人事档案的管理规定范文 -ag尊龙app

导语：如何才能写好一篇人事档案的管理规定，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、我国国有企业人事档案管理制度的现状

我国人事档案管理制度发端于延安时期。当时，党和军队为了选拔干部需要，建立了以反映干部个人经历和德才表现的干部档案管理制度。建国后，国家逐步建立和完善了以“身份”为区分的干部、企业职工和流动人员人事档案管理制度。国有企业人事档案管理的相关政策法规和制度基本内容如下：

（一）国有企业人事档案的相关政策法规

国有企业职工人事档案包括干部档案和工人档案两类。人事档案管理依据的政策法规主要有《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》（1991）、《干部档案整理细则》（1991）、《企业职工档案管理工作规定》（1992）、《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》（2006）、《劳动合同法》（2007）、《干部人事档案材料收集归档规定》（2009）。实践中，国有大中型企业基本建立了较为完备的企业人事档案管理的规章制度。

（二）国有企业人事档案管理制度的基本内容

国有企业人事档案管理制度的基本内容包括档案管理体制、档案收集归档的内容、档案的保管及档案传递方面的内容。

1.人事档案管理体制

《干部档案管理条例》规定，干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理；县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。《企业职工档案管理工作规定》指出，企业职工档案工作由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。

2.人事档案收集归档内容

国有企业中干部人事档案收集归档内容参照《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）执行，工人档案按照《企业职工档案管理工作规定》（1992）执行。干部、企业职工档案的收集归档内容均分为十大类，包括履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国等材料及参考材料。在具体内容上，干部档案收集归档内容每一类均有详细规定，企业职工档案收集归档内容只在涉及学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料以及涉及招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料有详细规定外，其余类别没有详细规定，实践中一般参照干部档案收集归档做法进行收集归档。

3.人事档案的保管

《企业职工档案管理工作规定》指出，企业职工档案所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。企业职工档案材料统一用纸、统一用笔、统一制作标准。职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。

4.人事档案的传递

我国人事档案管理制度对于档案传递有严格规定。《干部档案工作条例》规定，干部工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。《劳动合同法》（2007）规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。无论是干部人事档案还是职工人事档案的传递应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带；转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

二、国有企业人事档案管理制度存在的问题

我国国有企业人事档案在政策法规和管理制度方面建设取得了一定的成绩，但是在实践中，随着国有企业的生产规模不断扩大，市场化不断深入，职工流动越来越频繁，国有企业在人事档案管理中暴露出许多问题，体现在如下几方面：

（一）多头管理影响人事档案的完整性

目前有的国有大型企业的职工档案，分别由组织、人事、劳资（人力资源管理）、办公室等部门分别管理。由于企业职工在企业内不同岗位之间流动频繁，而人事档案多头管理往往造成了档案记录滞后于职工岗位流动，造成了人事档案信息未随着职工流转的情形，影响了人事档案的完整性。此外，随着国有企业破产、改制、并轨，很多国有企业职工下岗、分流、再就业，导致政府劳动部门、失业管理部门、社会保险部门、人才服务中心也是部分国有企业职工人事档案的管理部门，由于管理制度方面不完善，出现了职工人事档案“断档”“丢失”等问题，影响了人事档案的完整性。

（二）收集归档的内容缺乏有效性

实践中，我国企业职工人事档案收集归档与干部人事档案收集归档基本内容一致，类别众多，内容繁琐，而且多侧重于职工的历史性和政治性信息，这类信息对于机关和事业单位效用较大，对国有企业的效用较低。由于国有企业干部数量较少，绝大多数职工是从事生产、开发、营销、技术服务人员。国有企业要在激烈的市场竞争中获胜的关键要依靠企业职工的创新力和技术水平，企业需要的是职工档案中关于岗位流转、业绩贡献方面的信息，而不是学习成绩、党团材料一类的“固化”的信息。因此，由于国有企业人事档案收集归档的内容对企业管理缺乏有效性，导致一些国有企业对人事档案工作不够重视，人事档案管理在企业中处于边缘化的现象。

（三）对人事档案管理投入水平低

我国国有企业人事档案的管理方式大多处于较为原始的阶段。很多国有企业认为人事档案管理是一项次要性工作，与国有企业的盈利目标关联较小，对于人事档案管理不仅在硬件设施方面投入较少，而且在人员分配上也是精简人员，很少去培养、引进专业人员从事人事档案管理工作，很多人事档案材料的收集、审核任务由兼职人员完成。人事档案管理日常工作停留在“你送我装”“你借我调”的粗放式、手工管理阶段。即使一部分国有企业购买了电子设备，并进行了信息联网，但是由于缺乏专业化的人才，也没有充分发挥计算机的大数据系统对人事档案进行归类、整理、分析，人事档案管理的信息化仍处于较低水平。

（四）档案传递管理不规范

我国国有企业人事档案管理转递管理存在不规范的问题。随着企业职工流动性的增加，一些企业职工解除合同或辞职后，其人事档案并未按照规定的手续转递到新的工作单位或者（组织）劳动部门，而是仍然保存在国有企业内部。在新录用员工时，一些国有企业也不要求职工调动人事档案到本企业。还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封钤印，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失人事档案的现象时有发生。因此，国有企业内部存在很多“人在档不在”“档在人不在”等人档分离现象，影响国有企业人事档案管理的规范性。

三、对策建议

国有企业职工是创造企业财富的源泉，是企业的第一资源。国有企业人事档案管理对于了解企业人力资源的基本信息、提高企业竞争力具有重要的价值。要实现国有企业的人事档案管理与企业人力资源开发和利用相融合，通过人事档案管理提高企业人力资源竞争力。建立市场经济条件下，以职工基础档案、业绩档案、薪酬档案、党团档案为内容的多层次国有企业人事档案管理系统，完善人事档案管理制度，提高人事档案信息化管理水平，实现国有企业人事档案管理规范化、信息化。

（一）理顺国有企业职工人事档案管理体制

理顺国有企业职工人事档案管理体制必须改革目前国有企业职工人事档案多头管理的现状，根据企业规模建立在企业党委领导下的人力资源部门统一、分级管理国有企业职工人事档案管理体制。在管理方式上，国有企业人事档案管理应适应人力资源管理的需要，使人事档案管理与企业员工录用、岗位流转、技能培训、薪酬管理、业绩考核等环节紧密相连。在管理范围上，国有企业应建立全员档案管理的观念，对全部职工包括实行养老保险制度以后国有企业招用的职工、季节性用工、农民工都应建立相应的职工人事档案。

（二）对不同职工类型实行档案内容分类管理

国有企业职工类型复杂，既有正式员工也有非正式员工，既包括管理岗位干部，也包括一线工人。企业职工人事档案管理既要适应企业人力资源管理需要，也要维护职工的正当权益，针对不同类型职工建立相应的人事档案制度。如对国有企业的干部严格按照《干部人事档案管理条例》的规定进行管理；对于正式职工建立关于基础档案、薪酬档案、业绩档案、诚信档案、党团档案为主要内容人事档案管理制度；对非正式职工建立包括基础信息、劳动合同、业绩情况、社保缴纳为主要内容的简易人事档案管理制度。

（三）加大对人事档案管理的人员资金投入

国有企业管理者应加强对人事档案管理的重视，改变目前处于企业管理边缘化的处境，提高对人事档案管理的投入。一是要加强人员投入。对人事档案管理实行专人管理并进行相关培训，同时注意引进档案管理专业人才，提高档案管理的专业化水平。二是加强硬件设施投入。由于人事档案管理需要具有一定的条件，国有企业需保障人事档案管理所需硬件设施，达到防潮、防火、防蛀、防潮的基本要求。三是加大信息化投入。利用计算机技术对员工的人事档案进行信息存储、查找，进而实现网络化管理、动态化管理，提高人事档案信息化水平，提高人事档案的利用价值和工作效率。

（四）加强人事档案管理制度的规范化建设

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关键词：档案;执法主体;执法依据

档案行政执法是档案法律法规赋予档案行政管理部门的权利和义务，是档案行政管理机关落实档案法律法规、规范社会档案行为、实行宏观管理职能的重要手段；是促进档案部门加快“三个体系”建设，发挥档案工作服务经济社会发展的重要保障；是确保档案事业依法、持续、健康发展的一项行政强制行为。因此，各级档案行政管理部门必须严格依法进行，在执法主体、执法依据、执法程序等方面符合法律法规、规章的要求，否则，就会造成无效执法，甚至违法执法，给档案事业的发展造成负面影响。

1 明确档案行政执法主体，不断强化档案行政执法

档案行政执法主体是指依法享有的档案行政执法权，以自己的名义实施档案行政管理活动，并能够独立承担由此产生的法律责任的组织，它的产生必须有合法的依据。《档案法》第六条明确规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。” “县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”与此同时，《档案法实施办法》对各级档案部门的职责进行了细化，强调县级以上档案行政管理部门具有“依法查处档案违法行为”的职责。1992年3月30日，国家档案局颁布的《档案执法检查暂行规定》中规定：“国家档案局和县级以上档案行政管理部门是国家贯彻并监督执行档案法规的机关，依法行使档案执法监督和检查，并依法对违反档案法规的行为进行查处。”1998年11月28日，颁布实施的《湖南省档案管理条例》也明确规定，对违反档案法规的行为“由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。”

由此可见，县级以上各级档案行政管理部门是档案行政执法的主体，它在法律法规的授权范围内独立行使档案行政职权，有权以自己的名义作出档案行政处罚决定，并承担由此引起的法律责任。

由于档案工作涉及面广，国家各有关部门制定了不少切合本系统档案工作实际的档案行政规章，国务院制定的其他领域的行政法规也有一些涉及档案工作的条款。总体上说，这些法规、规章与《档案法》基本协调一致，明确了档案行政管理部门作为档案行政执法的主体地位，但与档案法律法规相矛盾的现象也并不少见。一种情况是明确业务主管部门为档案行政执法主体，如，2000年1月30日，国务院颁布的《建设工程质量管理条例》规定，建设工程档案管理中的违法行为由建设行政主管部门实施行政处罚；2001年6月29日，建设部修订的《城市建设档案管理规定》也明确各级建设行政主管部门为城建档案执法单位；1998年11月22日，国家土地资源管理局、国家档案局联合施行的《土地管理档案工作暂行规定》规定，对“没有及时进行土地管理档案资料的形成积累、整理和归档工作的单位，由土地管理行政主管部门提出警告或者通报批评，造成严重后果的单位领导人由其上级机关给予行政处分”；2003年3月14日，国家水利部、国家档案局的《水利档案工作规定》明确“对于违反档案法律法规的单位或个人，上级主管部门可采取通报批评等方式限期整改”；另一种情况，是确定业务主管部门与档案行政管理部门联合作为档案行政执法主体，如国家技术监督局、国家档案局联合的《技术监督档案管理办法》规定“如对档案有损毁、丢失、涂抹、改写、倒卖、泄(失)密、违法携带出境、侵权等行为，视情节轻重，由技术监督行政主管部门会同当地档案行政主管部门对当事人依法查处”。如果按第一种情况由专业主管机关行使档案行政执法权，则造成了档案行政管理部门在档案行政执法过程中的缺位；如果按照第二种情况，由专业主管部门和档案行政管理部门共同执法，则又容易引起扯皮，影响执法效率。事实上，《档案法》第七条明确了机关团体、企事业单位和其他组织对所属机构的档案工作具有监督和指导职能，但并未授予这些部门档案行政执法权。在实践中，此事也引起了有关方面的高度重视。全国人大档案行政执法检查组在上海检查时，曾向上海市政府领导明确指出：“档案行政管理部门与城市建设等其他专业部门在档案工作上需要理顺关系，在一个行政区域内，一种行政行为只能有一个行政机构和执法主体。《档案法》并没有委托任何其他部门和机构行使执法权，档案工作不应多头管理，政出多门，档案部门和其他部门的关系，政府应出面协调，依法定位。”

当然，如果档案违法行为的当事人在违反档案法律法规的同时，违反了其他法律法规，则可能引起执法主体的变化。例如，档案违法行为如果已触犯刑法，那么，这一类违法行为不管是档案部门先发现还是司法部门先发现，最终，必须由司法部门来处理；又如，在利用档案过程中如果泄露了国家机密，则应由保密部门来查处；再如，《档案法》第二十五条规定：“携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款。”之所以这样规定，是因为这一类行为本身就违反了《中华人民共和国海关法》的有关规定，由海关作为执法主体合情合理，这种类型的案件中，执法主体的变化是因为档案违法行为的性质发生了变化——形式上是档案违法，实质上触犯了其他法律法规，这并不能改变档案行政管理部门作为处理档案违法案件的执法主体地位。

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第一章总则

1.为了进一步加强流动人员人事档案的管理，维护人事档案的真实性、严肃性，完善人才流动社会化服务体系，促进人才合理流动，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规，制定本规定。

2.本规定所称流动人员人事档案是指：

1、辞职或被辞职的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；

2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；

3、待业的大中专毕业生的人事档案；

4、自费出国留学人员的人事档案；

5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；

6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；

7、其它流动人员人事档案。

管理遵循：“集中统一，归口管理”的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。

第二章流动人员人事档案管理机构

1.流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门素数的人才流动服务就（以下简称人才流动服务机构），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。

2.跨地区流动的人员人事档案，可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理，也可由其现在工作单位所在地的人才流动服务机构管理。

3.尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。

4.人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、管理、保管、利用、转递等管理工作，人证做好与流动人员身份认定、档案工资记载、出国（出境）政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。

第三章流动人员人事档案的转递

1.人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构，转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚，应要求原单位补齐或查清楚。

2.流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接受。

3.人才流动服务机构接管人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签定档案管理合同书，合同书须明确双方的权利、义务等内容。

4.人才流动服务机构开具的转档手续，与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同的效力。机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续，方可接收流动人员人事档案。

第四章流动人员人事档案的收集、整理与利用

1.人才流动服务机构应加强与流动人员及其现在工作单位的联系做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员认识档案的内容。收集的材料必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案。

2.人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定，认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。

3.人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定，建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。

1.查阅流动人员档案应办理审批手续。查阅单位应申名查阅理由，管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。

2.查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合规定条件的，人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。

3.人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管，严格查阅手续。

4.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

5.查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第五章流动人员人事档案的保管

1.人才流动服务机构应具备流动人员人事档案的物质条件，建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配备铁制的档案柜；经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理的现代化。

2.建立健全流动人员人事档案的内部规章制度，加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究，实行目标管理，不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。

3.流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。

第六章监督与处罚

1.对违反本规定有下列情形的，由党委组织部门和政府人事行政部门会同有关部门进行处理：

1、擅自管理流动人员人事档案的单位或个人；

2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；

3、擅自向外公布、泄露档案材料的；

4、在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中，出现违反本规定行为，造成严重后果的。

对前款所列情形负有责任的单位或直接责任者，要视情节的轻重，给予批评教育或党纪、政纪处分；触犯法律的，要依法追究责任。

第七章附则

1.人才流动服务机构管理流动人员人事档案，应本着“服务为主，适当收费”的原则，按照有关规定收取服务费，但不得以赢利为目的。

2.各省、自治区、直辖市可根据本规定制定实施办法或工作细则，并报人事部备案。

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一、改进人事档案管理的必要性

（一）改进人事档案管理是创新管理模式的需要。

改变传统的管理模式和管理思路，是实现人事档案管理创新的必然要求。例如，改进传统纸质人事档案管理的繁琐工作，对人事档案进行数字化处理，通过计算机辅助，实现归档、查询、借阅、转移等各个流程的一体化，实现管理模式的创新，改变纸质档案管理繁琐的形式，促进管理水平的提高。

（二）改进人事档案管理是信息技术运用的要求。

在人事档案管理中要注重信息技术的运用，建立统一信息化平台，促进管理水平的提高，将纸质档案和电子档案结合起来，通过现代信息技术的运用，实现对人事档案的有效管理，从而方便档案信息的更新、删除、查询，促进管理水平的提高。

（三）改进人事档案管理是现代用工管理的需要。

完整的人事档案资料为职工办理社会保险、工资调整、职称评定提供了可靠的凭证，切实关系到职工的个人权益，同时为单位有目的有计划地合理使用每一位员工，选调优秀人才提供了重要的参考，直接关系到选拔的正确性。因此，改进人事档案管理工作对于调动职工的积极性发挥了促进作用，有利于加快单位人事制度改革的步伐。

二、目前人事档案管理存在的问题

（一）思想重视程度不够。

很多单位将工作重心放在员工管理方面，对人事档案管理不够重视，忽视人事档案管理对全面考察和评定员工的重要作用。在对员工进行考察评价和晋升的时候，常常以调查和平时表现为依据，忽视人事档案的参考作用，制约了人事档案管理水平的提高。

（二）管理制度不完善。

缺乏健全完善的管理规章制度，对人事管理的流程、要求、工作人员职责等的规定不全面，难以有效规范管理人员的日常管理工作。管理人员的职责不明确，管理流程不规范，导致人事档案管理出现混乱的局面，影响了人事档案作用的发挥。

（三）管理模式较落后。

很多事业单位依然沿用传统管理模式，对新时期对人事档案提出的新要求认识不够，对信息技术的运用不全面，制约了管理模式的创新，影响了人事档案管理水平的提高。

（四）管理人员素质偏低。

缺乏专业的管理队伍，工作人员的素质偏低，创新意识不强，对现代信息技术在人事档案管理的运用缺乏了解，不能熟练地进行人事档案管理的各项操作。

三、新时期改进人事档案管理的措施

（一）转变思想观念，增强档案管理意识。

一方面通过各种形式加强对档案法律法规的学习，提高领导档案管理意识，使其重视和支持人事档案管理工作，在基础建设、资金投入、人员配置等方面给予大力支持；另一方面充分利用宣传展板、报刊、网络等媒介，加大落实档案法规及劳动保障法规的事迹或案例等正反两方面宣传，使单位把人事档案管理纳入重要议事日程，逐步改变人事档案松散管理的现状。

（二）完善管理制度，促进人事档案管理规范化。

人事档案管理是一项头绪众多、琐碎繁杂的工作。如果没有一定的制度来制约，就无章可循、无所适从。为此，应把当代管理学中的科学理论和方法与人事档案管理实际相结合，形成一套适合单位人事档案管理的制度。如人事档案管理组织机构及岗位职责、人事档案保管制度、档案借阅制度、档案材料的收集、鉴别、整理、归档制度，使人事档案的管理制度更加完善、严谨和行之有效。通过制定和贯彻各项标准、规范，保证人事档案管理在单位人力资源管理中取得最佳的效益。

（三）创新管理模式，注重信息技术的运用。

在加强人事档案纸质管理的同时，投入人力物力，建立现代化管理操作平台，对人事档案资料进行数字化处理，促进管理水平的提高。在实际工作中，对人事档案资料的搜集、归档、查询、转档等内容进行详细的规定，利用平台进行操作和处理，提高管理工作的实效性，不仅能够减少管理上的失误，还能够提高规范化管理水平。

（四）加强队伍建设，提高档案人员的素质。

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1医院流动人员人事档案管理出现的新问题

根据十余年医院人事档案管理的实践，笔者就医院流动人员人事档案管理出现的一些新问题谈几点拙见。

1.1档案移交不及时

已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员的人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况出现。

1.2“弃档”现象较严重

一是人事档案作用逐步淡化，医院在聘用专业技术人员时往往只是面试即可。

二是人才流动日益频繁，有的人受利益的驱动，不顾组织是否同意，一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。

三是人事费普遍过高，也是导致“弃档”的原因。

1.3档案管理不规范

有的单位对档案的作用缺乏足够的认识，用人不规范，考核、档案工资晋升、评定机制不健全，不注意平时材料的形成，导致档案材料缺失，给出国政审、职称评定、出具人事档案相关证明和办理流动手续工作带来一定的困难。

1.4人事缺少特色服务

目前大部分地方人事还处在单一服务阶段，在很多业务领域里还是空白，缺少个性化、专业化的服务，无法满足社会和个人的发展需要。

1.5档案管理队伍建设有待加强

档案管理人员业务培训机制尚未健全，部分单位档案管理人员变化较大，对人事档案管理业务不熟悉，有待加大对档案管理人员的培训力度。

2加强医院流动人员人事档案管理的对策

为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。

2.1加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。

2.2完善流动人员人事档案管理政策法规

一是对过去不合时宜，制约人事档案管理方面的政策加以完善，建立全国统一的法律法规，杜绝各地区各部门各自为政的现象，以适应我国经济社会的发展需要。

二是加强对企事业单位人事档案管理的力度，规范对人才中介机构的管理，不准民营和合资人才中介机构从事人事和人事档案管理以及人事调动业务，促进我国人才中介机构的健康发展。

2.3创新人事服务形式

要不断丰富人事档案的内容，提高人事档案的使用价值，经常了解用人单位和人才对人事档案材料的新要求，树立人事档案利用的“受众”意识，变过去“守摊式”服务为“开发式”服务，重视研究人事档案用户的多方位需求，有针对性地提供个性化服务。健全管理人事档案的机构，要在条件具备的地方成立人才服务机构档案管理部门，认真做好人员配置、经费来源、安全保密等方面的工作，通过档案管理机构的规范化管理，促进流动人员人事档案管理朝着科学化、制度化和规范化方向发展。

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关键词：高职院校；干部人事档案；档案管理；策略建议

为进一步规范干部人事档案材料的收集归档工作，保证档案信息全面、真实，中组部出台了关于干部人事档案管理的新规定，这为高职院校加强干部人事档案管理提出了新要求、提供了新依据。干部人事档案管理对高职院校任免干部有直接影响，加强干部人事档案管理是高职院校不可回避、不容忽视的工作。

1 中组部新规定对高职院校干部人事档案管理的要求

中组部在新出台的《干部人事档案材料收集归档规定》中增加了收集档案材料的新内容，这使得高职院校在干部人事档案管理尤其是归档方面面临着新的要求，主要包括：一是干部人事档案材料收集的规范性要更强。中组部新规定要求对于手m不完备、填写不规范、材料上的姓名、出生时间、入党时间、工作时间等和档案记载不一致时必须重新制作材料，或由组织人事部门审核、改正、加盖公章，使干部人事档案材料更加规范。二是干部人事档案材料的收集要更真实。中组部新规定中要求不仅要收集干部基本的人事材料，还要将毕业证、学位证在经过真伪鉴别之后进行复印，加盖组织人事公章，之后存入人事档案，使得证书上的信息更真实、直观，更让人信服，提高干部人事档案信息的权威性。三是干部人事档案材料收集的时效性要更强。中组部新规定明确要求在形成档案材料之后的一个月时间内必须送交档案部门归档、一年内必须整理归档，克制过去材料归档的滞后、拖拉等现象，杜绝材料积压，增强档案时效性。面对这些新规定和新要求，高职院校必须有针对性地加强干部人事档案管理，具体可采取下述几点策略。

2 基于新规定加强高职院校干部人事档案管理的策略建议

（一）形成归档规范，提高干部人事档案收集质量

从中组部的新规定、新要求来看，干部人事档案材料归档是高职院校开展干部人事档案管理工作的基础。随着政治经济体制改革越来越深入，关于干部制度的改革、学历、考核、聘任、各种培训以及专业技术晋升等归档材料日益增多，加上面临更严格的规范性要求，高职院校归档干部人事档案材料提出巨大的挑战。因此，高职院校要满足新规定、新要求，形成档案归档规范，明确干部人事档案材料的规格、载体以及装订等要求，让档案归档收集人员接受专业培训，确保他们及时而规范地收集各种材料，细致鉴别、认真整理，坚决做到取之有据；及时处理与归档规范不符的材料，保证档案的规范性、真实性。通过大力宣传高职院校干部人事档案归档规范和管理规章制度，促使全体人员强化档案归档意识，规范建立以组织人事部门为主、以其他职能部门为辅的干部人事档案材料归档体系，提高干部人事档案收集质量[1]。

（二）加强信息采集，提高干部人事档案社会效能

高职院校档案部门应结合中组织新规定、新要求加强对干部人事档案信息的采集，进一步充实档案内容，提高干部人事档案的社会效能。鉴于干部人事档案收集内容要更真实的要求，高职院校档案部门及人员应积极增进和兼职档案人员、信息员、相关部门等的沟通、联系，准确掌握各部门的活动规律、工作动态，掌握形成的材料信息，及时督促他们在规定时间内移交材料，加大信息采集力度，提高档案信息的时效性。高职院校干部人事档案信息的形成尽管量大、面广，但也存在规律性，如在干部职称评审、工作总结、工资变动以及考核考评等工作中所形成的材料信息就相对集中，必须把握时机集中采集材料与信息。与此同时，要坚持结合集中采集与平时采集，针对不同需求和不同对象有重点、有计划地充实干部人事档案信息内容。如及时将领导干部的工作情况、业绩以及他们在重点工作、重大活动中的表现、完成任务的情况等收入档案，为干部任免提供可靠依据，提高档案信息利用价值[2]。

（三）应用管理系统，推进干部人事档案信息化管理

新规定要求干部人事档案管理要与时展要求、社会发展需要等相符，所以高职院校在当今的网络信息时代应积极引入信息技术、应用计算机管理系统，推进干部人事档案管理的信息化管理进程。一是高职院校要针对干部人事情况建立基本信息数据库，这是构建管理系统的基础。在建立信息数据库时，档案人员要保证干部人事档案信息的完整性、真实性，包括干部的出生年月、参加工作的时间、入党时间、婚姻状况、财产状况、学历学位、工作变化等，尤其是出生年月面临较多问题，一些材料记载干部的公历生日，一些材料则记载干部的农历生日，一些材料则只有干部出生的年月且版本多样，所以必须注意，只要原始材料内容不一致，就必须仔细审查，由组织核定为准，之后才能录入系统。二是在将干部人事档案从纸质版转变成电子版的过程中必须保证信息的完整性、准确性。即应利用微缩影像、扫描仪等数字设备把纸质档案转换成容易复制的电子格式，并逐一核对信息，保证信息真实无误[3]。三是完善高职院校干部人事档案管理系统的功能。通过建立信息数据库，应用便于对档案信息进行查找、分析、比较、统计等操作的检索工具，并形成良好的系统人机交互界面，方便用户导入信息、导出信息，设计修改、统计、检索等功能，使系统的档案信息能随着当事人职务、职称等的变化而进行调整，在为高职院校提供帮助的同时研究、总结所有干部的情况，为领导决策提供情况预测。

（四）培养风险意识，优化干部人事档案管理工作

为不断加强和优化高职院校干部人事档案管理工作，应重视培养相关人员的风险意识，加强风险管理和防范。换言之，高职院校应在干部人事档案管理中积极应用风险管理模式，增强档案人员的风险意识，保证档案信息的安全。一是档案部门要普及风险管理知识、推广风险管理理念，在干部人事档案管理领域树立较强风险意识。二是档案部门要定期培训档案人员的风险管理知识与技能，在增长档案人员风险管理意识的同时提高其工作技能，在干部人事档案管理树立并践行风险管理理念，将风险管理知识应用于实践，梳理、分析干部人事档案材料在收集归档、信息采集、信息化管理等环节的风险点，提高档案管理水平。换言之，高职院校干部人事档案管理要基于中组部的新规定、新要求，紧跟时展步伐，形成风险管理制度，对档案人员的行为进行规范、引导、评价，从而促进干部人事档案管理的改革与创新，优化干部人事档案管理的理念、方式与结构，推动高职院校走上干部人事档案管理工作的新道路。

3 结语

干部人事档案管理是高职院校政治性、科学性以及服务性都很强的一项工作，档案部门及人员务必要结合中组部关于干部人事档案管理的新规定、新要求，不断更新管理理念，加强干部人事档案的归档、收集与管理，推进档案管理信息化进程，严格把控干部人事档案风险管理关口，从而促使干部人事档案在高职院校的建设与发展中提供更优质的服务，更好地适应经济发展与人事制度改革等的需要。

参考文献

[1]祝彩凤.浅议大数据时代的高职院校人事档案工作[j].办公室业务，2016（24）：164 168.

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第二条本市行政区域内档案的收集、整理、保管、利用、中介服务及相关的管理活动，适用本细则。

第三条本细则所称档案，是指国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动，直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。其物质形态包括纸质文件、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、奖牌、证书、印章等纸张材料、感光材料、磁性材料及各种实物。

第四条档案事业建设应当列入同级国民经济和社会发展计划。档案事业经费列入同级财政预算，并随着档案事业发展和财政预算支出水平逐步增加。

第五条本市及各县市区档案行政管理部门主管本行政区域的档案事业，负责监督、指导档案工作，促进档案管理的现代化和社会化，依法查处档案违法行为。乡镇人民政府和街道办事处档案工作机构或档案工作人员，负责管理本机关的档案，并对所属单位的档案工作实施监督和指导。

第六条本市各级各类国家档案馆，应当按照有关规定收集、接收、整理和保管档案，采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。

第七条各机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下简称立档单位），应当按照国家规定加强档案工作，设立与档案工作相适应的档案工作机构，配备档案工作人员，依法履行保护档案的义务，自觉接受档案行政管理部门的监督检查。

第八条立档单位应当自成立或注册之日起30日内，到同级或所在地的档案行政管理部门办理档案登记手续。已设立但未办理档案登记的立档单位，应当在档案行政管理部门规定的期限内补办登记手续。

第九条立档单位应当严格按照有关规定，收集、整理本单位形成的各类档案，并予以妥善保管。中小型企业、事业单位可以将其档案的收集、整理、保管等事务，委托给国家档案馆或档案中介服务机构承担，但委托收集、整理、保管涉及国家秘密的档案应当符合国家有关保密法律、法规的规定。

第十条下列档案属国家所有，立档单位应当自档案形成之日起满10年，即按规定的范围向同级国家综合档案馆移交：

（一）国家机关、社会团体的档案；

（二）国有独资企业、事业单位的档案；

（三）国有控股企业及其他非国有企业的党群机构的档案。

公开发行的报纸、期刊、年鉴等出版物，编辑单位应当在出版发行的3个月内向市、县国家档案馆移交正式出版物。

第十一条立档单位分立、合并时，继承其权利义务的单位应当负责收集、整理、保管原立档单位的档案；立档单位被宣告破产、解散、撤销时，负责处理其善后事宜的单位，应当收集、整理、保管原立档单位的档案，并向同级国家档案馆移交。

第十二条市、县级国家机关批准举办的纪念、庆祝、招商、比赛、表演、展览等重大活动和重大接待活动，承办单位应当确定专门机构或人员负责收集、整理活动中形成的档案，并在活动结束之日起60日内向同级国家综合档案馆移交。

承办单位无法独立履行前款规定义务的，应当提前5日向同级档案行政管理部门申请，并提供必要的便利条件，由同级档案行政管理部门指派人员协同收集、整理档案。

第十三条立档单位向各级国家综合档案馆移交档案，应当按规定的技术要求进行整理、编目和消毒除尘。

第十四条各级各类档案馆和立档单位的档案机构，应当配置适宜保管档案的库房和设施，建立健全档案管理制度，防止档案损毁、散失或泄密。积极采用电子计算机、网络等先进技术和设备，逐步实现档案管理现代化。

各级国家档案馆库及关键设备的建设、改造、维修的经费列入同级财政预算；其他各类档案馆建设应当纳入本部门本单位基建计划。

第十五条各级各类档案馆应当定期检查馆藏档案，及时抢救发生褪变的档案，所需经费由档案行政管理部门报同级财政部门予以安排。

第十六条各级各类档案馆应当按照国家有关规定，定期向社会公布开放档案目录。立档单位或个人可以优先和无偿利用其移交、捐赠的档案。已经向社会开放的档案，单位或个人凭合法证明均可利用；各级国家档案馆应当为利用档案者提供便利，并严格按价格主管部门核定的标准收费。

第十七条申请从事档案中介服务的，必须经市档案行政管理部门初审后，报省档案行政管理部门进行资格认定。各级国家档案馆、档案中介服务机构，可以依法开展档案事务咨询、档案人员培训、档案价值评估、管理方案设计、技术指导及档案收集、整理、保管等服务。

第十八条本市各级档案行政管理部门，应当加强对各类档案馆、立档单位、档案事务中介服务机构的监督检查，对档案违法行为依法给予行政处罚。

第十九条当事人对档案行政管理部门的具体行政行为不服的，可依法申请行政复议或向人民法院。

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自《银行会计档案管理办法》实施以来，我国有关银行档案的管理已经逐步地向规范化与完善性转变。当前，有关基层人民银行的管理方法，主要采取的是发行会计以及基层国库会计资料分散管理的方式：一是采取中心支行货币金银部门，对有关会计资料进行事后监督，在中心监督完毕后，将有关资料返回至货币金银部门，实现其自行装订、归档、保管等有关档案管理的工作；二是县支行国库业务的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后，有关的档案资料，需要定期返还至县支行综合档案管理部门，由县支行综合档案管理部门来实施有关档案管理的归档、查询以及事后监督中心对账表、清单、系统工作日志等会计资料负责装订的管理办法。但是这种分散的管理方式，对于基层人民银行的档案管理就造成了诸多不容忽视的问题。一是对于会计档案的定期检查与修复工作，没有依照预定日期如期进行；二是对于档案中的磁介质等相关的资料，管理不规范，容易产生磁介质失去信息；三是档案管理手段落后，有关档案管理的自动化程度不高，难以对会计档案的安全性以及完整性进行有效地维护；四是对于一些保管期满的档案没有进行及时的销毁与清理。五是磁介质管理，比如，个别行核算系统数据未做到双备份，对于个别行备份磁介质、光介质数据也没有实施异地的存放等管理模式。对于档案管理制度的执行等情况，有关当前档案保管安全性方面，基层人民银行的会计档案管理现状，主要体现在会计档案的查询、借阅以及检查等程序方面。首先，对于会计档案的查询，会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据，以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外，均为纸介质的会计档案。基层人民银行能够实现按照会计档案管理制度中规定的相关法规，严格的建立以及执行有关会计档案的登记、审批等制度，实现有关会计档案的查询工作的严格办理，其次，对于会计档案的复制，在基层人民银行的会计管理中，为保证会计档案能够在有效的时间内得到妥善的保管，主要采取的是对邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存的管理模式。再次，有关会计档案的销毁，基层人民银行的销毁工作的主要对象是一些纸介质的档案。但是由于基层人民银行档案销毁管理工作的疏忽，对于一些诸如会计核算系统月终备份等磁介质的会计档案，没有进行及时的销毁。

二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

当前，人民银行在实施会计档案管理中，主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》，这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展，对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

(一)会计档案管理部门分散，统一管理流于形式

当前，基层人民银行在实施会计档案管理时，尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督，尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理，对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理，这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下，就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是会计档案入档不及时，存在档案遗失的风险；二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题，造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题；三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理，这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制；四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理，这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题，就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。与此同时，由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化，结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中，一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的，那么在实施磁介质的调阅中，就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新，对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅，这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用

(二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾，会计档案管理存在风险

为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密，中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》，对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度，与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突，这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时，就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证，基于上述分析，这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时，由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题，导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管，内部管理制度执行的不严格，就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

(三)会计档案制度制定不完善，有关会计档案监督不到位

在目前运作的会计档案管理模式中，全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言，会计档案属于其中一项最为基本的内容，但是部分人民银行在实际的会计工作检查中，普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等，对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题，实施检查的比较少，结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。会计档案制度制定不完善，主要表现在：一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中，涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确，但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定：“事后监督产生的文档资料，由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定，基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象，造成会计监管的分散保存、多头管理，这就造成一定程度上，有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能，由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门，工作职责的侧重点不同，管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同，涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

(一)严格会计档案统一管理，明确管理部门责任划分

针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题，就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上，对档案管理部门的职责进行明确的划分，依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先，为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题，建议逐步实施“集中监督，集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管，定期对会计档案进行复制，由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档，不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次，由于档案管理涉及到多个管理部门，因此各部门要高度重视会计档案管理工作，不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习，在掌握基本规定要求的基础上，严格按照规章制度操作，严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次，规范会计档案交接、归档操作，严格会计档案查阅手续，库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际，不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订，明确自身职责，积极地将有关会计档案管理的工作落实到人，对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

(二)完善基层人民银行的制度管理，切实加大会计档案的检查力度

为切实的强化基层人民银行的日常管理，对于人民银行的基层管理，就应积极的强化自身的制度建设。首先，针对《中国人民银行关于改进和加强事后监督工作意见》强调了事后监督职能定位，这一管理弊端，应积极的将有关事后监督资料划归到会计资料的管理范畴中，并及时的对事后监管部门在实施监管的过程中产生的主要监督资料保管期限进行及时的明确；其次，针对会计档案管理工作中的检查，应积极的从有关档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性以及入档的及时性等方面着手，对于销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面化的监督与管理，以实现会计档案保管的妥善以及存放的有序；再次，积极地对司法部门调阅会计档案审批制度进行有效的完善，不仅要强化会计档案管理人员的安全、保密教育，还应对其在实施会计档案管理中的保密与安全意识进行有效地提升，以积极的确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全；最后，为有效防止会计信息的安全管理，就应加强与司法部门之间的沟通与联系，积极的就基层人民银行会计档案信息的管理措施，进行有效的交流，从根本上确保人民银行的信息管理安全。

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山西省档案管理办法最新全文第一条 为加强档案管理，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，结合本省实际，制定本条例。

第二条 本省行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他社会组织以及公民应当遵守本条例，履行保护档案的义务。

第三条 县级以上人民政府负责对档案工作的领导，将档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，健全档案机构，配备专门人员，统筹安排发展档案事业所需经费。

第四条 县级以上人民政府的档案局是同级人民政府的档案行政管理部门，主管本行政区域内的档案事业，履行下列职责：

(一)宣传贯彻有关档案工作的法律、法规和国家有关方针政策;

(二)制定本行政区域内的档案事业发展计划，对各级各类档案馆和机关、团体、企业事业单位及其他社会组织的档案工作进行监督和指导;

(三)组织进行档案宣传、档案教育、档案科学研究、档案工作人员培训和资格认定，指导档案专业技术职务评审工作;

(四)会同有关行政部门对本行政区域内的重大科学技术研究项目、重点建设项目档案进行验收;

(五)依法查处档案违法行为;

(六)法律、法规规定的其他职责。

第五条 县级以上人民政府的计划、财政、人事等行政管理部门，应当按照各自的职责，配合档案行政管理部门做好档案工作。

第六条 乡(镇)人民政府和城市街道办事处应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属企业事业单位和村民委员会、居民委员会的档案工作进行监督和指导。

村民委员会和居民委员会应当建立档案，并指定人员负责档案的收集、整理、保管和利用工作。

第七条 机关、团体、企业事业单位和其他社会组织应当依法设置档案工作机构或者配备档案工作人员，健全档案工作制度，提供必要的工作条件。

第八条 机关、团体、企业事业单位和其他社会组织的档案机构或者档案工作人员，履行下列职责：

(一)对文书部门和业务部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导，参与技术项目、建设项目、科研项目和重要设备档案的验收工作;

(二)统一管理本单位的各种门类和各种载体档案，维护档案的完整、准确与安全，开展档案利用工作，实现档案管理标准化和现代化;

(三)按照规定向有关档案馆移交档案;

(四)对本系统的档案工作进行监督和指导。

第九条 县级以上国家综合档案馆，承担下列工作任务：

(一)接收和征集本馆保管范围内对国家和社会具有保存价值的档案;

(二)对所保存的档案采用先进技术按规定科学地整理和保管;

(三)开展档案的利用工作，为社会利用档案资源提供服务。

第十条 设置国家专门档案馆，由省档案行政管理部门提出意见，报省人民政府批准。

设置部门档案馆，经省档案行政管理部门审核同意，报省人民政府批准。

设置企业、事业单位档案馆应当提出申请，报省档案行政管理部门批准。

第十一条 各级各类档案机构的档案工作人员应当接受县级以上档案行政管理部门的专业培训，取得上岗资格证书。

第十二条 从事档案鉴定、评估、咨询等社会中介服务的机构和人员，应当经省档案行政管理部门资质或者资格认定，接受其业务监督。

第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他社会组织及其工作人员在职能活动中形成的全部文字、图表、声像材料，由本单位文书部门或者业务部门负责收集齐全，进行鉴定和系统整理，向本单位档案工作机构或者档案工作人员移交，集中管理。任何部门和个人不得据为己有或者拒

绝归档。

第十四条 各级档案行政管理部门对应当依法移交国家综合档案馆的档案进行登记，并将登记认定情况通知相关档案馆。

第十五条 机关、团体、企业事业单位和其他社会组织，应当按照下列规定向有关档案馆移交档案：

(一)列入省档案馆收集范围的档案，自形成之日起满二十年的，向省档案馆移交;

(二)列入市(地)、县(市、区)国家综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满十年的，向市(地)、县(市、区)国家综合档案馆移交;

(三)列入专门档案馆、部门档案馆和企业事业单位档案馆收集范围的档案，自形成之日起满一年的，向相关档案馆移交;

(四)记录省、市(地)、县(市、区)重大活动的录音、录像、照片等档案，各单位应当严格管理，并在活动结束后半年内按照省人民政府有关规定向同级国家综合档案馆移交;

(五)机关、团体撤销时，应当及时向县级以上档案行政管理部门指定的档案馆或者单位移交档案;

(六)临时机构撤销时，应当及时向有关档案馆或者单位移交档案。

第十六条 县级以上人民政府应当按照档案馆建筑设计规范的要求建设档案馆专用库房，并根据档案事业发展的要求，配备计算机、复印机、缩微摄影、洗印等必要的设施。

第十七条 各级各类档案馆(库)的安全措施应当符合下列要求：

(一)省档案馆建筑耐火等级应当达到一级，市(地)、县(市、区)档案馆应当达到一级或者二级;

(二)档案库房内应当安装防火、防盗报警装置，配备消防器材;

(三)档案库房内不得存放易燃、易腐、易爆物品，严禁明火装置;

(四)档案库房内应当配备温湿度调控设备和防尘、防有害生物设施。

档案馆(库)的管理人员对霉烂、虫蛀、破损、字迹褪变的档案，应当及时抢救。

第十八条 县级以上人民政府应当每年安排专项经费直接用于国家综合档案馆档案的保护。具体办法由省人民政府另行规定。

第十九条 档案的鉴定、销毁应当按照国家规定的原则、标准和程序进行。

禁止任何单位和个人擅自销毁档案。

第二十条 档案馆开放档案，应当设置公示标志，为社会利用档案提供便利条件。

中国公民或者组织，凭个人身份证件或者单位介绍信可以利用档案馆已开放的档案。

外国人或者境外组织凭接待单位介绍信，向省档案行政管理部门提出申请，经批准后，可以利用已开放的档案。

第二十一条 档案馆和其他档案机构提供利用重要、珍贵的档案，应当用缩微品或者其他形式的复制件代替原件。档案缩微品和复制件载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。

第二十二条 任何组织和个人利用档案，应当遵守查阅档案的有关规定，不得涂改、损毁、丢失、伪造。利用未开放的档案，不得擅自抄录和复制。

第二十三条 公布档案，应当遵守国家保密规定，按照下列规定办理;

(一)保存在档案馆的，由档案馆公布;

(二)保存在单位档案机构的，由所在单位公布;

(三)集体或者个人所有的档案，由档案所有者依照国家有关规定公布;

(四)寄存在档案馆的集体或者个人所有的档案，由档案馆征得档案所有者同意后公布。

第二十四条 档案馆可以通过下列形式公布档案的全文、部分原文或者档案记载的特定内容：

(一)通过报纸、刊物、图书、音像、电子出版物等形式发表;

(二)通过电台、电视台播放;

(三)通过公众计算机信息网络传播;

(四)公开陈列、展览档案或者其复制件;

(五)出版发行档案史料汇编的全文或者摘录汇编;

(六)经档案行政管理部门批准出售档案复制件;

(七)在公共场合散发、张贴档案复制件;

(八)在公共场合宣读、播放;

(九)法律、法规规定的其他形式。

第二十五条 禁止出卖、擅自转让国家所有的档案或者擅自出卖、转让国家所有的档案的复制件。

禁止擅自向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、赠送非国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案。

第二十六条 有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门责令限期改正，逾期未改正的给予通报批评;对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员，由其所在单位或者上级主管部门给予行政处分;

(一)未依法建立档案机构或者配备档案人员的;

(二)未依法对各种门类和载体档案实行集中统一管理的;

(三)不按规定归档或者向档案馆移交档案的;

(四)不按规定办理档案登记、统计的;

(五)明知所保存的档案面临危险而不采取保护措施的;

(六)不按规定开放档案或者提供利用的;

(七)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的。

第二十七条 违反本条例第十九条、第二十三条、第二十五条规定的，依照《中华人民共和国档案法》的有关规定处理。

第二十八条 违反本条例第二十二条规定的，由县级以上档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分，对单位给予通报批评;县级以上档案行政管理部门可以对个人处以五百元以上五千元以下罚款，或者对单位处以一万元以上十万元以

下罚款。

第二十九条 违反本条例规定造成档案损失的，由县级以上档案行政管理部门、有关主管部门责令赔偿损失。损失档案的价值由县级以上档案行政管理部门组织档案专家、鉴定人员评估确定。

违反本条例规定，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第三十条 档案工作人员滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守的，由其所在单位或者上级主管部门给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第三十一条 本条例具体应用中的问题，由省人民政府负责解释。

第三十二条 本条例自20xx年1月1日起施行。

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[关键词]事业单位 档案管理 优化

中图分类号：g271 文献标识码：a 文章编号：1009-914x（2017）01-0191-01

前言

事业单位档案管理是一项技术性、经济性及实践性强的工作，涉及到多个学科成果及保密性的资料。因此，事业档案管理工作人员在具备本专业的知识外，还需要具有法律法规等方面的知识以及融于经济及技术一体，当然，这种人员需要高素质的管理队伍培养。当前，针对档案管理中存在的诸多问题，提出合理的优化措施。

1、事业单位档案管理工作问题

1.1 档案管理制度不规范

有些事业单位的档案管理系统不健全，没有建立规范的管理制度，导致工作人员无法依据相关规范工作。例如，如何确定相关档案资料的范围不能确定；如何将收集到的资料归档不能确定；甚至如何分类保存都不能确定。这些都将使档案的日常管理工作陷入凌乱无序的状态。一部分事业单位尽管制定了相关的档案管理制度，但在日常工作中并没有遵照规定执行，工作人员主观性比较大。因此可以看出，工作人员对事业单位的档案管理规章制度的执行力很弱，那么规章制度的作用就很难发挥出来。再者，事业单位档案管理工作人员的任务分工不明确，相互推脱工作和责任，很多工作都被耽搁，工作效率较低。

1.2 信息技术运用较少

随着现代信息技术的普遍应用，互联网时代已经到来，人们的日常生活和互联网息息相关。那么，如何实施信息化档案管理是事业单位档案管理工作亟需解决的问题，现在很多的事业单位依然采用原先的档案管理模式，不能使档案管理工作和现代信息技术恰当融合，造成档案管理工作效率普遍较低。

1.3 缺乏专业的档案管理工作者

事i单位的档案管理工作者应该具有专业的技术知识，工作人员的技术是否扎实，和管理工作的效率是密不可分的。但是现在很多事业单位的档案管理工作人员基本不具备应具有的专业知识，有些工作者甚至不清楚档案管理工作的基本程序，一部分工作人员是从其他部门借调来的，这种比较大的人事变动，都将对档案管理工作产生不良影响。有些档案管理工作人员身兼数职，没有时间完成所有的工作，甚至有的只是做做表面工作，应付检查即可。专业的档案管理工作人员应接受严格的专业性技能培训，才能从事相关档案管理工作，并在以后的工作中不断积累工作经验，提高工作技能，不断学习掌握新的技术知识。

2、事业单位档案管理工作的优化原则

2.1 统一化与差异化兼顾

事业单位的档案管理工作在执行时，应把国家规定的一些档案管理制度作为根本依据，在进行档案管理工作过程中，切实做到不违反法律法规。但事业单位不应生搬硬套，在遵守国家规章制度的前提下，建立健全本单位的规范制度。所以，每个事业单位的规章制度并不是完全相同的。档案管理的实际工作中，要遵循国家规章制度的统一性，也应考虑到每个单位的差异性。如何把握统一性和差异性是档案管理工作者今后的工作中应注意的问题。

2.2 提高制度的执行力

事业单位具备合理完善的管理制度，这是对档案管理工作进行优化的一个前提条件，但是如果制定的管理制度没有得到有效的执行，制度就形同虚设。事业单位应提高对管理制度执行力的重视程度，对档案管理工作执行情况进行监督，在工作工程中持续改善管理制度，使它能更加规范化。

2.3 档案管理工作人员职责明确

档案管理的工作者的主要工作就是对档案进行管理，那么，工作者的工作态度将影响档案管理工作效果。工作人员的权益模糊不清和工作人员的职责划分不明确都将影响工作人员的态度，进而影响档案管理工作的效率。所以，在日常的档案管理工作中，明确划分每个工作人员的权益和职责，保障每个完成自己工作的工作人员能得到应有的权益，加强每个工作人员的工作责任感。事业单位为有效的收集各方的意见，可以建立合理的反馈机制，这样能够使他们更好的工作。

3、事业单位档案管理工作优化

3.1 创新管理理念

许多事业单位管理理念陈旧，特别是一些基层的事业单位，档案管理工作效率低的主要原因是跟不上时代的发展步伐，观念陈旧，不善于主动接触运用新科技、新理念等。想要改变这种落后的思想，必须与时俱进，对档案管理工作进行彻底改革，加强创新运用，运用现代技术进行档案管理工作，进而提高事业单位档案管理工作的效率。

3.2 加强制度管理建设

如今，大部分事业单位还在用多年前的管理制度，社会发展迅速，信息技术得到广泛运用，信息量非常庞大，目前许多文件都是以电子档的形式归档保存。那么，这些电子档文件大都存在安全问题，这种安全隐患就是新时期面临的重要问题。因此，事业单位应顺应时代潮流，加强档案的数字化管理，同时，努力完善档案管理工作的规章制度，落实贯彻管理制度，使档案管理工作能有序进行。

3.3 加强档案管理宣传工作

为了加快档案管理制度的改革，必须使事业单位对档案管理工作有一个整体的认识。第一，加强对档案管理的宣传工作，使人们意识到认识档案管理的重要性以及在人力资源开发方面发挥的至关重要的作用。第二，通过相关媒介传播档案管理的重要性，使人们能意识到，人才的竞争才是如今市场竞争的根本。

4.提高档案管理工作人员的专业技能

事业单位的档案管理工作人员要求具有专业基础知识、扎实的技能。那么，在具体的档案管理工作中，工作人员的整体素质很重要。首先，在招聘的时候，要多招收高素质的专业型人才。其次，定期对档案管理工作者进行专业培训，让他们了解行业最新动态。一方面是未来加强档案管理工作者的职业素养，对以前工作时出现的懒散、随意的工作态度加以改正，使他们具有强烈的工作责任感，不再应付工作，而是能从工作中得到快乐与成就感。另一方面，使工作人员对档案管理工作有一个系统的知识体系，不单单是局限于个人的工作之内，这样可以加强工作人员之间的相互配合，使档案管理工作能够更加融洽的进行。当然，这都需要事业单位对档案管理工作有一定的资金支持，所以，事业单位的领导层也应重视档案管理工作，并对此工作进行支持。

4、结束语

对事业单位档案管理的工作进行合理优化，就必须抛弃那些陈旧的思想理念，在现代化的管理技术下，实现现代化信息化管理，制定完善的规章制度，并遵照规章制度执行具体工作，满足社会需求，保证档案能得到合理的保存。？