的通知》中的有关规定，认真做好档案的接收工作。其次，要根据本地的实际，制定地方行政规章，用法律法规来界定必须进馆档案的范围，明确责任单位和责任人应承担的责任，以确保新形势下城建档案进馆渠道的畅通。

二是要大力宣传城建档案管理的作用。目前，许多城建单位没有按规定将技术工程档案送给当地城建档案馆审验，建设施工单位及相关的项目管理人员对城建档案知识了解不多，对城建档案管理的重要性认识不够，也是社会各界对城建档案知之甚少，没有产生一种城建档案必须规范管理的氛围所至。因此城建主管部门、城建档案管理部门要采取多种方式向社会宣传城建档案的作用，使公众充分认识到规范的城建档案工作有利于推动城市进步，有利于丰富人民的文化生活，使全社会共同关心支持城建档案工作。

三是要加强档案的收集和整理。目前，各地档案馆普遍存在的问题是馆藏内容不丰富、形式单一、结构不合理。因此，城建档案馆要加强经常性的接收档案业务指导工作，及时帮助建设施工单位整理资料，积极上门收取档案，防止档案资料的散失、残缺不齐；经常与建设施工系统单位、主管部门沟通关系，掌握市政施工、建筑的动态，将建筑规划档案、市政工程档案等及时接收到档案馆存档。疏通建设系统的建设档案收集渠道，使档案的收集做到全面、系统、完整。随着服务措施的到位，收集渠道的畅通，收集方法的改善，档案资料将会大幅增加，这时就要注重梳理、精选，做到既全面又突出重点，讲究档案质量。

四是要采用科学的保管方法。首先要做好立卷和编号。对工程设计档案通常按“性质――工程项目”分类法进行分类，其立卷与编号要与分类科目体系相对应，规划设计档案最好能按归档年代立卷，每轮规划按年代顺序排列，对其案卷编号固定不变，即在一个案卷号下按年代顺序排列多卷档案，有利于调阅时对比，提高利用价值。其次要注意保管方法。为了更大限度地延长档案寿命，同时又便于提供利用，工程图纸最好实行单独保管，即把工程图纸从文书档案中分离出来，按照全宗、目录、案卷的先后顺序分门别类，编制目录，另设库房空间进行存放，具体地保管方法有两种：平摊式和卷筒式。平摊式保管，就是将工程图纸整张摊开平放，每张图纸编写一个顺序号，并按号编制目录即可。卷筒式保

管，就是将图纸一张或几张卷起存放，在编制目录时，首先按顺序编写一个“卷号”或“份号”，每卷（份）中再依次编写张号，然后编制目录以便查考。有条件的最好实行电算化保管，将资料信息、规划图纸等输入电脑，在电脑中查阅。

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关键词：城建档案；监管；创新；涵义；措施

城建档案工作是城市建设工作的重要组成部分，涉及了城市建设发展的方方面面，涵盖了城市建设的每一个环节和领域，整体反映了城市建设发展的水平，作为一种历史记忆依据和凭证，是其它社会服务和其它社会产品无可替代的，它是一项科技文化事业。随着新型城镇化进程加快，城建档案事业面临一些新情况、新问题。如部分单位城建档案意识淡薄，依法处罚力度不够等。因此，城建档案行政管理部门应从营造执法氛围入手，创新发挥城建档案行政监管职能，从而提高城建档案管理水平，服务城乡建设和经济发展。

一、城建档案行政管理职能及其涵义

首先，我们知道档案行政管理职能是档案行政主体作为国家行政管理的执行机关，依法对国家档案事务进行管理时应承担的职责和所具有的功能作用。它反映着国家档案行政管理活动的内容与基本方向，是档案行政行为本质的具体表现。而城建档案馆作为城建档案的行为主体，其职责是“负责拟定并组织实施全市城乡建设档案事业发展规划，负责对列入城建档案馆的接收范围的工程档案进行预验收并出具预验收认可，负责全市规化管理业务档案，建设工程档案、地下管线档案等城乡建设档案的统一接收、保管、利用及城乡建设档案信息资源的开发利用，负责对全市城乡建设档案工作的指导、监督、检查和有关人员的业务培训工作，负责对建设单位在建设工程竣工验收后，逾期未向城市建设档案管理机构报送建设工程档案的行为进行处罚”，由此可见，城建档案作为专业的档案馆，接收范围广，管理工作难度大，如果没有法律法规作保证，不依靠行政执法的手段来开展工作，城建档案规范、接收、监督指导等业务工作难以完成的，一些有法不依，执法不严、违法不究等严重背离依法行政的现象就会愈演愈烈。因此只有加强城建档案法制建设，坚持以法治档，努力提高依法行政能力，才能解决档案管理中的难题，才能保证城建档案工作的顺利开展。

二、城建档案管理部门履行行政管理职能中遇到的问题

规划、建设行政主管部门是城建档案管理的执法主体，城建档案馆是受规划、建设行政主管部门委托的执法部门。近年来，城建档案管理部门认真贯彻落实全面落实依法治国基本方略，依据《档案法》、《城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》等法律、法规，通过强化行政管理职能和加大执法力度，不断提升城建档案服务水平。但部分单位和个人城建档案法制意识淡薄，严重制约档案依法行政的进展。主要表现为：一是对依法治档仍缺乏根本认识。认为城建档案部门不是重点部门，档案工作不是单位工作的中心工作，往往得不到单位和领导的重视和支持，说起来重要，做起来次要；档案工作就是收收、借借，简单地把资料收集、整理和保管好，用起来找得到就行，没有意识到城建档案管理工作好坏是城市建设工作的一部分，是社会稳定、经济发展的重要依据，依法治档是保证档案管理可持续发展的重要保障。二是抓落实的措施不力。在城建档案工作安排上，强调得多，具体落实的少；业务上指令多、指导得少；基础建设上，资金投入得少；管理手段上，提出问题多，解决措施少。三是违法行为经常发生。如有的不向城建档案馆报送工程竣工档案，认为到城建档案馆归档与在本单位归档一个样。四是城建档案执法体制还不完善。机构的设置和运作、人员的落实管理、执法的标准和操作都有待进一步探索和完善[1]。

三、打造城建档案创新履行行政职能的良好氛围

(一)健全管理机制是创新履行档案行政管理职能的基础

首先是要积极推行目标管理模式，将城建档案纳入考核项目，要求所有负责工程建设的单位都必须要认真对待与配合城建档案工作，并且要规范化的推进相关工作。其次要坚持实施管理员持证上岗制度，要求所有工作人员的素质能力达标，规范化的推进城建档案管理。最后是要严格预验收管理，未取得预验收合格意见的，不得组织工程竣工验收，未取得工程项目档案验收认可文件的，不得办理竣工备案。

(二)部门联动协同管理，是履行档案行政管理职能的重要措施

城建档案工作离不开和各个行政部门的合作，比如与质监部门之间的档案移交、与房产部门之间的协作以及和各部门之间对于备案工作的合作。城建档案馆与建设单位在项目建设前期签订责任书的同时，归档工作就与各相关部门接口，如果城建档案馆未对施工资料验收认可，规划部门不得进行规划核实；城建档案未通过预验收不得进行竣工验收；如果该项目城建档案合格证，房产部门不得发放房产证。通过部门与部门之间的相互印证和相互制约的手段能够更好地促进档案归档的完善和监管[2]。

(三)转变观念，主动加强业务指导，是创新履行档案行政管理职能的保障

城建档案工作者应转变思想观念，摒弃“等、靠、要”的老观念，改变城建档案管理被动局面，开拓创新，主动服务于城市建设发展需要，服务建设项目，服务政府决策。如建筑行业一般由施工人员兼职资料管理人员，档案管理专业知识缺乏，如果档案业务的指导工作又跟不上，档案管理部门服务不到位，指导不及时，其工程施工资料势必达不到归档标准，档案形成质量和制作质量都存在问题，原始资料缺失、不准确、遗漏甚至丢失的现象就有可能发生，这是通过执政执法手段也无法挽回的损失。因此，档案人员要高度认识到城建档案及时归档的重要性，转变服务方式，积极作为，改变单一、被动的档案接收方式，走出办公室主动到基层单位，到建设工地，为基层为项目提供优质服务，开展业务指导和培训，通过网络平台，短信平台、电话等多种形式服务，做好业务指导工作[3]。这样，才能进一步提高基层单位、工程建设项目和广大群众对城建档案重要性的认识，了解城建法律法规，了解城建档案收集、移交、归档职责和要求，提高城建档案质量。

四、开拓创新，探索城建档案履行行政职能新途径

1.不断完善法规体系，提供可行之据

城建档案法规体系由六个层次组成，不同层次效用不同，除《档案法》、《城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》等外，城建档案管理执法还需要部门规章和地方性法规和规章相辅佐才行。所以将现行档案法律和行政法规条款，结合工作需要，进行细化和具体化，将有关责任部门和责任人的职责和罚责明确化，制定出具有针对性、前瞻性、具可操作性的城建法规很有必要。如依据《建设工程文件归档整理规范》和《城建档案业务管理规范》等推荐性标准，出台更具实际操作性和依据性的《城乡建设档案管理规定》、《城市建设分类大纲》《城市管线工程管理办法》、《城市管线工程档案管理办法》、《关于加强灾后重建工程项目档案管理工作的通知》等规章制度和行业标准。有的城建档案管理机构通过将有关推荐性标准纳入到《建设工程档案移交责任书》的范畴，成为签订后共同约定遵守的技术依据，具有法律效力[4]。

2.继续加强法制宣传、增强档案意识

目前，人们档案意识和法制意识还很薄弱，这为档案执法工作带来了一定难度。有的部门长期没有明确专人负责档案的收集、整理的工作，档案馆人员提出来后，仍我行我素，无动一衷；有的房地产公司老总，态度生硬、蛮不讲理，推诿扯皮；有些单位对城建档案和城建档案管理工作还缺乏进一步的认识，只顾眼前利益，视为自己资产，不愿移交档案。有些单位不是不愿移交或不愿配合，而是观念上没引起重视，或压根不知道法规要求，单纯依靠行政执法手段，效果有限。城建档案执法工作人员，针对有些单位人员流动大，业务能力不高，技术水平有限、法律法规了解不透的情况，开展业务培训、现场指导、疑点、难点答疑等活动，加大对城建档案的政策、法规和城建档案重要性的宣传，耐心细致讲解城建档案执法知识，帮助其尽快提高档案法制水平。不仅要利用会议、重大活动宣传，同时还可借助电视、网络、报刊、杂志等多媒体手段进行宣传，通过开展“城建档案法制讲座“、”城建档案法制知识竞赛“、”城建档案违法案例分析“等活动，进行了城建档案法制宣传，增强了法制观念和档案意识，认识到如果行政不作为，就是失职，是违法行为，会受到罚处。

3.突出执法重点、明确工作职责

城建档案作为一种不可再生的宝贵资源，通过档案形成、收集、整理、归档等档案管理措施是其安全、完整性的重要保障。在行政执法检查中，城建档案馆档案移交工作作为执法检查的一个重点内容，依据有关条例和法规，对城建档案违法行为及时依法进行了查处。让这些单位或人员深刻认识到，档案移交工作不仅是档案管理人员的责任，作为单位档案管理的重要环节，也是各级领导和行政管理部门的重要职责，要把档案移交作为一项重要工作来抓。

4.寻求多种措施，寻求执法效果

城建档案馆依据档案法、规范法等法规和制度，结合建设项目工程专业要求，不断分析和总结积累经验，采取多种措施措施，积极寻求执法效果。一是采用签订《城建档案移交责任书》，用合同约定加以约束，采用行政执法手段，提前规范建设单位报送档案的归档责任、归档范围和归档期限。二是强化政府职能，结合城市建设法律法规，加强执法队伍，定期组织城建档案人员的上岗培训，实行城建档案人员取证上岗等行政规定；三是把城建档案管理和行政执法列为城建档案馆议事日程，明确责任领导和责任人职责，同时精心组织，周密部署，把执法检查和城建档案管理、开发城建档案信息资源等有机融合，把城建档案行政执法作为新形势加强城建档案管理的重要举措来抓。四是强化监督检查。通过联合执法检查、常规性的城建档案执法检查以及综合检查与专项检查相结合的办法，不定期的开展城建档案行政执法检查，及时纠正违章违规行为，确保档案真实、完整及时收集到位。五是严格执法。如我们对市城区灾后恢复重建在建工程项目档案进行执法检查，重点检查建设工程资料编制是否与工程建设进度同步，建设工程资料的收集整理归档情况，建设工程资料的形成是否真实、符合规范要求，监理单位对工程档案资料编制指导监督是否到位，还专门给市教育局、市卫生局发函，就教育、卫生系统灾后重建工程档案归档移交工作提出要求。检查结果表明，各单位普遍重视灾后恢复重建工程项目档案工作，做到了集中统一管理，制度健全，规范有序，保管安全[5]。

5.利用信息化平台，高质有效提升城建档案依法行政的重要手段

以城建档案信息化为目标，档案信息化规划应从顶层设计，从创新管理、制订标准、开发系统、建设数据库等方面着手，形成内外协同，资源共享的管理机制，完成了数字档案馆的硬、软件建设，利用档案管理系统软件系统，开展了案卷级著录和计算机检索功能，逐步完成馆藏档案数字化工作。围绕城市规划和建设工程内容，出台相关文件规定，创建全市建设工程电子文件在线归档的管理机制，全面开展原生电子文件归档接收，进行建设工程纸质档案和电子档案同步预验收，并要求建设单位向城建档案馆移交纸质档案时，同时移交工程电子档案。搭建档案管理网络，建设工程电子档案管理专题培训，为规范建设工程电子档案奠定基础。搭建规范档案管理业务档案网络，协同主管部门各平行机构创新规范管理业务电子文件在线归档管理机制；加强与相关部门的协同配合和资源整合，提升行政行为的技术含量和城建档案信息数据的利用价值。依法治国是我国的基本国策和治国方略，依法行政是依法治国基本方略的重要内容。在此新形势下，进一步加强城建档案依法行政可以说是大势所趋，任重道远。城建档案管理工作者必须紧紧依靠《档案法》、《城乡规划法》等法律武器，拓宽行政执法途径，才能使城建档案管理真正走上法制管理的道路。

参考文献：

[1]任凤晨.依法治档是城建档案事业的支撑[j].城建档案,2014, 12:40-42.

[2]李红霞.基于知识管理视阈下的城建档案管理问题研究[j].办公室业务,2015,12:58.

[3]彭明.开发区城建档案信息资源整合与利用——以苏州工业园区城建档案馆为例[j].办公自动化,2015,15:44-47.

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(一)对城建档案数字化工作的认识不全面,观念落后

城建档案数字化不只是将城建档案信息从传统载体转化为数字化载体那么简单。数字化后形成的城建档案信息与传统载体的城建档案信息内容虽然相同,但毕竟载体形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。数字化后的城建档案信息在计算机环境下,通过数据库管理系统和网络通信技术等现代化数字信息管理手段进行管理,能够给城建档案信息资源带来更高的管理效率和更大的利用价值。如果对城建档案数字化建设认识不全面,对计算机信息管理相关功能缺乏清楚的认识;不能按照计算机信息管理系统建设的要求进行规划,就会造成建设初期因缺乏规划,无法充分发挥作用。事后还要进行再次建设,从而使投入资源严重浪费。

(二)基础条件限制,对城建档案数字化水平和质量产生根本的影响

城建档案数字化工作是一项复杂的系统工程,需要一定的基础条件作为保证,如人员、技术、设备和经费等。由于受到单位幵展城建档案数字化工作基础条件的限制,城建档案数字化工作的水平必然会受到一定的影响。

(三)城建档案数字化标准和规范有待细化

在城建档案工作中,建立城建档案行业的法律法规及标准规范一直是城建档案管理的重要工作之一。有关档案数字化的国家标准目前只有由国家档案局于2005年4月的《纸质档案数字化技术规范》和2009年11日的《缩微胶片档案数字化技术规范》是直接针对档案数字化工作的。这两个标准都属于行业标准,对档案数字化工作提出了原则性规定,具有一定的指导意义。但是,在实际工作中,仅仅依靠这两个标准是不够的。还需要制定符合实际情况的具体标准和规范。比如有关城建档案数字化工作实施的细则、有关城建档案数字化的流程及工作要点和质量管理办法等。以便强化数字化工作中的技术要求和安全保障,这样才有助于城建档案数字化工作质量的控制。

(四)城建档案数字化人员素质有待提高

在城建档案数字化建设中需要各类专业人员的参与,人员素质的高低直接影响着城建档案数字化的质量。其中主要的是城建档案管理人员和城建档案数字化加工人员的素质对城建档案数字化工作的影响最大。

(五)安全问题直接影响

城建档案数字化的质量城建档案数字化工作中存在着安全问题主要来源于两个方面,其一是加工过程中对实体城建档案的安全问题,其二是计算机及网络安全对城建档案信息资源安全的影响。在城建档案数字化加工过程中,很多环节都需要直接接触城建档案原件。安全工作不仅在于城建档案原件的物理安全,也包括城建档案信息内容的安全,也就是不能泄密。城建档案数字化加工成果是存储在计算机数据库中的,成果的管理和利用需要在计算机系统中和网络环境下进行,这就涉及到计算机及网络安全问题。包括:系统的安全、病毒的防范、非法入侵的预防等。

二、城建档案数字化质量控制中问题的对策

(一)采取措施保障

城建档案数字化的基础条件城建档案数字化离不幵相关基础条件的保障。没有良好基础条件作保障,城建档案数字化的质量难以提高。基础条件提高的主要方法是通过城建档案部门依据国家制定的相关法律法规,积极幵展城建档案工作,加强城建档案工作宣传,获得社会用户和各级领导部门支持。目前国家对城建档案工作十分重视,制定了大量有关城建档案工作的法律法规。例如《重大建设项目城建档案验收办法》中规定,“项目城建档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经城建档案验收或城建档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目竣工验收”。《中华人民共和国行业标准科学技术研究课题城建档案管理规范》规定“科技管理部门在下达科研计划时,同时向课题组下达建档任务。城建档案部门负责对建档工作进行监督、指导”。这些要求使得各级领导对城建档案工作的重视程度加大。

(二)做好城建档案数字化建设前期调研与组织规划

1.开展馆藏城建档案情况调研

馆藏城建档案信息调查是开展城建档案数字化的前期工作之一。主要是对实体馆藏城建档案的管理情况进行洋细调研。进行城建档案数字化的一个重要目的就是为用户提供更加方面快捷、高质量的城建档案信息服务。

2.正确选择数字化软件选择

城建档案数字化管理软件是城建档案数字化工作的一项重要环节。也是城建档案数字化建设之后,城建档案部门开展城建档案管理和服务的基础。因此,应当根据单位或部门对城建档案数字化所需要达到的目标,结合各个城建档案管理软件开发部门开发的城建档案管理软件的技术特性正确选择。一般应选择市场上较为成熟的管理软件。因为这些管理软件代表了城建档案数字化管理的最新技术。适合于今后对城建档案数据资源的迁移和通过网络进行交换。另外,还应考虑到城建档案管理部门的规模。在选择城建档案管理系统时就应当选择功能各自独立,操作时只显示相关功能界面的软件。这样也符合在城建档案管理和利用时加强城建档案信息的安全保密的要求。

3.正确确定城建档案数字化加工范围

城建档案数字化建设工作量大,投入资金多。必须按照一定的原则划定城建档案数字化加工的范围。《中华人民共和国行业标准纸质城建档案数字化技术规范》对城建档案数字化对象的确定原则是“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质城建档案文献才能进行数字化。”其中的原则包括:符合国家法律法规的原则、价值性原则。价值原则主要指“应永久或长期保存的、社会利用价值高的城建档案可列入数字化加工的范围制定合理的城建档案数字化加工方案城建档案数字化加工工作开展之前应该制定合理的加工方案。使参与加工工作的人员了解整个加工工作有哪些阶段;明确每一阶段要完成的任务、完成每一项任务所需要的设备和质量要求;以及达到要求应采取的措施。加工流程的制定应当根据前期调研所了解的馆藏城建档案情况、城建档案数字化加工的方式、设备和人员等情况制定。

4.依据国家制定的标准

结合实际设定相应加工标准和参数依据国家制定的标准,结合实际设定符合本单位实际需要的标准和相应参数,建立规章制度是城建档案数字化质量控制的又一关键。目前,国家制定的档案数字化标准有《纸质档案数字化技术规范》和《缩微胶片档案数字化技术规范》。在实际工作中应以国家标准为依据,制定符合本单位实际的城建档案数字化具体标准和规范以及相应参数。标准和参数的设定应充分考虑到本单位工作情况、数字化管理软件的功能等。但是,现在的计算机技术已经有了巨大发展,计算机存储容量发展到t时代;用户对数字化后的城建档案原件的利用要求也会有所提高。如果仍然按最低标准参数的设置进行扫描,有可能不利于今后的管理和利用。应当根据城建档案部门城建档案数字化基础条件,用户需求的情况,对具体城建档案扫描参数做适当调整。以满足管理和利用需求为基础。

5.加强城建档案从业人员的培训

提高业务素质城建档案数字化工作中人员素质的高低直接影响数字化建设的质量。为保证数字化工作能高质量完成。必须在开展工作之前对从业人员进行一定的培训。参与城建档案数字化工作的人员一般包括两部分。一是城建档案管理人员,二是城建档案加工人员。针对不同人员应采取不同的培训内容。对从事城建档案管理工作多年,特别是对于传统载体城建档案的管理,具有一定的管理基础的城建档案管理人员的培训,主要是加强应用新技术设备和城建档案管理软件的能力。同时,注重加强城建档案管理人员的职业道德和责任心的教育。城建档案数字化加工人员一般都具有一定的计算机操作和数据库应用能力。针对他们的培训内容主要是有关城建档案管理的基本知识,以及数字化加工过程中相关参数和要求控制方法等。使他们能够依据制定好的数字化加工标准和参数开展工作,减少著录、分类、扫描等方面的错误。同时,加强城建档案工作安全意识方面的教育。

6.加强城建档案数字化安全管理制度和方法的制定

工作城建档案数字化加工过程中应重视安全问题。加强安全管理,防止城建档案信息在加工过程中受到损害和泄密是做好城建档案数字化加工工作的重要环节。应从管理和技术两方面采取措施。首先,加强规章制度的建设。其次,采取措施从技术手段上保证城建档案的安全保密工作。例如使城建档案数字化系统服务器和客户端计算机与外网实现物理隔绝。防止网络入侵和黑客攻击;加强计算机病毒的检查;对城建档案数据库进行定期备份。另外,严格选拔数字化加工人员。要求参与城建档案数字化工作的人员具有责任心和较强业务素质。对数字化城建档案加工和管理中存在的安全隐患有清楚的认识。

(三)做好城建档案数字化转换的前期整理工作

城建档案进行数字化加工的首要工作是对传统载体城建档案的整理,这是顺利开展城建档案数字化转换的前提条件。主要工作包括:城建档案鉴定、城建档案修复和城建档案规范化。城建档案鉴定主要是依据以确定的城建档案数字化加工范围,对具体城建档案进行鉴定。将具有较高价值、有特色或利用率高、需求大的城建档案挑选出来,作为数字化加工的对象。

(四)加强城建档案数字化各环节的登记制度

城建档案数字化工作环节较多,每一环节的质量都对下一环节和整个加工成果具有重要影响,为保证每一环节工作质量。在加丁.的各环节都应该建立登记制度。例如在城建档案整理过程结束后填写《纸质城建档案数字化加工过程交接登记表》,详细记录城建档案整理后每份文件的起始页号和页数。在城建档案扫描工作结束后应填写《纸质城建档案数字化转换过程交接登记表》,登记扫描的页数,使实际扫描页数与城建档案整理时填写的文件页数一致。

(五)加强各个环节检查、监督、验收及评估

城建档案数字化工作幵展过程中,需要对工作流程中各个环节进行检查、监督、验收及评估。这是城建档案数字化质量控制的重要环节,也是保证城建档案数字化成果质量的关键手段。通过检查和监督可以保证城建档案数字化工作的各个环节能够按照预先设定的技术要求正常进行,对出现的问题能够及时发现并通过调整各项参数等方式加以解决。验收包括各环节的验收和总体验收。各环节的验收保证了交往下一环节的工作能正常开展。总体验收是保证加工成果能满足城建档案管理和利用的要求。评估工作是对整个数字化过程中,城建档案的扫描质量、城建档案信息的真实完整性、城建档案数字化成果等通过制定评价指标、评价标准等进行综合测试和评价。

(六)注重城建档案信息的深层次加工

城建档案从传统载体转化为数字载体的过程中,应注意城建档案信息的深层次加工问题。不能将城建档案数字化工作简单化、形式化。城建档案数字化的目的是为了更好的管理城建档案,并为用户提供更方便的利用条件。在城建档案数字化加工过程中完善城建档案著录信息,是对城建档案深层次加工的一个重要手段。通常情况下城建档案著录主要内容包括:文件名称、责任者、文号、页号等。城建档案数字化中如果仅是将这些信息转化到数据库中,就很难满足用户的需求。也不能完全体现出数字化后著录信息对城建档案工作带来的更多优势。城建档案数字化应充分体现计算机数字库管理系统对信息管理所带来的优势。城建档案数据库管理系统通过元数据对城建档案信息进行描述。可以表现城建档案文件的来源机构的层次关系,也可以通过主题标引实现城建档案文件事由方面的集中。因此,在城建档案数字化加工中应该加强对城建档案著录信息的关注度。通过著录来描述城建档案文件之间的深层次的联系。提高城建档案信息的利用价值。特别是对主题标引信息描述,因为通过主题标引可以增加对城建档案信息背景的描述,对用户的检索具有特别的意义。

三、结束

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关键词：实行目标管理工作； 促进城建档案事业的发展；管理办法

中图分类号：c29 文献标识码：a

延吉市是延边朝鲜族自治州首府，是延边州政治、经济、文化中心，是具有朝鲜族特色的边疆近海城市。具有对外开放和国际性地区经济合作的优势，是联合国unpd图们江地区开发大“金三角”的支点城市之一。

延吉市城市建设档案馆，紧跟城市发展步伐，着眼观念创新，大力培养人才，坚持科技先导，注重以法治档，优质服务社会，促进全面发展，争创“国家一级馆”目标。按照国家建设部《城市建设档案目录管理达标升级考评办法》的标准和要求，以积极的姿态，扎实的工作，投入到目标管理之中，通过多年的努力，加大了资金投入，强化目标管理，规范城建档案业务工作标准，使各项工作步入了制度化、规范化、现代化轨道，取得了馆藏上标准，管理上台阶，业务上水平，服务上一流工作佳绩，通过各项工作的努力取得了国家一级城建档案馆的考评验收。我们对目标管理有以下几点感悟：

抓创新，强发展，增强领导意识

城建档案创新发展，关键在领导。延吉市城建档案工作的进步与发展离不开领导的关心和支持。市政府对全市城建档案工作统筹惟幄，审时度势。1998年国家取消了竣工档案保证金制度之后，市政府及时制订和出台了相关的行政管理措施，印发了《关于加强工程档案管理的通知》、《关于切实加强工程档案管理工作的通知》，使城建档案工作及时摆脱了一时无所适从的闲境，确保了工程竣工档案的归档率使城建档案事业能够健康稳定地向前发展。延吉市住房和城乡建设局、历任领导数年如一日把城建档案工作列入议日程，纳入城市建设规划和目标管理范围，摆到重要位置来抓，明确分管领导与基层单位建立领导联系制度，落实责任制度。每年对城建档案工作有计划安排，为了从根本上解决我馆现代化设备紧缺的问题，拨款45万元用于现代化设备的购置与建设。经过努力，并配有相当数量的档案密支架、多功能工程复印机、照相机、摄影机、档案资料接收软件和档案异地备份管理等，拓展了技术服务功能，为城建档案事业持续发展奠定了物质基础。

领导对档案工作的重视，还体现在着力培养干部职工爱岗敬业的精神风貌上。上下拧成一股绳，从而形成了“团结、奋进、创新、奉献”爱岗敬业的行业精神，为顺利地开展各项工作打下了较为坚实的思想基础。我们一方面加强行政管理，严格劳动纪律，规范工作行为，另一方面推行城建档案工作目标责任制，每年将城建档案工作任务目标层层分解细化，落实到人，定岗、定人、定责任。不定期地召开业务工作会议，分析形势，交流工作经验，查找存在问题，使城建档案工作环环相扣，确保城建档案管理工作不断创新发展。

二、抓规范，强管理，增强法制意识

我馆十分重视城建档案法规制度建设工作。市政府颁发了《延吉市城市建设档案管理规定》、《延吉市建设档案接收进馆质量标准》，以市政府名义及时下发了《关于加强建设工程档案管理的通知》，实行建设工程档案报送责任制，从建设工程的源头抓起，有力地保证工程档案按时接收进馆。针对一些单位法制意识淡薄，对在规定时间内不移交档案的违法行为置若罔闻，市政府召开全市执法听证会，并依法进行处罚。使城建档案工作完全走上了有法可依、有章可循、依法治档的轨道。我们还经修订补充完善，逐步建立了馆（处）科室工作职责、业务岗位职责、业务管理制度、行政执法制度等。特别是业务规范建设得到加强，选后研究制定了《延吉市城市建设分类大钢》、《延吉市建设档案案卷质量标准》、《延吉市城建档案密级划分规定》等。实践证明，一系列法规制度与措施的制定与落实，为加强城建档案工作规范管理提供了必要保障。

三、抓人才，强素质，增强“队伍”意识

一是做好干部知识更新工作。全馆人员分别参加了建设部、吉林省有关城建档案专业培训，有针对性地参加了计算机应用培训，专业技术人员的城建档案和档案理论培训率达到100％，通过多途径、多形式的培训，及时更新和丰富了干部的档案理论与实践知识，工作能力有了明显提高；二是培养“一专多能”复合型人才。“一专”即精通本岗位业务，能独立解决重大业务疑难问题，“多能”即会业务指导、会档案管理、会计算机操作。熟练掌握本科室及相关科室业务，加强能力锻炼，使全馆人员除在本职岗位上各有一技之长，还具备了两种以上城建档案业务技能；三是构筑城建工作网络，对全市档案工作人员进行业务培训。我们除组织和选送城建档案业务骨干，参加档案行政主管部门举办的各类培训外，重点依靠自己的业务技术力量，举办各种专题业务培训，主要有城建档案政策法规、业务规范标准，新技术新知识在档案领域的运用等；四是虚心向兄弟单位学习，吸取成功的经验，开展馆际的交流，互为信息传递，共同促进提高。我们先后到过湖北、沈阳、长春等地的城建档案馆学习取经。通过学习，开阔了视野，避免了工作中的失误，有效遏制了不必要的浪费和损失。

四、抓业务，强内功，增强创优意识

（一）、加强业务指导，服务基层。

按照“城市建设发展到哪里，”城乡档案工作就延伸到哪里，跟踪服务到哪里的工作思路，业务指导人员坚持深入建设单位、施工现场，对重点工作进行跟踪中指导。在实践工作中，采取联络人登记制，电话联系，对区域内建设工程档案进行具体指导，及时做好记录，积极开展竣工档案验收工作,保证了归档率。

（二）、城建档案现代化管理工作列入发展规划，提到议事日程，对专业档案和各类工程档案信息实行计算机录入，提高了工作效率。根据建设部、吉林省的城建档案人类大纲要求，我们对所有馆藏档案进行了全面整理，统一了格式，对不规范案卷重新组卷整理，建立了各种目录和检索工具，提高了档案管理科学化、标准化、规范化水平。严格保管期限和密级划分，建立和完善了各项统计台账。库房管理落实“八防”措施，严格控制温湿度，保证了档案保管质量。

（三）、开发信息资源，发挥档案效益。

1、努力为用户提供优质服务。我们在干部职工中开展了“文明服务、优质服务”，通过岗位技术训练，要求档案管理人员熟记馆藏内容特色、分类规律和库区档案颁布情况，达到调档准确、快捷；为用户提供方便。

2、努力为用户提供多样化服务，除做好日常的接待外，我们开展了电话咨询、信函传送、上门服务等工作，以满足用户的不同需求。

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一、城建档案法律法规的建设，创造了城建档案工作的外部环境

城建档案工作是档案工作的一部分，同时又是城市建设管理的一部分。在执行有关法律法规时，一要参照《档案法》。因为《档案法》规定了各级档案行政管理部门的主要职能，就是指导和监督，其中监督就是执法。二是要参照《中华人民共和国城乡规划法》（以下简称《规划法》）。因为在《规划法》中涉及到城建档案工作，是在工程竣工验收后必须向行政主管部门移交城建档案资料。依据《档案法》《规划法》，国家住建部颁布了《城市建设档案管理规定》（以下简称《规定》），使城建档案管理工作可以有法可依，有章可循。城建档案馆要做到依法治档，必须用足这些政策和法律法规赋予的权力，这一系列的法规和规章，明确了城建档案事业在国家经济建设和社会生活中的地位和作用及具体操作规范，这些法律法规和规章的出台，将城建档案的管理纳入了城市建设法规系列，推进了城建档案工作的规范化、科学化，标志着城建档案管理工作进入了一个新阶段，为城建档案事业创造了一个良好的外部环境，使城建档案接收工作由被动变为主动。城建档案在城市建设中发挥着巨大的作用，是为城市规划、建设、管理服务的。根据《规定》住建部出台了《建设工程文件归档整理规范》(以下简称《规范》)。在《规范》中规定了城建档案归档文件及其质量要求，对归档内容、归档文件范围、质量要求、立卷的原则、方法、编制、整理，还有工程档案的验收与移交制定了详细的国家标准。依据《规定》《规范》的要求，城建档案设有18个大类、102个属类。城建档案馆档案工作人员通过努力，尽量建立健全档案门类，丰富馆藏，可是存在接收渠道不畅通、接收难的问题，使有些大类档案至今还是空白或少之又少。只有疏通档案接收渠道，加强法律法规的建设，逐渐建立起门类齐全，结构合理、符合质量要求的馆藏体系，才能使城建档案工作健康发展。

二、依法治档，严格执法

城建档案馆是以城市为单位建立的永久保存城市重要城建档案资料的基地，是各有关方面，有关人员研究、利用城建档案的中心，是为城市积累和贮存城建档案，为城市规划建设和管理服务的。《档案法》赋予了档案部门监督职能，有法可依，但是关键在于实施和监督。可是在实施这些法律法规的过程中，并不是很顺利。按照《规范》《规定》要求，在城市建设中形成的工程技术档案要移交城建档案管理部门进行管理，而在城市建设中形成各种专业的工程档案，按照城建档案分类大纲要求，分为18大类，可是我馆自上世纪80年代建馆以来现存的档案大类，其中城市建设管理类、工业建筑类、民用建筑类居多，市政工程类近两年在领导与相关部门的疏通下陆续进馆，城市规划类和公用设施类都数量有限，交通运输类、名胜古迹园林绿化类、城市科研类、人防军事类、声像类等大类档案很少，甚至有的大类还是空白，如水利防灾类、工程设计类、地下管线类，这些档案大多数保存在行政主管部门。所以我们城建档案馆现存档案门类不齐全、结构不合理、没有形成系统的管理体系。自建馆以来，形成了以提供利用为重心，业务指导为中心，重服务轻监督，重指导轻执法的工作方式。指导和监督是相互依存的两个方面，指导、监督的力度不够，要依法治档，杜绝违反档案工作法规的事，及时补救。加大力度宣传贯彻法律法规，取得相关部门、领导的支持与配合，严格监督，才能出效益、出质量。城建档案的业务指导既具有行政管理职能，又有执法监督的职能，同时又是一项专业技术活动。城建档案的业务指导是一种法定的档案行政活动，而不是一般意义上的指导活动。有关档案工作和城市建设的法律、规章、制度，如《档案法》、《规划法》、《建设工程质量管理条例》等都是城建档案业务指导工作的依据，城建档案馆是城建档案业务指导的主体。如何依法治档，发挥依法治档的能动性，有效地执行城建档案法律法规？只有提高城建档案工作者的法律意识和法律修养，通过社会舆论和新闻媒介宣传城建档案法律法规、城建档案工作的重要性及城建档案的社会价值，领导带头学法执法，加大执法力度，才能依法解决存在的问题。

三、强化监督，促进城建档案执法

在城建档案法制建设中，依法监督，是法律赋予的一项十分重要的职责。有效地实施监督，可以减少违法行为。在城建档案管理部门，建立管理完善、制约有效的监督机制，加大执法监督力度，发挥法律监督、行政监督、群众监督、舆论监督的作用，保证执法权力依法行使。如何能有效实施执法监督机制？一要健全组织，依法行政的水平与部分领导执法队伍素质密切联系在一起。加强领导，提高认识，充分认识依法行政工作的重要性、长期性、艰巨性，把依靠政策管理转变到依靠法律法规管理。二要学习法律法规，提高依法行政的水平，提高执法队伍的水平，加强执法队伍建设，我馆的执法队伍有具有专业职称的工作人员，参加城建档案执法人员培训，取得执法人员执法证，持证上岗。他们不仅仅是城建档案工作者同时还是执法者。档案行政执法工作效率在很大程度上取决于档案执法人员综合素质及执法水平。执法人员要认真学习和熟练掌握档案法律法规，在明确自身权利和义务外，还必须学习掌握其他法律知识，如《行政处罚法》《国家赔偿法》等，规范执法行为，严格执法程序和处罚尺度，做到执法工作经得起法律的检验、社会的监督。三要加强城建档案执法检查，通过纠错提高各参建单位的城建档案意识。用法来规范施工过程中的档案资料是否齐全、归档是否规范，否则责令整改，直至顺利移交进馆。这样，执法检查对提高参建各单位的档案意识和重视程度起到积极的作用，推动城建档案的收集工作。调动大家积极学法、遵法，才能创造依法治档的良好环境。

四、结束语

当今社会是一个法治社会，城建档案管理部门要坚持依法治档，而不是以法治档，避免将档案的法律法规作为摆设，切实认真履行法律赋予我们的职责。在工作中，充分运用城建档案法律法规规范城建档案的接收指导工作，宣传城建档案对社会的重要性和城建档案法律法规的要求，切实、有效地履行政府赋予的职能，正确行使执法权，通过合法的执法，强化监督，促进城建档案执法。

作者:陈晓莲 单位:呼和浩特市城建档案馆

参考文献：

[1]李红芳.依法治档是建设档案强国的先决条件[j].城建档案，2014,(9).

[2]林源.档案法制建设的现状与对策[j].兰台内外，2013,(6).

[3]刘顺英.在实践中提高档案法制建设水平[j].山西档案，2008,(s1).

[4]刘洋.关于我市档案法制建设中存在问题的研究[j].科技信息：科学教研，2008,(8).

[5]韩艳新.从档案执法浅谈我国档案法制建设[j].山西档案，2007,(s2).

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档案是人们对生产、科学、文化生活等社会实践的记录。城建档案是在城市规划、建设、管理、科研活动中形成的，并以文字、图纸、数据、声像、模型等各种载体进行呈现，是城市规划、建设管理的真实记录，再现了工程项目管理过程和工程实体的真实面貌，详细的记录并见证了城市的历史发展过程。人们通过了解城市的发展进程从而增深与自己所在城市的感情，有效地提高了民族凝聚力与团聚力。

二、在推进城建档案建设进程中所出现的问题

1.对城建档案意识不强。城建档案工作的领导们缺乏城建档案建设的意识，没有深刻意识到他们在城市发展进程中扮演的重要作用，没有对城建档案在城市发展进程中的作用机制有充分认识。导致政府领导认为不需要再发展，也不需要提升档案管理的质量，制约着档案管理人员的工作积极性和责任感。一旦档案管理工作中出现经费、人员、设备等问题时，也没有相关部门保障其能得到有效解决。

2.对城建档案的作用机制无深入研究。若想让城建档案工作充分发挥它的优势，必须清楚地了解它是如何在城市文化建设中发挥作用的，发挥着怎样的作用，它的实际体现方式是什么，保证其有效发挥作用需要具备哪些必要条件，即就是说，在实施城建档案的进程中，我们事前要做哪些相关准备工作，包括政策上、具体实行方案等问题。而在实行的过程中会遇见什么问题，遇见问题我们应如何处理等等一系列的问题。

3.城建档案管理体系不健全。（1）档案管理人员整体素质偏低。城建档案的管理不够规范化，主要是由于政府领导的无意识直接产生而来，所以档案管理人员整体素质偏低，对相关专业未进行充分掌握，包括档案数据的整理、分类、保存、分析、利用，对现代化设备的操作应用不熟悉，导致在一线实践环节就出现问题。（2）相关配套硬件设施不健全。档案管理部门相应的库房条件和防火、防潮、防有害气体、防污染、防震、防盗等要求应符合jgj25的规定。当意外情况发生后，造成重要资料的损毁时，应及时采取补救措施。此外，档案室未配备实现现代化档案管理所必须的计算机、网络及相应的管理软件等，也会严重影响数据的可利用性。(3)相关实施政策不完善。由于对档案规范化管理体系的作用机制的研究不深入，故实施政策和相关保障政策尚有待完善，如缺少对档案的分类依据，保存年限，特殊资料等相关内容的科学规定，以及对网络档案管理体系建立的忽视，对档案管理工作的进行造成不便。

三、应对措施

1.加强政府部门的城建档案意识。政府领导应着重对城建档案进行规范化管理，并开始着手实施规划和发展。加大对档案管理工作的宣传力度，提升档案管理工作人员的认知高度，变革档案工作职能和方法，改变传统的重藏轻用、被动服务的局面，让档案利用服务手段多层次、多样化。这是实现城建档案规范化管理的前提。

2.深入研究城建档案的作用机制。在政府领导提高对城建档案管理意识的基础上，加深对城建档案管理作用机制的研究，重点解决在城市建设活动中存在的问题，以及要达到保证其实行的目的应采取的相关措施等等。比如利用测量控制点成果为城市建设和市政建设服务；利用丰富的地形图资料和地理信息数据进行深层次的加工以满足各行各业的需要；利用各个时期的地形图为各单位和个人提供用地界线和房地产确权……只有通过努力的探索，才能真正发现城建档案管理的深层作用机制和利用效果，行之有效地将其应用于城建档案管理工作中去，更好地为城市建设发展做出贡献。广州成功申报2010年亚运会，就是利用体育场馆规划成果提供的详尽的基础资料，成为申办报告的主要章节。广州市城市规划勘测设计院就是利用丰富的城建档案资料，积极参与设计工程投标，承接大型建设项目工程的勘察任务，使原有的档案资源发挥更大作用，释放更大效能，带来更大社会效益。

3.健全城建档案体系。建立完善的城建档案规范化管理体系，还需要从提高档案管理人员的综合素质、完善相关制度、将相关硬件设备配套齐全三个方面入手。通过专业研究人员面向全社会的培训建立起全体社会公民以及档案管理人员对城建档案规范化管理的意识，让他们真正领会其意义所在。其次，通过建立与之匹配的政策及相关规定来保证它的实施。最后，将相应的硬件设备配置齐全，来确保档案资料的有效利用性。

四、总结

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与城市经济的发展，城市的建筑，传统纸质城建档案的处理方式，现在档案信息化的方法比较，有很多缺点，比如：传统的纸张处理需要巨大的仓库，借贷的链接很耗时间，适当把档案实践处理很多不便。随着现代社会信息化的发展，构建城市建设档案信息化势在必行。与现代计算机相结合，档案文件将数字化，进步的城市将为处理能力建设档案，以加速城市的建设。本文就城市建设档案的建设提出了几点建议。 

一、城市建设信息化建设的问题 

（一）缺乏整体指导，导致系统标准的发展 

摘要20世纪80年代初，我国档案计算机处理技术的应用起步，对许多机构、企事业单位都十分敏感。在20世纪90年代，电子文件大量出现，电子文件变得越来越流行。然而，我国档案馆计算机处理和信息化建设相关标准的起草工作才刚刚起步。虽然标定工作已经开始，但发展缓慢，相关标准已经制定，内容缺乏系统和兼容性。 

（二）档案性质的影响 

档案的原始记录，其在文件和档案内容上的表现，因为现在是当事人的手写手稿，如单位印章和领导签名原件都有相关的法律文件。但在现在的档案信息化中，档案主要以数字化、新方式，如電子文档，所有内容在电脑上的变化，造成，因为原始记录性档案的内容不存在。如何判断它是否具有法律凭证的功能，已成为档案工作的新课题，发挥数字化、电子文档的作用，可以转化为档案的关键环节。 

（三）档案信息化管理队伍的建设 

重点为城建档案管理的信息化进行人才储备，提高城建档案信息化队伍的专业程度和综合素养。 

（四）缺少统一标准和相关规范的约束 

城市建设档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。然而现状为：计算机的软件开发不具有整体规划性，其相关软件在通用性、实用性等方面存在较为严重的不足；缺乏技术上的支持和相关网络技术作为后盾，这些因素都严重影响着档案信息化建设的进程。 

二、城市建设档案管理信息化建设建设性意见 

（一）必须以国家战略的指导思想，自上而下地组织对档案信息化的标准制定 

我国展开档案信息化建设前后也有20年了，可是整体情况很不理想，档案信息化建设的功用、效果、效益远未充分显现出来。其原因之一就是安排程度低下，缺少有力的统筹、有用的辅导。而事实上，档案信息化建设现已成为许多发达国家的战略办法之一，由国家制定并自上而下地安排施行国家级的战略办法。美国国家档案与文件署于1998年起耗时6年致力于对电子文件永久保存的各种功用需求、技术办法及其可能性的全面证明和试验，2005年美国国会拨款3亿多美元建设电子文件档案馆，用于确保联邦政府电子文件档案的永久实在和大众使用；英国将电子文件管理归入国家信息化工作的责任规模，并制定施行《电子政务环境下电子文件管理方针框架》的国家方针办法；澳大利亚已将电子文件管理作为政府绩效查看评价的重要内容与根据。 

（二）完善相关准则规范 

对档案相关管理进行相应的规范化和规范化建设是现在档案管理工作信息必不可少的环节。档案管理相关部分有必要加速完善相关准则规范的建设，制定相关规范，为档案的信息化管理供给必定的法律根据。 

（三）进步管理人员的归纳本质 

城市建设档案管理的工作人员是完成信息化管理的重要要素之一，为了全面进步档案信息化管理的水平，应要点加强人员部队的建设，进步档案管理人员的归纳素质。首先，能够针对现有的档案管理工作人员进行系统化的再教育，展开岗位训练和信息化管理技术的训练。其次，要招聘城建档案信息管理专业人才，有计划有步骤地施行人才培养计划。最终，制定合理的鼓励方针，鼓励管理人员为城建档案管理信息化的完成做出奉献，充分调动工作人员的活跃性。 

（四）加强电子文件管理 

随着办公自动化技术的推广以及城建档案信息化的建设，各类档案简直都是以电子文件的方式来存储的。电子文件尽管存储和传输快捷，但也有着稳定性差、易损坏等缺点，随着计算机信息管理网的建立与开展，越来越多的重要文件被传输上网。因而，为了确保电子文件的安全性，在传输之前应先依照信息管理部分的一致要求进行文件格局的变换，以确保数据的可靠性和通用性。别的，新式文件资料的归档是城建档案管理信息化建设工作中的重要组成部分，做好城建档案归档电子文件的技术处理工作将会成为今后工作的要点，这就要求档案工作者有必要能够对很多电子文件的接纳、处置甚至存储工作有较深的了解和指导，能够了解文件信息重新组合的来龙去脉，维护电子文件的原始信息，然后辨认和维护电子文件的原始结构，确保电子文件的可靠性。 

（五）加强遵循施行规范 

工作是实践标准化建设中的一个重要环节，除了规范的制定滞后外，还限制了元素的档案信息，引入了规章制度来促进制定符合弱势的规定也很重要。事实上，在1999年，我国先后介绍了相关档案信息的规范，如cad文件和记录管理、电子文件管理、纸质档案数字化技术规范等国家或行业标准，就其内容而言，处理部门、企事业单位和档案信息化的实践需求强劲，针对性、适应性和可操作性，如果可以广泛，跟进。但查询，在计算机技术中已被用于档案单位的管理，仅以少量的规格，率仅为15%，多达82%的单位已在国家制定和行业标准不懂。 

（六）加强安排的领导力 

安排建立信息化工作领导小组，在整体职工中活跃推进城市建设档案管理信息化建设，落实各岗位责任，让每个职工清晰各自的工作任务。活跃安排领导大家针对信息化建设中遇到的困难进行逐一处理，进步工作效率，带动信息化各环节的建设工作。 

结语 

综上所述，为了满足城市建设开展的需求，有必要要对城市建设档案的管理进行信息化建设，加速其档案数字化、电子化，打破传统管理模式，改进如今档案管理信息化的不足之处，更好地对城市建设档案进行相应的归档管理，与如今快速开展的社会接轨，契合现代化开展的需求，保证城市建设档案的管理效率及其质量。 

参考文献 

[1]李伊欣.城市建设档案管理工作如何与时俱进[j]. 兰台内外. 2016（03）. 

[2]高原.城市建设档案管理的困境与建议[j]. 档案管理. 2016（02）. 

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关键词：城市水利；工程档案；管理

中图分类号： tv 文献标识码： a 文章编号：

随着我国社会主义市场经济的持续发展，水利工程档案在社会中起着重要的作用。水利工程在建设过程中、会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等，这些文档材料全面反映了水利工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此、认真做好水利工程档案管理工作是非常重要的。如何才能做好水利工程档案管理工作，这就需要我们在平时的工作中不断地总结经验教训，丰富自己的档案管理知识，现将从事城市水利工程档案管理的一些体会总结如下。

一、齐抓共管，密切联合，建立集中统一的档案管理网络

加强对档案工作的集中统一管理，是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。城市水利工程建设单位应当遵照统一领导、统一制度，分级管理的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，形成系统的档案管理体系。同时，完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。无论是在工程建设各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

城市水利工程施工单位、监理单位来自四面八方，素质良莠不齐，他们都按各自按长期形成的习惯进行工程项目管理。为保证归档文件材料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在工程项目建设初期就应结合工程项目实际情况，制定相应的工程项目档案管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程档案形成过程中各自应承担的职责。工程建设初期，建设单位根据工程的具体情况，结合国家的有关规范、规定制定统一的工程竣工资料管理办法，制定统一的编制要求和细则，并明确地把所应整理汇编的资料目录制定出来，让各参建单位根据所列资料有目的去收集，做到资料整编有的放矢。开工前，建设、监理、施工单位共同搞好工程项目划分，对用于工程的各种资料表格进行统一要求。

二、转变观念，超前管理，确保工程档案的规范完整

长期以来、我们对档案内容和工作范围的理解偏于狭窄。思路不够开阔，工作不能创新。对于档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有很好地和有关部门主动联系，将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门长期以来各自为政、给档案的整理归档带来了困难。近几年来、我们意识到档案工作不是临时性工作、开始逐步转变观念，制定一系列措施，对水利工程档案进行超前管理。

（一）根据城市水利工程复杂性的特点，及时全面收集档案

从实际情况看、城市水利工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长、稍有疏忽、就可能遗漏。一项大的城市水利工程，其对档案工作的要求往往是既要大而全、细而精，又要条分缕析脉络分明，这就需要档案管理部门，制定详尽的档案管理规范，以便于档案工作人员在档案整理过程中有章可循。而一些小型城市水利工程（如小型河道的疏浚、水利建筑物的修善等），大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂、往往造成工程任务一完成，临时机构解散，而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集及时、齐全、完整，在我们制定的《泰州市城市水利工程施工管理考核办法》中明确要求施工单位制订工程进度计划时，应将每个分项工程竣工文件质量检查工作列入到该工程单位工程进度计划中，并将其作为重要的网络节点来完成，每完成一个分项工程，都要及时地进行评定，在此基础上逐级进行相应分部工程、单位工程的评定，并进行汇总表的填写。对在整编资料中发现的“原件不齐全”、“签证资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，予以扣分并限时整改。

（二）按照水利工程档案规范性的特点，认真及时立卷归档

收集资料和整理归档，是档案工作的基本流程。把繁杂的第一手资料归整梳理为统一的有机整体，不仅需要档案工作人员具备一定的业务素质，善于分门别类，去粗取精，去伪存真，更要有明确的规范指导具体的工作进程。

因此，我们根据泰州市城市水利工程建设的实际情况，严格按照《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》，坚持以规范化的作业方式，把应该收集归档的文件资料进行分类整理，工程前期资料如项目工程的立项、可行性研究、初步设计、技术施工图设计、招投标资料等，可以装订成正规卷的，及时把它们装订成正规卷。在接收施工、监理单位的工程档案时，做到认真审查、严格要求，发现档案整理不规范、数据不真实、竣工图与实际不符的坚决退回重整。使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。

三、强化档案人员的业务培训、提高档案管理水平

水利工程档案具有“次性”和不可回复性的特点，客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。作为水利工程建设单位档案管理人员，专业知识和技能应该比一般部门的档案人员更全面，不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与城市水利工程相关的一些专业类别档案的分类整理。在提升自身水利工程档案管理水平的同时，建设单位应高度重视和加强档案法规和工程质量标准的基本知识宣传和教育工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行档案业务知识、工程质量标准知识进行培训，学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及竣工资料整编的基本要求。使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理工作水平，杜绝施工过程中产生的不规范的原始施工资料和文件出现。这种培训将档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有—个切实的保障。

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“十二五”期间，永吉全力推进城乡建设各项工作，城建档案工作亦随着城市建设步伐的加快呈现出强劲发展势头。如何加强馆藏建设，合理利用馆藏，成为今后城建档案工作的重点。如何加强城建档案馆藏建设，应抓好“业务指导”与“档案接收”相结合，强化归档收集;将“编制深度”与“归档广度”相结合，拓展归档渠道;将“依法治档”和“行业管理”相结合，提高城建档案法律意识;将“库房管理”与“档案利用”相结合，突出城建档案的利用价值。

近年来，随着城市建设的高速发展，各地城建档案事业也得到了蓬勃的发展，馆藏数量均大幅度提升。如何加强馆藏建设，合理利用馆藏，成为今后城建档案工作的重点。

“十二五”期间，永吉创新发展理念、抢抓发展机遇，精雕细琢抓亮点，浓墨重彩建县城，全力推进城乡建设各项工作，城建档案工作亦随着城市建设步伐的加快呈现出强劲发展势头。但也要看到，馆藏问题仍困扰着城建档案工作的发展。如何加强城建档案馆藏建设，我认为应抓好“四个结合”。

一、将“业务指导”与“档案接收”相结合，强化归档收集

在业务指导上，应勤跑工地，坚持项目追踪，了解情况，随时进行检查指导，把政策与要求讲透。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案进馆之前，确保城建档案收集完整、全面。一些重点工程或民生项目，由于领导重视、社会关注、情况特殊而享有一些特殊政策，对其竣工档案归档的监督难以落到实处，对这些项目的档案收集工作，要积极向领导汇报，及时与企业沟通，改善与建设单位的关系，争取建设单位的积极配合。在档案接收方面，应充分利用建设行政程序把关，建立建设工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制。永吉县城建档案工作在省、市城建档案部门的悉心指导和建设行政主管部门的关心支持下，城建档案管理日益完善，我县城建档案接收的范围包括城市规划基础材料、城市规划档案;城市建设工程档案，包括工业建筑工程档案、民用建筑工程档案、市政公用工程档案、交通运输工程档案、水利工程档案、城市战备工程档案;城市建设勘测档案。通过《竣工报告》、《档案专项验收意见书》等管理手段，保证了档案接收渠道的畅通。从我县的做法来看效果很好。近几年，永吉县大、中型建设项目工程档案接收达到了100%进馆;地下管线普查补绘的地下管线档案按要求完整、准确接收进馆;建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，按建筑工程法规全部向城建档案馆移交，由城建档案馆根据城市建设的需要选择接收;有计划地接收征集了城建历史档案和录音、录像、照片等各种载体的档案。并连续接收了县城、乡镇（包括开发区）规划审批档案资料。这一系列具体措施，把业务指导和档案接收结合成一套完整的程序，强化了归档收集，做到了应收尽收。

二、将“编制深度”与“归档广度”相结合，拓展归档渠道

城建档案涉及部门多，内容包括城市规划、建设和管理的方方面面。一般来说，建设系统内部产生或管理的建筑工程档案、部分市政档案、房建档案等收集难度相对较小，归档率较高;而非建设系统的建设工程档案种类多，数量大，收集矛盾多，难度大。因此，要运用行政、经济、法律等手段，突出重点、以点带面，积极做好收集工作。一是城市地下管线档案，要主动与有关部门沟通，采取有力措施，加强此类档案的收集。如县通过开展地下管网普查，制定《城市地下管线工程档案管理条例》，保证了管线档案按要求归档。二是开发区的档案。开发区的城建档案是城建档案的重要组成部分。要按照国家集中统一管理城建档案的基本原则，依法加强对开发区城建档案工作的监督、检查和指导，定期接收城建档案。三是围绕社会主义新农村建设的目标，和农村人居环境建设目标，采取多种形式，切实做好小城镇建设、新农村建设档案的收集工作。

丰富馆藏包括量的扩展和质的提升，在扩容提质上，要注重以下三方面：一是严格按城建档案归档范围接收档案，不在此列的拒之门外，确保专馆专用，节约政府公共资源。二是以最低限度数量的档案保存最大限度的必要的信息量，尽量避免重复的、价值不大的档案进馆，确保数量优化。三是对整理不规范、残缺不全、模糊不清的资料尽量拾遗补缺，修订完善，确保质量优化。

三、将“依法治档”和“行业管理”相结合，提高城建档案法律意识

城建档案管理工作是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程。建设系统以外的单位产生的城建档案接收难度大。我们要充分运用法律法规赋予的权力，主动开展工作。一是加强档案法规宣传，强化全社会档案法律意识。要大力宣传《档案法》、《建筑法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，使之深入人心。如我馆近几年结合城建档案日大力开展建设工程街路宣传、资料员培训，向建设、施工、监理单位的技术负责人和工程资料员宣传城建档案法律法规和技术规范，提高他们的素质和工作技能，产生了较大的成效。二是要建立目标管理考核机制。要通过建设行政和档案行政部门对基层单位的年度目标管理考核，将档案接收和馆藏量增长列为量化指标，年初下目标、年终抓督促，强化行政管理和工作责任意识。三是充分利用法律法规授权，依法治档。一方面，在充分利用现有城建档案工作法规、规章和依法行政的基础上，结合实际，制定本辖区《城建档案管理办法》、《城市地下管线档案管理办法》以及城建档案接收归档、开发利用管理等方面规范性文件。另一方面，每年可以适当开展执法检查，对不按规定执行的建设单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍拒不移交构成违法事实的，上报建设行政主管部门立案，依法予以行政处罚。

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关键词： 档案完善体系 可持续发展

中图分类号： g472.4 文献标识码： a 文章编号：

加强和完善城建档案工作管理体制的法规建设，促进城建档案工作和城市建设和谐发展。城建档案工作是城市发展到一定阶段的必然产物，它的发展跟随着城市建设的节奏，也更多的围绕城市建设的中心工作。城建档案工作从性质上讲它属于档案范畴，从特点上讲它属于建设领域，从城建档案工作的形成、性质、特点、立法和现实性分析，我国城建档案工作与建设事业管理体制无法剥离，目前和今后相当长一段时期，应继续保持和巩固现有管理体制。因此，档案行政主管部门应加大城建档案工作业务指导，协调有关部门，利用成功的经验，完善县级城建档案工作管理体系的法规建设，积极协调解决县级城建档案工作部门在发展过程中存在人员编制、馆库建设、设备购置、经费来源等具体问题，进一步健全城建档案工作机构，稳定城建档案工作队伍，充实城建档案工作专业技术力量，努力提高城建档案工作现代化管理水平，积极促进城建档案工作和城市建设和谐发展。

二、完善制度体系，规范城建档案工作管理，提高工作效能。制度管理是最有效的管理，也是最高效的管理，日趋完善的制度和管理是城建档案工作正常运转的根本保证。1980年以来，全国人大、国务院、建设部、国家档案局出台了一系列与城建档案工作相关的法律法规和政策文件，对于城建档案工作管理各个环节进行了明确要求和具体规定。这些法律法规、规章制度的出台对推进城建档案工作规范化、科学化起到了重要作用。但是，由于城建档案管理体制还不健全，城建档案法规的衔接与配套方面存在一定的矛盾，影响和制约着城建档案工作的开展。所以，我们县级城建档案工作部门，要结合本地实际，在城建档案管理工作中，依据相关法规，加强与有关单位的协调，把城建档案工作各个环节的流程、具备条件用制度规范起来，通过完善建设工程档案备案制度、专项验收以及竣工验收等制度强化管理，通过与建设单位签订建设工程档案报送责任书等形式，强化对工程档案的监管力度，通过服务首问负责、一次告知、限时办结，责任追究等制度提高工作效率。

加强业务培训，归档关口前移，缓解当前压力。城建档案是一门多学科的综合性系统，涉及多个专业，但由于目前县级城建档案工作机构人员编制的限制，不可能实现所涉及的专业都配备相应的技术人员，如会计、出纳、照相、录像等工作也很难配备专职人员。所以，城建档案工作需要的不是精通某一专业的专家，而是政治素质高，知识面广，思想活跃，应变能力强的“通才”。这就要求每个从事城建档案工作的同志必须在精通本职业务的基础上通晓和兼管其它工作，全面了解和掌握有关的专业知识。同时，我们还要采取各种形式，加强建设、勘察、设计、施工、监理等单位档案业务人员的培训，把业内所有人员培养成行家里手，形成“全民皆兵”局面。把档案进馆上架前工作前移，交由报送单位完成，城建档案工作部门主要负责各个环节前期审查和完成后的复查，以此缓解县级城建档案工作压力，适应新时期城建档案工作的发展需要。

四、注重城建档案发展基础性工作，积极开展城建档案数字信息化建设。城建档案工作同其它事业一样，随着社会主义现代化建设的发展，现代化管理手段和方法也不断地发展更新，对于促进我们管理和提高工作效率有着非常重要的意义。但是，我们千万不可因为人员、馆舍的不足，急功近利，盲目的追求现代化管理，而忽视当前应该接收、整理、归档的大量档案这一基础性工作。要根据各自实际情况，把传统管理方式与现代管理手段有机结合。首先要遵照传统模式。脚踏实地，扎实开展城建档案的接收、收集和征集工作，进一步丰富和优化馆藏，拓展馆藏门类，改善馆藏结构。努力提高进馆档案保管环境和保管条件，保证进馆档案的绝对安全，为城市建设提供及时有效服务。其次积极推动现代化管理。自我积累城建档案有偿服务收入，开源节流，加大现代化管理硬件设施建设的投入，分阶段、分步骤的开展城建档案数字化和信息网络建设，提高现代化管理程度.促进城建档案有序、稳定、平衡、和谐、健康发展。